La traducción al español está siempre mejorando. ¡Los comentarios son bienvenidos! Última actualización: 21/07/2024

Manual de votesUP

¿Desea utilizar votesUP con su organización? A continuación hemos elaborado una guía que explica lo más importante. Tenga en cuenta que esta versión lingüística puede no estar tan actualizada como las versiones originales en alemán e inglés del manual o incluso contener errores debidos a la traducción. Si tiene algo que decirnos, estaremos encantados de recibir sus comentarios.

Contenido

 0. Preparativos
 1. Crear un nuevo evento
 2. Vista general del panel de gestión
 3. Participantes y funciones de los usuarios
 4. Acceso de los participantes: ¿token, correo electrónico o espontáneo?
 5. Autenticación: ¿es usted realmente?
 6. Realización de votaciones abiertas y secretas
 7. El «voto por correo» digital
 8. Voto por delegación: Transferencia de los derechos de voto
 9. Junta electoral / observadores
10. Actas
11. Orden del día
12. Listas de oradores y cuestiones de orden
13. Presentación
14. Lluvia de ideas
15. Centrarse en lo esencial: el modo de acción
16. Mensajes / Chat
17. Perfil
18. Ajustes generales
19. Información legal y política de privacidad
20. Contrato de tratamiento de datos
21. Cerrar, restablecer o eliminar un evento
22. Archivo de resultados a largo plazo
23. Grandes eventos
24. ¿Qué puede salir mal? (o: preguntas más frecuentes)

 

0. Preparativos

Todo lo que necesita para empezar a utilizar votesUP es un dispositivo con conexión a Internet y un navegador medianamente actualizado. Depende de usted si prefiere Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Apple Safari, Samsung Internet, Google Chrome, Vivaldi, Brave, Opera... La única opción que debería evitar es el muy anticuado Microsoft Internet Explorer. También en cuanto a los dispositivos, puede elegir según sus preferencias: votesUP puede utilizarse en un smartphone, una tableta y un ordenador de sobremesa. Sin embargo, si tiene la intención de organizar y gestionar un evento, le recomendaríamos una pantalla lo suficientemente grande.

Los iconos y botones de votesUP pueden tener un aspecto ligeramente diferente en función de su dispositivo, ya que votesUP utiliza iconos estándar. Esto nos permite ahorrar ancho de banda, por lo que votesUP también puede utilizarse en lugares con mala conexión a Internet o en redes wifi muy transitadas.

⚠️ Dentro de una sesión de navegador sólo puede iniciar sesión una persona a la vez, es decir, el anfitrión o un participante habitual. Para realizar pruebas con diferentes roles, etc., lo más sencillo es utilizar dos navegadores diferentes en un mismo dispositivo.

 

1. Crear un nuevo evento

Para poder hacer uso de votesUP, necesita crear un « evento ». Lo más importante es establecer el ID del evento. Ese ID será el código general de acceso al evento. (Además, sus participantes también tendrán que identificarse personalmente, pero hablaremos de ello más adelante).

Screenshot: Creating an event in votesUP

Cualquier otra configuración del evento podrá modificarse más adelante, así que no se preocupe por ella en este momento. Y lo que es más importante: asegúrese de introducir una dirección de correo electrónico válida para el organizador. En unos instantes recibirá un correo electrónico con un enlace de confirmación. Mientras el evento no haya sido confirmado por usted, algunas de las funciones de votesUP estarán restringidas: probablemente la más llamativa sea el límite de cinco participantes adicionales. Además, los eventos no confirmados se eliminan automáticamente al cabo de tres días.

Junto con el evento se genera un código QR para que los participantes con teléfonos inteligentes o tabletas puedan acceder fácilmente al evento. El código QR también puede recuperarse posteriormente en cualquier momento. Puede encontrarlo tanto en los ajustes del evento como en su perfil personal.

⭐️ Consejo profesional: Dos tipos de códigos QR para elegir
votesUP ofrece dos tipos diferentes de códigos QR, dependiendo de lo que se adapte a tu caso de uso: Hay un código QR "general" para cada evento. Este sólo contiene la dirección de internet de votesUP junto con el ID del evento y puede ser impreso en invitaciones ampliamente distribuidas o proyectado en una pantalla. Se puede acceder a este código QR general en cualquier momento a través de la página de perfil o de los ajustes del evento.
Alternativamente, en el gestor de participantes puedes crear una lista completa de códigos QR personalizados para cuentas basadas en tokens (es decir, cuando los participantes se autentifican sin una dirección de correo electrónico). Estos códigos QR proporcionan a los participantes la comodidad de no tener que teclear a mano sus tokens de acceso. Por consiguiente, los códigos QR personalizados contienen la dirección de Internet, el identificador del evento y el token personal. Sólo están destinados a un participante concreto y no deben transmitirse. En la sección 4. (más abajo) encontrará una descripción de cómo puede enviar fichas personalizadas en mail merge/envíos masivos.

 

2. Vista general del panel de gestión

Inmediatamente después de la creación de un evento accederá por primera vez a su panel de gestión. Verá dos menús de navegación. La barra superior es visible para sus participantes, mientras que la segunda barra sólo está disponible para usted como organizador. Este enfoque le permite comprobar en todo momento cómo están viviendo el evento los participantes.

Captura de pantalla: Vista completa del menú de navegación para los organizadores

Para una mejor visión de conjunto en pantallas más pequeñas, votesUP reduce el tamaño de los menús omitiendo las etiquetas. En los smartphones, en particular, es posible que sólo vea los iconos.

En caso de que las funciones «Orden del día» o «Lista de oradores» hayan sido desactivadas en los ajustes del evento, dejarán de aparecer en el menú de navegación para los participantes habituales.

En el área principal de la ventana, verá las funciones para ejecutar la tarea más importante de votesUP: llevar a cabo las votaciones. Puede preparar las votaciones con antelación o llevarlas a cabo espontáneamente. Lo único importante es que necesitará participantes con derecho a voto. Tenga en cuenta que un organizador no podrá votar.

votesUP indica (a todo el mundo) qué punto del orden del día está activo en ese momento. A usted, como organizador, también le informa de si hay algún autorregistrado en la sala de espera. Esta información se actualiza cada vez que abre una nueva página o ejecuta una función. Por supuesto, también puede pasar a la gestión de participantes en cualquier momento y comprobar directamente el estado.

 

3. Participantes y funciones de los usuarios

Los participantes pueden ser admitidos en el evento de dos maneras: O bien se editan las cuentas de participación con antelación o se permite la autoinscripción de los participantes. Esta última es la opción por defecto. Los autoinscritos pasarán a una sala de espera hasta que se les conceda acceso completo.

Para que los participantes puedan "localizar" su evento, deberá proporcionarles el identificador del evento que les haya asignado al crearlo. Los participantes tendrán que introducir el ID del evento en la página de inicio de votesup.eu y después identificarse en el segundo paso. Aquí existen dos variantes: la dirección de correo electrónico personal o los tokens predefinidos. La diferencia se explicará un poco más adelante.

Incluso puede facilitar un poco el acceso a su evento, sobre todo si utiliza votesUP en paralelo con una videoconferencia o si la invitación se ha enviado por vía electrónica (correo electrónico, messenger). El ID del evento puede adjuntarse a la dirección de votesUP con un signo de interrogación delante, para que los participantes no tengan que introducir el ID del evento manualmente. El enlace directo tiene la siguiente estructura: https://votesup.eu?event-id. También podrá encontrar el enlace de acceso en cualquier momento posterior en los ajustes del evento y en su página de perfil personal. También puede utilizar el código QR para transferir cómodamente el acceso a su smartphone o tableta sin necesidad de teclearlo.

En el gestor de participantes, se enumeran todas las cuentas de usuario para este evento con sus funciones y, si procede, su peso en la votación. Aquí se pueden añadir participantes adicionales en cualquier momento, y se puede admitir la participación de autoinscritos.

A un participante se le puede asignar uno de varios roles en votesUP. Su papel como anfitrión de un evento aparecerá como "ORGANIZADOR". Los otros roles más importantes son "VOTANTE" e "INVITADO". También puede atribuir el estatus de ORGANIZADOR a usuarios adicionales, de modo que pueda organizar cómodamente un evento en equipo. Pero tenga en cuenta que las cuentas de ORGANIZADOR no pueden tener derecho a voto.

Como ya se ha mencionado, dependiendo de la configuración del evento, los participantes pueden inscribirse por sí mismos o son inscritos previamente por el equipo organizador. En el caso de los autoinscritos, en la configuración por defecto se encontrarán en una sala de espera, en la que podrán interactuar hasta cierto punto con otras personas en espera y con los anfitriones. No podrán ver a los participantes que ya hayan sido admitidos, pero podrán recibir mensajes de ellos. Una vez que los organizadores hayan asignado un papel a los autoinscritos, podrán acceder a otras funciones en votesUP.

En general, los participantes tienen acceso a la visión general de todos los participantes. Sin embargo, debido a la protección de datos y a consideraciones de seguridad, existen ciertas restricciones: Los demás votantes o invitados no verán las fichas prerregistradas ni las cuentas basadas en correo electrónico que nunca hayan estado activas. Además, nunca tendrán acceso a las direcciones de correo electrónico de otros participantes, sino sólo a sus nombres para mostrar. Este nombre de visualización se genera primero automáticamente a partir de la dirección de correo electrónico del autorregistrante. votesUP intenta reconocer cuál sería un buen nombre de visualización. Por ejemplo, nombre.apellido@example.com se convierte en "Nombre Apellido". info@example.com se convierte en "Example (Info)", etc. Los participantes pueden modificar sus nombres para mostrar en su página de perfil.

Los organizadores también pueden personalizar los nombres para mostrar de los participantes. Y también pueden ayudar si una dirección de correo electrónico contiene un error tipográfico o si los participantes desean desactivar la autenticación de dos factores.

Los roles también pueden modificarse posteriormente a través del gestor de participantes. votesUP lo permite de forma escalonada: primero hay que bloquear a una persona con derecho a voto antes de poder eliminarla por completo. Si ya había una votación con esa persona con derecho, el bloqueo es lo más lejos que se puede llegar. Cuando se cambia el rol a invitado, las personas que ya tenían derecho a voto en votaciones anteriores aparecen como "antiguo votante". Cualquier persona que ya haya tenido derecho en una votación no puede ser cambiada a un rol de organizador - esto sólo es posible si se están restableciendo todas las votaciones del evento.

 

4. Acceso para los participantes: ¿token, correo electrónico o espontáneo (sin registro)?

votesUP ofrece tres formas diferentes de registrar a los participantes en un evento. Por defecto es "correo electrónico". Esto se puede cambiar en la configuración del evento a "tokens neutrales" o una forma mixta. Esta opción cambiará la pantalla de inicio de sesión para sus asistentes. Las cuentas de correo electrónico seguirán pudiendo iniciar sesión, pero se añadirá la opción para usuarios de tokens.

Como tercera opción, votesUP ofrece la posibilidad de participación espontánea, es decir, sin autenticación. Los participantes sólo necesitan el ID del evento para registrarse como votantes elegibles en el evento. Dependiendo del caso de uso, los anfitriones pueden exigir a los participantes que introduzcan su nombre o permitirles participar de forma anónima. Sin nombre, los participantes reciben un identificador aleatorio. La participación espontánea puede ser adecuada para votaciones menos vinculantes o para la expresión de opiniones generales. Los participantes no podrán volver a acceder al evento con el mismo token.

Las cuentas Token son una buena opción si no conoce a los participantes de antemano o sus participantes no tienen acceso a una dirección de correo electrónico o éste es limitado.

Estos tokens de acceso pueden ser generados automáticamente por votesUP. La función correspondiente se encuentra en el gestor de participantes. Dependiendo de sus requisitos de seguridad, puede configurar cuántos caracteres deben tener los tokens. La longitud por defecto de los tokens es de ocho caracteres. No hay diferencia entre mayúsculas y minúsculas.

Screen shot: create list of account tokens

Las fichas sólo son anónimas mientras se distribuyan de forma anónima (por ejemplo, cuando cada participante coge una ficha impresa de una cesta).

También puede utilizar las fichas como acceso normal con nombres de visualización "reales". Dependiendo de la configuración de su evento, es posible que se solicite a los asistentes su nombre cuando accedan por primera vez. Como alternativa, los asistentes pueden cambiar su nombre para mostrar desde su página de perfil. Si el anonimato es importante, el organizador debería desactivar la opción de cambiar los nombres para mostrar en la configuración del evento. No obstante, los nombres que ya se hayan cambiado permanecerán tal cual.

En el modo mixto, tanto las cuentas de correo electrónico como las de token pueden iniciar sesión en su evento.

Una característica especial es el modo "tokens sin contraseña", que no requiere contraseñas. Tenga en cuenta, no obstante, que una vez que se haya utilizado un token, éste quedará asociado a ese modo: los tokens con contraseña no pueden posteriormente: los tokens con contraseña no pueden posteriormente "perder" su contraseña; los tokens sin contraseña, por otra parte, no pueden transferirse posteriormente al modo mixto.

Se puede mostrar una lista de códigos QR personalizados para todas las fichas preparadas. Escanear los códigos QR puede reducir significativamente la barrera a la participación, especialmente con teléfonos inteligentes y tabletas: los participantes sólo tienen que introducir su contraseña, ya que el identificador del evento y la ficha ya están contenidos en el código QR.

⚠️ A diferencia de los otros métodos de inicio de sesión, con los tokens sin contraseña sólo es posible un único inicio de sesión: quien se desconecte de votesUP no podrá volver.

⭐️ Pro tip: Office mail merge with personalised QR codes
You can also generate personalised QR-Codes for votesUP together with the mail merge feature in Microsoft Office. To do this, export the list of participants from votesUP as a CSV file. You can open this in MS Excel (caution: consider import with UTF-8 coding if umlauts or non-Western European characters occur) and the file becomes the data source for MS Word.
You can then create QR codes in MS Word. The personalised QR codes for votesUP are structured according to the following scheme: https://votesup.eu?<EVENT-ID>%2C<TOKEN>. What you need to to is to replace <EVENT-ID> with your event-ID and, during mail merge, replace the field <TOKEN> with the correct token for each participant.
How to achieve that: Edit the mail merge document in MS Word, press the ALT and F9 keys simultaneously at the desired position. In the curly brackets that now appear, write DisplayBarcode "https://votesup.eu?<EVENT-ID>%2C" QR and place the mail merge field of the tokens directly in front of the second inverted commas.

Para los participantes preinscritos que dispongan de una dirección de correo electrónico, votesUP ofrece la posibilidad de enviar automáticamente correos electrónicos de invitación personalizados. Además de un breve texto introductorio, estos correos electrónicos contienen un enlace directo para el interesado, de modo que ya no tendrá que introducir por sí mismo el ID del evento y su dirección de correo electrónico: sólo deberá introducir manualmente su contraseña.

Los correos electrónicos de invitación pueden enviarse a cada cuenta individualmente o a todos los asistentes que aún no hayan recibido una invitación. El idioma del correo electrónico seguirá la configuración personal de cada persona. Dado que las invitaciones se envían por lotes y con un retardo de tiempo, en los actos de mayor envergadura el envío de todos los correos electrónicos puede tardar hasta una hora. A modo de prueba, los organizadores de eventos también pueden enviar correos electrónicos de invitación sólo a ellos mismos.

Si el correo de invitación personalizado se perdiera en la bandeja de entrada del participante, el organizador puede activar otra invitación transcurridas un mínimo de dos horas (a través del editor de cuentas individuales en el gestor de participación). El motivo es que votesUP quiere evitar el riesgo de que se moleste a las personas sin su consentimiento.

Si votesUP encuentra problemas con una dirección de correo electrónico registrada, votesUP lo indicará en la configuración individual del participante. Entre otras cosas, votesUP evalúa los correos electrónicos rebotados de los últimos días y una lista interna de dominios obviamente erróneos. Aunque votesUP no muestre ningún problema con la dirección de correo electrónico de un participante, es posible que el sistema no sea consciente de otros problemas existentes (por ejemplo, buzones llenos).

 

5. Autenticación: ¿es usted realmente?

Como organizador de un evento, usted quiere estar seguro de que cada cuenta está siendo utilizada por la persona correcta. Sin embargo, no todos los eventos tienen el mismo nivel de requisitos de autenticación. Por ello, votesUP ofrece diferentes niveles de seguridad entre los que puede elegir, en función de las necesidades de su evento.

El mejor nivel de seguridad se puede conseguir si sólo usted, como organizador, carga las direcciones de correo electrónico de todos los participantes y, a continuación, activa la autenticación de dos factores (2FA) para todos. 2FA significa que un usuario tiene que introducir un código de seguridad adicional de un solo uso para iniciar sesión. El código se les envía por correo electrónico en el momento en que intentan conectarse. La 2FA garantiza que cada participante es la persona que dice ser en el momento en que se conecta, es decir, cuando establece su contraseña de acceso por primera vez.

Screen shot: Login page with active two-factor-authentication
Two-factor-authentication in votesUP

Un nivel de seguridad inferior es la opción general "Enviar un enlace de verificación por correo electrónico al registrarse por primera vez". Puede activar este envío automático en los ajustes del evento. Sin embargo, a diferencia de la autenticación de dos factores, estos enlaces de verificación no son una barrera real, sino más bien una forma de que usted, como organizador, pueda ver el estado de cada asistente: El gestor de participantes muestra un icono de persona oscurecido (👤) en caso de que se haya confirmado una dirección de correo electrónico. Un icono más claro significa que la dirección de correo electrónico aún no ha sido verificada mediante un enlace de confirmación. Los participantes también pueden solicitar ellos mismos este enlace de verificación en su página de perfil.

En el caso de las cuentas con fichas, los iconos de persona más oscuros indican que la ficha ha sido activada, mientras que un icono más claro indica que la ficha aún no ha sido utilizada. "Activada" significa que alguien se ha conectado a la cuenta al menos una vez y se ha establecido una contraseña.

El modo de participación espontánea no es recomendable para una votación legalmente segura.

 

6. Realización de votaciones abiertas y secretas

Nota: votesUP no hace una distinción conceptual entre "votaciones" y "elecciones".

Las votaciones pueden prepararse con antelación o crearse espontáneamente según sea necesario. Las votaciones preparadas pueden modificarse posteriormente, por ejemplo, si se añade un candidato hasta entonces desconocido. En cuanto una votación está en curso, ya no es posible, por supuesto, modificarla.

votesUP está diseñado para entornos de conferencia típicos, en los que a menudo deben producirse votaciones espontáneas. Por lo tanto, es posible realizar votaciones simples de sí-no-abstención sin ninguna preparación. La pregunta por defecto es "¿Está de acuerdo?" con las tres opciones que se ofrecen. Con "Iniciar votación al instante", un miembro del equipo organizador puede iniciar el proceso de votación sin demora. Se pueden abrir varias votaciones al mismo tiempo.

Screen shot: create a new ballot

Pregunta de votación
La pregunta de votación puede contener hasta 15.000 caracteres, lo que corresponde a 8-10 páginas A4. Por tanto, la "pregunta" también puede utilizarse para votar propuestas de texto completas. votesUP cambia automáticamente el diseño de los textos con más de 500 caracteres para garantizar una buena legibilidad incluso en las secciones más largas.

Dispone de varias opciones de formato para resaltar partes del texto. Para ello, debe encerrar las respectivas palabras o partes del texto con pequeños códigos, por ejemplo [i]…[/i] para italics, [u]…[/u] para underlined y [b]…[/b] para bold text. Otras opciones son [s]strikethrough[/s], [sup]superscript[/sup] y [sub]subscript[/sub]. También es posible realizar saltos de línea en el texto. Para comprobar el aspecto (una vez confeccionada la papeleta) haga clic en «Vista previa».

Es posible añadir una foto/imagen a la papeleta. Esto puede utilizarse, por ejemplo, para presentar a los candidatos o para votar nuevos logotipos. Puede acceder a esta función en "Más opciones". Los eventos gratuitos pueden crear un máximo de una papeleta de este tipo; no hay restricciones para los eventos de pago o afiliados.

Opciones de respuesta
votesUP ofrece diferentes variantes de votaciones que pueden seleccionarse en "Opciones de respuesta" al crear una votación.

  • A favor / En contra / Abstención
  • A favor / En contra
  • Lista: Si hay varias candidaturas entre las que elegir, o si necesita opciones de respuesta distintas de «A favor/en contra/en abstención», puede crear una lista de opciones de voto. Por defecto, se presenta una simple casilla de verificación por entrada/candidato, pero también puede habilitar un sí/no/abstención por candidato/opción, así como la opción de aceptar/rechazar listas enteras, o una abstención general. Al crear la papeleta, es importante que piense en el número mínimo y máximo de opciones de lista que deben seleccionarse, para que los resultados de la votación sean válidos.
  • Votación rápida: El proceso de estas votaciones difiere ligeramente del de las demás, ya que son más visuales y no requieren un clic de confirmación por parte de los participantes. Además, existe la posibilidad de ampliar el grupo de votantes para incluir a los invitados y a los organizadores, de modo que todos los participantes puedan expresar su opinión por igual. Puede elegir entre tres estilos de votaciones rápidas: 👍 / 👎 (good - bad), 🙂 / 🙁 / 🤔 (happy - not happy - thinking) und 🙂 / 😴 / ☕️ (happy - exhausted - need break)

Se pueden realizar votaciones abiertas y secretas. votesUP garantiza el secreto del voto procesando las votaciones secretas de forma diferente a las abiertas: En el modo secreto, los votantes sólo se marcan en la lista de votantes y las papeletas se procesan por separado, de modo que ni siquiera a nivel técnico existe la posibilidad de asignar los votos emitidos a votantes individuales.

¿Quién puede votar?

votesUP está preconfigurado para una votación legalmente segura. Esto significa que, en la configuración predeterminada, todos los votantes elegibles deben estar ya determinados cuando comienza una votación. En el modo en directo/conferencia, las reglas predefinidas son las más estrictas: Sólo aquellos que sean elegibles para votar y estuvieran en línea en votesUP en el momento del inicio de una votación específica, serán elegibles para emitir su voto. Este estricto conjunto de reglas garantiza que la junta electoral pueda verificar siempre el quórum.

En el modo por defecto no es posible que las personas se conecten más tarde o que un organizador asigne derechos de voto para una votación en curso. En tales casos, es necesario repetir la votación.

Si se pretende que una votación se prolongue, por ejemplo, durante toda una semana, votesUP ofrece una forma de voto digital en ausencia, que se explicará en la siguiente sección. En tales ocasiones, los votantes con derecho a voto deben estar registrados de antemano, pero pueden conectarse en línea durante todo el periodo de votación.

Si el número de votantes elegibles aún no está determinado al inicio de una votación, en lugar del modo legalmente seguro votesUP ofrece una opción que permite admitir votantes adicionales mientras la votación ya está en marcha. Esto proporciona flexibilidad para admitir posteriormente a votantes elegibles o asignarles un peso de voto adicional. Este modo también es muy adecuado para votaciones completamente abiertas, en las que el grupo de participantes no está fijado al principio.

La alternativa al modo jurídicamente seguro no significa automáticamente que una votación no sea válida. Dado que los estatutos de las organizaciones así como el marco legal difieren en los distintos países, votesUP utiliza por defecto las definiciones más estrictas.

Dividir los votos
En la configuración por defecto, los participantes con mayor peso en la votación no pueden dividir sus votos. Cuando emiten su voto, éste se cuenta tantas veces como indique su peso de voto. Sin embargo, el equipo organizador tiene la opción de permitir la división de votos. Esta opción se encuentra en los ajustes del evento y se aplica a todas las votaciones venideras.

Preparación de las votaciones

En el caso de actos de mayor envergadura, probablemente merezca la pena crear determinadas votaciones con antelación, sobre todo en el caso de votaciones más complejas o cuando se trate de listas de candidatos. Las votaciones creadas pueden comprobarse en cualquier momento con la opción "vista previa". También es posible realizar modificaciones o añadidos a las votaciones preparadas.

Screen shot: extended options when creating a ballot

Si está preparando un gran número de votaciones, puede resultar difícil seguirlas en una pantalla más pequeña. Por ello, las votaciones pueden asignarse a puntos concretos del orden del día. A continuación, aparecerán en la lista de preparación ordenadas por punto del orden del día.

En función de lo que los participantes estén haciendo en ese momento en el sistema, verán las votaciones automáticamente o tendrán que hacer clic en el botón de inicio/urnas de votación de la barra de menús. TEl botón empezará a parpadear en 30 segundos para indicar que hay una votación en curso. Para evitar que los participantes hagan clic accidentalmente por las prisas, primero deben seleccionar su preferencia de voto y después hacer clic en "Enviar voto" en la papeleta.

⚠️ Keyboard operation can also be used for participation, as access keys are associated with the respective options: j für Ja, n für nein, e für Enthaltung, a für Absenden. When choosing in lists of candidates, the individual entries can be reached with the numbers 1–9.

La presentación de una papeleta inválida se impide mediante votesUP. Sin embargo, los participantes también pueden optar por no emitir un voto en una votación específica. El anfitrión del evento determina cuándo cerrar un proceso de votación o elección. Sin embargo, votesUP también cierra automáticamente las votaciones cuando se han recibido todos los votos.

En la configuración por defecto, todos los participantes aprobados, incluidos los invitados, tienen acceso inmediato a los resultados de la votación una vez finalizada ésta. Esto incluye la lista de votantes autorizados y, en el caso de las votaciones abiertas, también los votos individuales concretos. El nivel de transparencia puede reducirse en cualquier momento del evento, hasta el punto de que sólo el equipo organizador pueda ver los resultados. Además, existe la opción de impedir la visibilidad automática de los resultados de las votaciones individuales. Puede seleccionar "los organizadores pueden revisar los resultados primero" o el siguiente nivel, "los resultados deben desbloquearse". Los resultados permanecerán entonces secretos (incluso para el equipo organizador) hasta que se desbloqueen explícitamente. Este nivel es especialmente adecuado cuando se van a celebrar varias elecciones consecutivas en grupo, sin permitir que el resultado de una elección afecte a las votaciones siguientes.

votesUP impide los intentos de emitir un voto varias veces: un participante puede estar conectado en varios dispositivos, pero sólo puede votar una vez. Los intentos de participar varias veces en una votación serán rechazados por el sistema.

Bildschirmfoto: Mehrfach Abstimmen wird verhindert

When an event is confirmed (= mail address of main organiser), all voting results can be sent via email to that email address. The email contains all aggregated results, but no information about individual votes.

 

7. Voto por correo digital

Si desea realizar la votación a lo largo de varios días, puede cambiar el modo del evento a "votación digital por correo". Ya no es necesario que los votantes estén en línea al inicio de la votación. Sin embargo, siguen necesitando que se les asignen derechos de voto antes de que comience la votación (si está utilizando el modo por defecto para votos vinculantes).

Screenshot: Activate absentee voting

Este modo puede establecerse directamente al crear el evento o posteriormente en los ajustes del evento. En la lista de participantes este modo es visible para todos: La visualización cambia de "🗳 Votantes con derecho a voto presentes" a "🗳 Votantes con derecho a voto en total".

Para comparar: En la configuración por defecto, votesUP supondría un evento en directo, es decir, que todos los participantes están en línea al mismo tiempo. Sólo los votantes con derecho a voto que estén conectados en ese momento cuando se abra una votación podrán emitir su voto. Un inicio de sesión durante la votación en curso no da derecho al participante a votar. La razón de la configuración en directo por defecto es que el número de votantes elegibles no cambia durante una votación en curso, lo que podría llevar a confusión.

Consejo profesional: Dentro de un evento, es posible ejecutar votaciones con diferentes derechos de voto en paralelo (en modo ausente). Al abrir una votación, votesUP guarda la lista actual de votantes elegibles para esa votación. Ésta permanece inalterada. Por lo tanto, se pueden asignar nuevos derechos de voto a través de la gestión de participantes si es necesario abrir otra votación - este cambio no afecta a la votación en curso.

Las votaciones pueden atribuirse con una fecha de caducidad individual. Es posible introducir una fecha y hora concretas, así como una hora de caducidad relativa. Esto último significa un número de minutos desde la apertura de la votación hasta su cierre automático.

Captura de pantalla: Establecer una fecha límite para la votación

La zona horaria de votesUP es Berlín/Europa Central. Las fechas límite siguen esa zona horaria. Los votantes ven la fecha límite en su papeleta. No es posible votar fuera de plazo. Sin embargo, es posible que los organizadores amplíen el plazo de votación incluso cuando la votación ya esté en curso.

La votación se cerrará automáticamente en cuanto todos los votantes con derecho a voto hayan emitido su voto o cuando finalice el periodo de votación, lo que ocurra primero. Si nadie del equipo organizador está conectado en ese momento, votesUP informará al organizador principal por correo electrónico.

 

8. Delegación de voto: Delegación o transferencia de derechos de voto

Como organizador, puede permitir que los votantes con derecho a voto deleguen o transfieran sus derechos de voto a otros participantes. Esta función está inactiva cuando se crea el evento y debe activarse explícitamente a través de los ajustes del evento.

Los votantes con derecho a voto pueden entonces elegir transferir sus derechos de voto a otra persona (invitados, votantes o antiguos votantes con derecho a voto) a través de su página de perfil. La persona invitada debe aceptar activamente dicha invitación para que la transferencia sea válida. La aceptación no puede tener lugar durante una votación en curso.

Los votantes con un peso de voto superior a 1 pueden decidir cuántos votos quieren delegar. También pueden dividir la delegación de derechos de voto entre varias personas en función de su peso en votos.

La persona que se hizo cargo de los derechos de voto puede devolver los derechos de voto en cualquier momento si la persona originalmente con derecho a voto se encuentra en línea en ese momento y no se está llevando a cabo ninguna votación.

La persona que originalmente tenía derecho a voto puede reclamar sus derechos de voto en cualquier momento. Si la persona que había asumido los derechos de voto por delegación ya ha subdelegado los derechos de voto, deberá recuperarlos primero.

Cada vez que se transfieren derechos de voto, la cuenta del organizador principal recibe una notificación. La transferencia también se registra automáticamente en las actas.

Aparte de esta función, el equipo organizador puede ajustar los derechos de voto de todos los participantes en cualquier momento.

 

9. Junta electoral / observadores

Para observar o llevar a cabo votaciones o elecciones, muchas organizaciones nombran a uno o varios supervisores electorales. A menudo no son las mismas personas que organizan el evento votesUP. Por lo tanto, los participantes invitados o con derecho a voto pueden recibir esta función adicional de «Junta electoral/observador» a través del gestor de participantes.

En concreto, la asignación de dicho papel significa que el observador tiene la posibilidad de comprobar el quórum y la distribución por sexos en el evento y que ya puede ver los resultados una vez finalizada la votación, aunque aún estén configurados como invisibles para otros participantes. Además, los observadores electorales también pueden comprobar la lista de votantes elegibles para una votación específica, antes de que la lista se haga pública.

Esta función adicional está diseñada para ser «pasiva», ya que sólo los organizadores del evento pueden iniciar y finalizar las votaciones o dar a conocer los resultados. Sin embargo, si los miembros del comité electoral activan la función «Comprobar quórum», el resultado de este recuento se registrará automáticamente en el acta (con marca de tiempo).

 

10. Actas

votesUP guarda automáticamente las actas del evento, en función de las actividades. No todas las actividades se registran - por ejemplo, la carga preparatoria de las listas de participantes o la creación de fichas no son relevantes para el acta. Sin embargo, sí se documentan los cambios de rol (asignación o revocación de derechos de voto) de los participantes existentes.

Las entradas innecesarias en las actas, como las que puedan haber surgido de las pruebas de funcionamiento, pueden hacerse invisibles. Por lo general, las actas sólo pueden ser consultadas por los miembros del equipo organizador, ya que también pueden contener datos personales en caso de cierre de sesión de los usuarios.

Si desea registrar qué participantes están presentes en un momento determinado del evento, puede activar una lista automática de documentación utilizando el botón correspondiente.

 

11. Agenda

El programa o agenda de un evento puede visualizarse en votesUP. Cuando un punto del orden del día haya sido activado por el organizador, será visible para todos los asistentes como un banner de color azul brillante entre el menú de navegación y el contenido de la página.

Los puntos del orden del día pueden estar numerados o tener un orden alfabético. votesUP seguirá esta secuencia, de modo que, por ejemplo, un punto 4.2 insertado posteriormente se clasificaría automáticamente entre 4.1 y 5. Si los puntos del orden del día van más allá del 1.-9., deberá introducir los de un solo dígito con un espacio precedente - esto asegura una correcta ordenación.

Además o en lugar de la numeración, también es posible especificar las horas. El organizador determina si los puntos del orden del día se ordenan por hora o por número.

Cada punto del orden del día puede completarse con un detalle explicativo que aparecerá en la página de resumen del orden del día y en un tipo de letra ligeramente más pequeño. Estas secciones de detalles pueden utilizarse para explicar información de procedimiento o enlazar documentos.

Dispone de opciones de formato para resaltar secciones de texto. Para ello, debe encerrar las respectivas palabras o partes del texto con pequeños códigos, por ejemplo [i]...[/i] para cursiva, [u]...[/u] para subrayado y [b]...[/b] para texto en negrita. Otras opciones son [s]tachado[/s], [sup]supraíndice[/sup] y [sub]subíndice[/sub]. Utilizando [table], [tr], [th], [td] puede diseñar tablas como en HTML. [hr] crea una línea horizontal.

Para facilitar las cosas, votesUP puede configurar una plantilla para un tipo general de reunión con sólo pulsar un botón. Los puntos de votación típicos, como la aprobación del orden del día, la aprobación del acta, etc., se incluirán automáticamente. Por supuesto, todos los puntos pueden modificarse en cualquier momento. La configuración automática sólo está disponible si aún no se ha definido ningún punto del orden del día.

Cada punto del orden del día puede ir acompañado de uno o varios documentos descargables. Los tipos de archivo permitidos son principalmente documentos de Office (OpenDocument estándar y Microsoft Office), PDF y CSV.

Los eventos gratuitos pueden añadir un total de hasta tres documentos a la agenda, con un tamaño máximo de archivo de 300 KB por documento. Los eventos de pago o asociados pueden subir hasta 50 documentos con un tamaño máximo de 5 MB cada uno. Sin embargo, le recomendamos que el tamaño de los archivos sea pequeño para garantizar la estabilidad de su conferencia en Internet.

Durante el evento, cada punto del orden del día puede activarse con o sin lista de oradores, a menos que haya desactivado las listas de oradores en los ajustes del evento.

Cada punto de la agenda puede editarse, modificarse o eliminarse también posteriormente durante el evento.

⭐️ Consejo profesional: se pueden crear entradas para la agenda sin publicarlas.
Esto implica que no aparecerán en la página "Agenda" para los participantes. Aun así, las entradas no publicadas pueden activarse para que aparezcan en la vista de presentación y como banner en el área de cabecera de cada participante. Esto resulta útil, por ejemplo, para mostrar información de procedimiento (como "Pausa hasta las 15:30").
También es posible crear listas de oradores basadas en puntos del orden del día no publicados. Éstas pueden utilizarse, por ejemplo, para discusiones internas en las que se excluye temporalmente a determinados grupos de participantes.

 

12. Listas de oradores y puntos del orden del día

Para utilizar la función de lista de oradores, un punto del orden del día y debe estar activado. Están disponibles funciones fáciles de usar como la petición de palabra y el planteamiento de cuestiones de orden. Las mociones de orden sólo pueden presentarse mientras el participante en cuestión no figure en la lista de oradores.

votesUP muestra a los organizadores qué participantes piden la palabra por primera vez en un punto del orden del día. De este modo, puede establecerse una priorización de los oradores que intervienen por primera vez.

En su configuración por defecto, las listas de oradores no tienen en cuenta el sexo de los participantes. Los organizadores pueden cambiar esa configuración, de modo que votesUP utilice listas que tengan en cuenta el género. Dependiendo de la variante elegida, existen opciones para femenino, masculino, no binario y sin información.

Para que la asignación de listas habladas funcione, tanto el equipo organizador como los participantes pueden especificar un género en su perfil. Como asignar individualmente a cada participante lleva relativamente mucho tiempo, votesUP apoya al equipo organizador: en la sección de gestión de participantes, se puede activar en cualquier momento un reconocimiento automático del género, que intenta asignar un género basándose en el nombre de cada participante no asignado. Si no es posible una asignación clara, la cuenta correspondiente se dejará como "indefinida".

votesUP muestra el tiempo de intervención actual de cada orador. Al final de su intervención, el tiempo de uso de la palabra se añade al tiempo de uso de la palabra general para el punto del orden del día. Con las listas de oradores desglosadas por género, se hace evidente qué género tuvo cuánto tiempo de uso de la palabra durante el evento. Si usted, como organizador, asigna un género a los participantes, incluso sin una lista de oradores por género, se puede generar al final una visualización del tiempo de uso de la palabra por género.

⚠️ If a participant decides to change their attributed gender in the profile, prior speaking times will still not be recalculated.

As an organising team, you can keep a speakers list even if the feature is deactivated for participants. However, the presentation view will still show the list of speakers. You can also close an active speakers list so that the remaining list can be processed, but no one else may take the floor. Via the agenda manager, you can also deactivate the speakers list for the current agenda item completely.

A speaker list is tied to an individual item on the agenda. When switching between agenda items, a new speaker list is used. However, former speaker list will still be available if the previous agenda items are revisited.

If points of order have been raised, a vote can be held by clicking on them. These are automatically created as an open vote.

 

13. Presentación

La interfaz de usuario de votesUP es práctica para los participantes y organizadores, pero muestra demasiada información para su presentación en una pantalla o pantalla compartida. En estos casos, es necesario reducirla a la información esencial. Por ello, votesUP ofrece una vista de presentación continua. El organizador puede acceder a esta vista como una ventana independiente o una pestaña del navegador y proyectarla o transmitirla en un lugar adecuado.

Cambie la ventana al modo de pantalla completa pulsando la tecla [F11] en la mayoría de los navegadores para Windows o Linux, para macOS utilice [Ctrl] + [Cmd] y [F]. Para salir del modo de pantalla completa, simplemente haga doble clic de nuevo o pulse [ENTER] o la tecla [ESC].

La pantalla de presentación se actualiza automáticamente y alterna entre las siguientes vistas: votación en curso, resultados de la votación, candidaturas, listas de oradores activos, punto del orden del día activo o título general del evento.

Alternativamente, también puede activar manualmente los elementos que desea que se muestren.

 

14. Sesiones de lluvia de ideas

Para recoger ideas o comentarios de los participantes, existe la posibilidad de realizar "rondas de lluvia de ideas". Todos los participantes (electores, invitados y el equipo organizador) podrán contribuir. Las contribuciones se presentarán de forma anónima. Las recopilaciones se presentarán en directo como una nube de palabras, como un tablón de tarjetas o, alternativamente, como una lista.

Bildschirmfoto: Brainstorming mit Wortwolke

Bildschirmfoto: Brainstorming mit Kartenabfrage

Bildschirmfoto: Sammlung als Tabelle mit Häufigkeiten

De forma similar a las votaciones, las rondas de lluvia de ideas pueden prepararse con un título/tema cada una e iniciarse o detenerse según sea necesario. Sólo puede estar abierta una sesión de lluvia de ideas a la vez. Durante las votaciones, se puede seguir accediendo a las sesiones de lluvia de ideas y utilizarlas.

Los contenidos de las rondas de lluvia de ideas completadas pueden volver a visualizarse en la página de resultados. Las sesiones de lluvia de ideas pueden reiniciarse o borrarse individualmente en cualquier momento.

 

15. Céntrese en las características principales: El modo de acción

Para ocultar a los participantes las funciones innecesarias, algunos módulos como las listas de oradores pueden desactivarse en los ajustes del evento. Un paso más allá es el «Modo Acción»: los participantes sólo tendrán acceso a los temas actuales y no se distraerán con más opciones. La barra de menús desaparece; sólo queda disponible el botón de cierre de sesión.

Por lo tanto, el Modo Acción es especialmente adecuado para el voto por correo (similar al voto por correo, pero digital) o cuando sólo se van a realizar unas pocas votaciones o rondas de intercambio de ideas.

Para el equipo organizador, todas las funciones permanecen visibles y sin cambios.

El Modo Acción puede combinarse con diferentes métodos de inscripción. Los eventos en Modo Acción pueden configurarse con un acceso muy seguro o completamente sin restricciones, como la participación sin contraseña y espontánea. Seleccionando un modo distinto al legalmente seguro para una o varias votaciones, de forma que se puedan añadir nuevos votantes elegibles a una votación en curso, se puede implementar una votación pública.

 

16. Mensajes / Chat

El propósito del chat es principalmente para intercambios de mensajes cortos y para mensajes centrales del equipo organizador. Actualmente, los participantes sólo pueden enviar mensajes a una persona a la vez, mientras que el equipo orga también puede escribir a todos los participantes a la vez. Además, en el chat aparecen mensajes cuando el papel o el estatus de una persona ha cambiado (por ejemplo, reconocimiento/revocación de los derechos de voto).

En el menú de navegación, el número de mensajes nuevos aparece junto al icono del chat. El indicador se actualiza cada minuto.

Si no desea que otros participantes se pongan en contacto con usted durante el evento, puede restringir los mensajes a determinados grupos, como el equipo organizador. Esa configuración se encuentra en la página del perfil personal. Si los participantes no autorizados intentan entonces enviar un mensaje, recibirán un aviso de que la recepción de mensajes está restringida para este destinatario.

 

17. Perfil

En la página de su perfil personal puede comprobar o modificar diversos ajustes: por ejemplo, puede recuperar información sobre su función de participación, su peso en la votación, la dirección de correo electrónico registrada o su token de acceso. También puede cambiar allí su contraseña.

Captura de pantalla: El perfil personal de los usuarios confirmados

Si desea cambiar su idioma de usuario, actualmente puede elegir entre 29 idiomas. votesUP está disponible principalmente en idiomas europeos. Tenga en cuenta que votesUP no traduce el contenido del evento, como las preguntas de votación o los puntos del orden del día, sino sólo la interfaz de usuario.

El nombre de visualización personal puede ajustarse si el reconocimiento automático por parte de votesUP no ha sido suficiente. También se pueden corregir los errores tipográficos en la dirección de correo electrónico y activar un correo electrónico de confirmación (si es necesario). Si una dirección de correo electrónico ya había sido confirmada, ya no podrá modificarse para esta cuenta. Los organizadores pueden decidir si los nombres para mostrar de los participantes se fijan y no se pueden cambiar en algún momento.

Dependiendo de la configuración del evento, los participantes pueden especificar su sexo/género. Esta información se evaula cada vez que se comprueba el quórum, y es visible en las listas de oradores.

Además del sexo, los participantes también pueden especificar cómo les gustaría que se dirigieran a ellos. Algunos ejemplos comunes de pronombres preferidos son "él/ella", "ella/él", "ellos/ellas" o el sueco de género neutro "gallina". Proporcionar su pronombre es opcional. Aparecerá en las listas de participantes y oradores.

Para asegurar aún más una cuenta basada en una dirección de correo electrónico, puede activar la autenticación de dos factores (2FA) aquí. Entonces votesUP le enviará un correo electrónico con un nuevo código de acceso de 6 dígitos (TAN) cada vez que intente iniciar sesión. Esos códigos de acceso caducan automáticamente tras su uso o pasados treinta minutos.

 

18. General settings

Screen shot: General settings of the event

El idioma predeterminado para un evento puede establecerse en los ajustes del evento. Los nuevos asistentes verán la interfaz en este idioma. Una preferencia personal puede anular la configuración predeterminada.

 

19. Información legal y política de privacidad

Cada evento puede tener su propia información legal y política de privacidad. Estas políticas serán visibles para los usuarios que hayan iniciado sesión en las páginas de Información legal y Privacidad de votesUP.

Los miembros del equipo organizador pueden editar las políticas directamente en las páginas respectivas. Si se insertan enlaces, éstos serán detectados y convertidos automáticamente en hipervínculos sobre los que se puede hacer clic. Si desea enfatizar partes del texto, puede ponerlas en cursiva, subrayadas o en negrita.

 

20. Acuerdo de procesamiento de datos

votesUP ofrece generar un “Acuerdo de Procesamiento de Datos” (DPA) de conformidad con el artículo 28 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) [Texto legal en EUR-LEX]. Esto le permite aclarar, por ejemplo a sus participantes, sobre qué base se almacenan y procesan sus datos. Este acuerdo es válido para un evento concreto y seguirá siendo válido hasta que sea eliminado de los sistemas de votesUP. Para preparar el acuerdo, votesUP le pedirá su información de contacto detallada y las funciones de votesUP que desea utilizar.

Screenshot: Preparación del Acuerdo de Procesamiento de Datos

 

21. Cerrar, reiniciar o borrar un evento

Al final de un evento, puede resultar útil impedir que los asistentes cambien posteriormente sus nombres para mostrar. El evento también puede "cerrarse" para que no sea posible el acceso salvo para los usuarios de la organización. Este cierre también puede anularse en cualquier momento, lo que significa que el evento puede volver a abrirse.

Captura de pantalla: Impedir el acceso a su evento

Tras 90 días de inactividad, el evento se borrará automáticamente de votesUP. Una eliminación anterior puede ser iniciada por las cuentas del organizador en cualquier momento. También es posible un restablecimiento parcial, por ejemplo, tras la celebración de pruebas.

    Las siguientes opciones están disponibles para restablecer o borrar el evento:
  • Restablecer invitaciones por correo electrónico: A veces es necesario recordar a los participantes cómo unirse al acto. Restablezca el estado de las invitaciones para permitir otra ronda de correos electrónicos personalizados.
  • Borrar sólo los resultados: Después de las pruebas, puede borrar los resultados de las votaciones para que las papeletas vuelvan a estar disponibles como plantillas nuevas.
  • Borrar todas las votaciones: No sólo se borrarán los resultados de las votaciones, sino que las papeletas dejarán de estar disponibles como plantillas. Del mismo modo, se eliminarán todas las votaciones.
  • Borrar votaciones, actas y participantes: Aparte de la cuenta del organizador principal, se borrarán todos los participantes, las actas y las listas de ponentes.
  • Borrar todo el evento: Borre todo. Se cerrará la sesión inmediatamente, pero seguirá recibiendo un correo electrónico de confirmación de la eliminación correcta (si se ha confirmado la dirección de correo electrónico del organizador principal).

⚠️ Por razones de confidencialidad, las fichas que ya hayan sido utilizadas no se restablecerán cuando borre las votaciones. Sin embargo, las fichas utilizadas pueden borrarse si es necesario después de un restablecimiento de las votaciones y, a continuación, pueden crearse nuevas fichas como sustitutas.

Screen shot: reset or delete the event

 

22. Archivo de resultados a largo plazo

Los eventos inactivos se borran después de 90 días. Para archivar las votaciones y otros resultados a largo plazo, deberá exportar todos los datos del sistema. votesUP ofrece las tres variantes siguientes, que también pueden utilizarse independientemente entre sí:

  • Registro automático del evento
    votesUP mantiene automáticamente un registro del evento. Este registro puede exportarse mediante copiar y pegar y transferirse a un procesador de textos o, alternativamente, imprimirse directamente desde votesUP. En su diálogo «Imprimir», la mayoría de los sistemas operativos ofrecen también la opción de crear un PDF en su lugar.
  • Resumen de los resultados de las votaciones por correo electrónico
    votesUP puede enviar todos los resultados de las votaciones ordenados cronológicamente en un correo electrónico a los organizadores. Esta función se encuentra en la página «Resultados». Sólo los miembros del equipo organizador pueden ver ese botón, pero no está disponible para los participantes habituales.
    Los correos electrónicos de votesUP están siempre encriptados para el transporte, es decir, sólo votesUP y el servidor receptor pueden acceder al correo electrónico.
  • Archivo de la urna digital
    Para las votaciones secretas, votesUP ofrece el equivalente digital de una urna: todas las papeletas emitidas pueden verse y, en caso necesario, imprimirse como un documento largo o guardarse como PDF. El orden de las papeletas en la pantalla está desvinculado del orden real en que se emitieron los votos. Esto garantiza aún más el secreto de las elecciones.

 

23. Grandes eventos

Con hasta 40 participantes (eventos asociados: 80) es posible organizar un evento de forma espontánea y gratuita: después de crear su evento, sólo tiene que confirmar la dirección de correo electrónico del organizador y ¡listo! Haremos todo lo posible para que este tipo de eventos más pequeños sigan siendo gratuitos también en el futuro.

Pero también los eventos con 1.000 o más participantes no suponen ningún problema con votesUP. Para las votaciones digitales por correo, votesUP está actualmente abierto a un máximo de 30.000 participantes. Aun así, necesitará algo de tiempo de preparación para el evento.

Si espera más de 40 participantes simultáneos en su evento, o necesita más plazas de las que ofrece el límite por defecto, tendrá que solicitar un aumento en el sistema de votesUP. Para ir sobre seguro, no debería enviar las solicitudes de aumento en el último momento, sino idealmente cuatro o más días antes del inicio previsto del evento. Los aumentos de límite pueden solicitarse hasta con seis meses de antelación.

Primero debe crear un evento y confirmar la dirección de correo electrónico del organizador principal. Una vez confirmada la dirección, encontrará una opción para solicitar aumentos de límite en su evento: Podrá acceder al sencillo formulario a través del gestor de participantes y también a través de los ajustes del evento.

votesUP le preguntará por las plazas necesarias para los participantes y las fechas previstas de inicio y finalización del evento. Estos datos son necesarios para que votesUP pueda programar las cargas de servidor previstas.

Para eventos dentro de acuerdos de socios, el límite administrativo ya puede incluir más de 40 participantes. El anuncio de la fecha también es necesario sólo para eventos en directo con más de 80 participantes (para que se puedan asignar los recursos necesarios). Entre otras cosas, esto permite comprobar cuántos actos paralelos se han anunciado. Sin embargo, el aumento del límite estándar para los perfiles de los socios ya tiene ventajas incluso sin anuncio de fecha: Los eventos de mayor envergadura pueden prepararse con mayor flexibilidad y las "votaciones digitales en ausencia" pueden llevarse a cabo sin más trámites.

Cuotas: Cada evento es diferente. A veces se necesitan unas cuantas votaciones de prueba, a veces los participantes ya tienen mucha experiencia. A veces sólo hay que realizar unas pocas votaciones/elecciones durante muy poco tiempo, otras veces se necesitan votesUP en una conferencia de forma continuada y durante varios días. Para nosotros es importante que los organizadores nunca tengan que renunciar a celebrar rondas de votaciones adicionales sólo por consideraciones económicas. El proceso democrático debe ser el centro de su evento, ¡no la cuestión del dinero! Debido a la amplia gama de necesidades de uso, no tenemos precios fijos. En su lugar, le pedimos que presente una oferta en el marco de nuestra guía de orientación y sobre la base de su autoevaluación. La guía de orientación sugiere 50ct - 1 € por asiento de participante/día para los eventos en directo (sólo 40ct para los eventos en directo de menos de tres horas de duración). Al utilizar votesUP para el "voto digital por correo", el marco naturalmente no se aplica por día, sino para toda la duración. En este caso se aplica una tarifa plana máxima de 25ct por puesto de participante. Encontrará más información al respecto en nuestra lista de precios.

También encontrará un campo de entrada para la dirección de facturación y otro para cualquier otro comentario. No obstante, le recomendamos que no mezcle otras cuestiones con la solicitud de aumento, sino que nos envíe un correo electrónico aparte para esas cuestiones. Recibirá una notificación una vez que se haya activado su aumento de límite - o un correo electrónico con preguntas/información en caso de que hayamos encontrado alguna cuestión que aclarar. Si no hay otras cuestiones, la activación del límite puede producirse a veces en sólo unos minutos. La factura se enviará una vez finalizado el periodo de su evento anunciado, a menos que se acuerde lo contrario.

Todos los participantes pueden ser ya totalmente gestionados desde el momento de la activación del aumento del límite - no tiene que esperar hasta el inicio anunciado del evento. Es posible realizar pruebas con hasta 40 participantes en cualquier momento. En este contexto, es útil saber que usted, como organizador, también puede restablecer las votaciones para poder empezar de nuevo con un nuevo evento más adelante.

Tenga en cuenta que todos los miembros del equipo de votesUP tienen otros trabajos principales. Por lo tanto, a veces puede tardar un poco más hasta que su solicitud sea atendida.

 

24. ¿Qué puede salir mal? (o: preguntas más frecuentes)

📧 ¡He creado un evento, pero he escrito mal la dirección de correo electrónico!
Si no ha recibido el correo electrónico de verificación, aún puede salvar el evento de la eliminación automática transcurridos tres días: Inicie sesión como organizador, vaya a "Perfil" en la barra de menú superior derecha y corrija su dirección de correo electrónico. A continuación, haga clic en "Solicitar enlace de confirmación" en su perfil.
Alternativamente, puede eliminar el evento que acaba de crear y configurar uno nuevo con el mismo ID de evento.

📧 ¡Un participante cometió un error al teclear durante el inicio de sesión y se inscribió por segunda vez!
Lo más sencillo es configurar esta segunda cuenta como "bloqueada" por los organizadores. Esto desconectará automáticamente al participante equivocado. A continuación, pida a la persona en cuestión que se vuelva a registrar con la dirección correcta. Otra posibilidad es bloquear y/o borrar la cuenta original.
Tenga en cuenta que la eliminación de una cuenta sólo es posible mientras el participante no haya sido elegible para participar en una votación.
Las direcciones de correo electrónico no confirmadas pueden ser modificadas por los organizadores. Sin embargo, una dirección de correo electrónico no podrá aparecer dos veces en un evento, aunque una de esas cuentas esté bloqueada en ese momento.

📧 ¡El enlace de verificación de un correo electrónico de confirmación ha caducado!
No hay problema, todavía tiene dos opciones para confirmar su cuenta:
1) votesUP también envía un correo electrónico a través de la función "¿Ha olvidado su contraseña?", que confirma implícitamente su acceso a la cuenta de correo y, por tanto, su "autenticidad".
2) Puede solicitar que se le envíe un nuevo enlace de confirmación por correo electrónico a través de su "Perfil" dentro del evento, en caso de que ya esté en línea.

⚙️ ¡Parece que faltan algunos botones!
Si tiene activado un bloqueador de anuncios en su navegador, es posible que oculte inadvertidamente elementos que desea ver. Esto ocurre, por ejemplo, con "uBlock Origin" cuando la sección "Molestias" está activada.
votesUP no incluye publicidad ni rastreadores, por lo que le recomendamos desactivar el bloqueador de anuncios mientras esté utilizando votesUP.

⚙️ En mi evento, sólo pueden registrarse 40 participantes al mismo tiempo, aunque pensamos tener un límite de participación mayor?
Los eventos con más de 40 participantes deben registrarse con un periodo de tiempo específico a través de los ajustes del evento. Fuera de ese período, puede gestionar/editar a todos los participantes o hacer votaciones de prueba, pero no más de 40 personas pueden estar en línea al mismo tiempo.
Si su evento va a tener más de 40 participantes al mismo tiempo en varias fechas no contiguas, necesita introducir las fechas separadas a través del aumento del límite en cada caso.

⚙️ Me gustaría organizar un evento y, no obstante, participar en las votaciones. ¿Es posible?
Una cuenta de organizador no está autorizada a participar en las votaciones. votesUP está construido así para que los participantes puedan estar seguros de que el equipo organizador será menos propenso a hacer trampas.
Por lo tanto, para votar es necesario registrarse por separado. Si desea registrarse como participante además de con su cuenta de organizador, tendrá que abrir un navegador diferente o una "ventana privada" e iniciar sesión con una dirección de correo electrónico o un token diferente.

⚙️ He otorgado derechos de voto a una persona a modo de prueba, pero ahora debería pasar al equipo organizador!
En cuanto alguien haya podido optar a una votación concreta, su cuenta ya no podrá cambiarse a miembro del equipo organizador. Esta barrera en votesUP significa que los demás participantes pueden confiar en que aquí no ocurre nada que no sea transparente. Sin embargo, si reinicia el evento y borra todos los resultados de la votación, entonces un cambio de rol de Votante → Invitado → Orga vuelve a ser posible.

🔒 ¡Mi código para la autenticación de dos factores ha caducado!
Aquí tiene dos opciones: O bien hacer clic en "Cerrar sesión" y luego iniciar sesión de nuevo. Recibirá entonces un nuevo código de autentificación por correo electrónico. Alternativamente, puede pedir a los organizadores de su evento que desactiven temporal o permanentemente la autenticación de dos factores para su cuenta.

🔒 No consigo iniciar sesión a pesar de utilizar las credenciales correctas, pero siempre acabo volviendo a la página de inicio!
Si no recibe ningún otro mensaje de error, la causa es probablemente la detección automática de uso indebido: Esto puede ser causado por usted mismo o por otros, por ejemplo, cuando se conecta a través de una Wifi compartida o de la red TOR. Su ordenador también podría estar infectado por malware y provocar acciones abusivas en Internet sin su conocimiento. Sin embargo, votesUP también evalúa los navegadores muy antiguos como intento de abuso: Si un navegador no ha sido actualizado desde hace cinco años, ya no es apto para el Internet actual. Si cree que ha sido excluido injustificadamente, póngase en contacto directamente con nuestro soporte.

🗳 He asignado derechos de voto a una persona, pero votesUP aún no le permite emitir su voto!
Si asigna derechos de voto durante una votación en curso, en el modo por defecto de votesUP éstos sólo se aplican a la siguiente votación que se produzca. Si el grupo de votantes con derecho a voto cambiara durante una votación, no podría garantizarse una ejecución conforme a derecho en sentido estricto.
Si los derechos de voto recién añadidos también deben ser válidos para una votación en curso, puede cambiar el modo en la votación respectiva en "Votantes elegibles": Confirme allí que votesUP también permite nuevos votantes autorizados de forma continua. Sin embargo, no es posible volver al modo estricto.

🗳 ¿Por qué tarda varios segundos hasta que aparece una nueva votación en el dispositivo de un participante?
votesUP está diseñado para consumir el menor ancho de banda posible y así funcionar bien incluso en grandes Wifis con muchos participantes. Le recomendamos que el anfitrión de su evento anuncie "Ahora procedemos a la votación, haga clic en la casilla de votación". Sus participantes no tendrán que esperar pacientemente a que se muestre la papeleta o el resultado: la actualización automática de la pantalla, ligeramente retrasada, está pensada para los participantes menos activos, para que puedan seguir tomando parte en el evento.

🗳 El resultado de la votación no parece encajar: ¡Se han presentado más papeletas que votos se han contabilizado!
Esta situación puede producirse si hubiera especificado que también se pueden presentar papeletas en blanco.

🗳 El resultado de la votación no parece encajar: ¡Hay más votos individuales que papeletas totales emitidas!
Si ha especificado en la definición de la papeleta que se puede seleccionar más de un candidato, el total de votos puede ser naturalmente superior al número de personas que votan.

👩‍💻 ¿Por qué a veces los participantes son expulsados y tienen que volver a conectarse?
En principio, votesUP mantiene viva la conexión con los usuarios que han iniciado sesión. Sin embargo, hay tres razones por las que pueden producirse cierres de sesión automáticos:
1) Cada pocos segundos se intercambia entre los dispositivos de los usuarios y votesUP un "Sigo aquí". Sólo cuando votesUP no ha recibido dicho ping de un dispositivo durante 15 minutos se elimina la sesión afectada y se cierra la sesión del usuario. Los dispositivos móviles, en particular, intentan ahorrar energía de forma muy activa y, por lo tanto, ponen a dormir rápidamente las ventanas que no se utilizan. En el escritorio, eso también puede ocurrir con las pestañas en segundo plano del navegador. Por lo tanto, es posible que el dispositivo del usuario simplemente se desconecte y votesUP asuma que está desconectado.
2) Al recuperar documentos cargados (documentos Office o PDF), el navegador puede abrirlos directamente en la ventana activa en lugar de en un proceso separado. Como resultado, el dispositivo final pierde la conexión con votesUP y se desconecta en consecuencia. Por lo tanto, es aconsejable abrir los documentos en una nueva pestaña en los dispositivos finales afectados. En los PC esto puede hacerse con un clic derecho del ratón, en las pantallas táctiles con un toque prolongado.
3) En raras ocasiones, tenemos que aplicar actualizaciones individuales al servidor votesUP durante el día. Éstas podrían hacer que los usuarios perdieran la conexión durante un breve momento y que se les cerrara la sesión, dependiendo del lugar del sistema en el que estuvieran activos en ese momento.

📺 Mientras estoy en una videoconferencia, otra persona ha compartido su pantalla - ¿cómo cambio a votesUP?
Algunos sistemas de videoconferencia ocupan automáticamente todo el espacio de la pantalla. En este caso, los participantes tienen que encontrar la función para salir del modo de pantalla completa. Puede ser una buena aproximación colocar la ventana de la aplicación votesUP en un lado de la pantalla y, si es necesario, incluso redimensionar la ventana del navegador para hacerla un poco más estrecha.

👨‍👩‍👧‍👧 Me gustaría realizar votaciones con niños o adolescentes por debajo del límite de edad GDPR
El GDPR identifica un límite de edad de 13 a 16 años, establecido individualmente por los estados miembros de la UE, por debajo del cual se requiere un enfoque más sensible para el procesamiento de datos. El GDPR es muy claro al respecto: Para procesar datos personales de niños y adolescentes se requiere el consentimiento de sus tutores legales. En algunos casos, el acceso anónimo mediante tokens puede ayudar con cuestiones relacionadas con la privacidad, pero también dependen de otros factores, como los temas sobre los que se vota.

⚙️ ¡Los caracteres especiales se ven raros en una exportación CSV!
Por desgracia, algunos productos ofimáticos comerciales están configurados por defecto con la codificación de caracteres "Western (Windows-1252)". Esto significa que los nombres de los participantes con caracteres especiales de Europa Central y del Este, Turquía u otros países no serían posibles. Por ello, votesUP utiliza la moderna codificación "Unicode/UTF-8". Los programas ofimáticos modernos, como LibreOffice, están configurados por defecto para su uso multilingüe, y podrá abrir fácilmente el archivo haciendo doble clic sobre él. Con otros productos (por ejemplo, MS Excel), es posible que tenga que pasar por el "Asistente de importación de texto" para seleccionar UTF-8.

⁉️ He perdido la pista de mis eventos. ¿Hay algún sitio donde pueda obtener una visión general?
votesUP puede enviarle por correo electrónico un resumen de todos los eventos en los que esté inscrito, ya sea como organizador o como participante habitual con una dirección de correo electrónico. Solicite su resumen.