Manuel votesUP

Vous envisagez d'utiliser votesUP au sein de votre organisation ? Vous trouverez ci-dessous un guide expliquant les points les plus importants. Veuillez noter que cette version linguistique peut ne pas être aussi à jour que les versions originales allemande et anglaise du manuel ou peut même contenir des erreurs dues à la traduction. Si vous avez des commentaires à formuler, nous serions heureux de les recevoir.

Sommaire

0. Les préparatifs

Tout ce dont vous avez besoin pour commencer à utiliser votesUP, c'est d'un appareil connecté à Internet et d'un navigateur à peu près à jour. A vous de choisir entre Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Apple Safari, Samsung Internet, Google Chrome, Vivaldi, Brave, Opera... Le seul choix à éviter est le très obsolète Microsoft Internet Explorer. En ce qui concerne les appareils, vous pouvez également choisir selon vos préférences : votesUP peut être utilisé sur un smartphone, une tablette et un ordinateur de bureau. Toutefois, si vous souhaitez organiser et gérer un événement, nous vous recommandons d'utiliser un écran suffisamment grand.

Les icônes et les boutons de votesUP peuvent être légèrement différents en fonction de votre appareil, car votesUP utilise des icônes standard. Cela nous permet d'économiser de la bande passante, de sorte que votesUP peut également être utilisé dans des endroits où la connexion Internet est faible ou dans des réseaux wifi très fréquentés.

⚠️ Dans une session de navigation, une seule personne peut être connectée à la fois, c'est-à-dire l'hôte ou un participant régulier. Pour les tests avec différents rôles, etc., il est plus facile d'utiliser deux navigateurs différents sur un même appareil.

1. Créez un nouvel événement

La première chose à faire est de créer un "événement". L'étape la plus importante consiste à définir un "ID d'événement". Cet identifiant sera le code d'accès général à l'événement. (En outre, vos participants devront également s'identifier personnellement, mais nous y reviendrons plus tard).

Tous les autres paramètres de l'événement pourront être modifiés ultérieurement, ne vous en préoccupez donc pas pour l'instant. Plus important encore, veillez à saisir une adresse électronique valide pour l'organisateur. Vous recevrez dans quelques instants un courriel contenant un lien de confirmation. Tant que l'événement n'a pas été confirmé par vos soins, certaines fonctionnalités de votesUP seront restreintes : la plus évidente est la limite de cinq participants supplémentaires. En outre, les événements non confirmés sont automatiquement supprimés au bout de trois jours.

Un code QR est généré avec l'événement afin que les participants équipés de smartphones ou de tablettes puissent facilement accéder à l'événement. Le code QR peut également être récupéré à tout moment par la suite. Vous le trouverez dans les paramètres de l'événement et dans votre profil personnel.

2. Aperçu du panneau de gestion

Directement après la création d'un événement, vous accéderez pour la première fois à son panneau de gestion. Qu'y trouverez-vous ? En haut, vous verrez deux menus de navigation : la barre de boutons supérieure est celle qui est également visible par vos participants, tandis que la seconde barre n'est disponible que pour vous en tant qu'organisateur. Grâce à cette approche, vous pouvez toujours vérifier comment les participants « vivent » l'événement.

Pour une meilleure vue d'ensemble sur les petits écrans, votesUP réduit la taille des menus en supprimant les étiquettes. Sur les smartphones, en particulier, vous ne verrez peut-être que les icônes.

Si les fonctions « Ordre du jour » ou « Liste des orateurs » ont été désactivées dans les paramètres de l'événement, elles n'apparaissent plus dans le menu de navigation pour les participants ordinaires.

Dans la partie principale de la fenêtre, vous trouverez les fonctions permettant d'exécuter la tâche la plus importante de votesUP - la conduite des votes. Vous pouvez préparer les votes à l'avance ou les réaliser spontanément. La seule chose importante est que vous avez besoin de participants qui ont le droit de voter. Veuillez noter qu'un organisateur ne peut pas voter !

votesUP indique (à tout le monde) quel point de l'ordre du jour est actuellement actif. En tant qu'organisateur, il vous indique également s'il y a une personne qui s'est inscrite dans la salle d'attente. Ces informations sont actualisées chaque fois que vous ouvrez une nouvelle page ou que vous exécutez une fonction. Bien entendu, vous pouvez à tout moment passer à la gestion des participants et vérifier directement leur statut.

3. Participants et rôles des utilisateurs

Les participants peuvent être ajoutés à l'événement de deux manières : Soit vous modifiez les comptes à l'avance, soit vous permettez aux participants de s'inscrire eux-mêmes. C'est cette dernière option qui est choisie par défaut. Les personnes qui s'inscrivent d'elles-mêmes seront dirigées vers une salle d'attente jusqu'à ce qu'elles obtiennent un accès complet.

Pour que les participants puissent "localiser" votre événement, vous devez leur fournir l'identifiant de l'événement que vous avez attribué lors de la création de l'événement. Les participants doivent saisir l'identifiant de l'événement sur la page d'accueil de votesup.eu, puis s'identifier lors de la deuxième étape. Deux possibilités s'offrent à vous : l'adresse électronique personnelle ou les jetons prédéfinis. La différence est expliquée un peu plus loin.

Vous pouvez même faciliter l'accès à votre événement, notamment si vous utilisez votesUP parallèlement à une vidéoconférence ou si l'invitation a été envoyée par voie électronique (courriel, messager). L'ID de l'événement peut être ajouté à l'adresse de votesUP avec un point d'interrogation, de sorte que les participants n'aient pas à saisir manuellement l'ID de l'événement. Le lien direct est structuré comme suit : https://votesup.eu?event-id. Vous trouverez le lien d'accès à tout moment dans les paramètres de l'événement et sur votre page de profil personnel. Le code QR peut également être utilisé pour transférer l'accès à votre smartphone ou à votre tablette sans avoir à taper.

Dans le gestionnaire des participants, tous les comptes d'utilisateurs pour cet événement sont répertoriés avec leur rôle et, le cas échéant, leur poids de vote. Des participants supplémentaires peuvent être ajoutés ici à tout moment, et les personnes qui s'inscrivent elles-mêmes peuvent être admises à participer.

Un participant peut se voir attribuer un ou plusieurs rôles dans votesUP. En tant qu'organisateur d'une manifestation, vous avez le rôle d' « ORGANISATEUR ». Les autres rôles les plus importants sont « ÉLECTEUR » et « INVITÉ ». Vous pouvez également attribuer le statut d'ORGANISATEUR à d'autres utilisateurs, afin de pouvoir organiser confortablement une manifestation en équipe. Sachez toutefois que les comptes ORGANISATEURS ne peuvent pas avoir le droit de vote.

Comme nous l'avons déjà mentionné, en fonction de la configuration de l'événement, les participants peuvent s'inscrire eux-mêmes ou sont inscrits à l'avance par l'équipe organisatrice. Les personnes qui s'inscrivent elles-mêmes se retrouvent, dans la configuration par défaut, dans une salle d'attente, où elles peuvent interagir dans une certaine mesure avec d'autres personnes qui attendent et avec les hôtes. Ils ne peuvent pas voir les participants qui ont déjà été admis, mais ils peuvent recevoir des messages de leur part. Une fois que les organisateurs ont attribué un rôle aux auto-inscrits, ils peuvent accéder à d'autres fonctions de votesUP.

Les participants ont généralement accès à la vue d'ensemble de tous les participants. Toutefois, pour des raisons de protection des données et de sécurité, certaines restrictions s'appliquent : Les autres électeurs ou invités ne voient pas les jetons préenregistrés ou les comptes basés sur le courrier électronique qui n'ont jamais été actifs. En outre, ils n'auront jamais accès aux adresses électroniques des autres participants, mais seulement à leur nom d'affichage. Ce nom d'affichage est d'abord généré automatiquement à partir de l'adresse e-mail de la personne qui s'est inscrite. votesUP essaie de reconnaître ce qui serait un bon nom d'affichage. Par exemple, prenom.nom@example.com devient "Prénom Nom". info@example.com devient "Example (Info)", etc. Les participants peuvent modifier leur nom d'affichage sur leur page de profil.

Les organisateurs peuvent également personnaliser les noms d'affichage des participants. Ils peuvent également vous aider si une adresse électronique contient une faute de frappe ou si les participants souhaitent désactiver l'authentification à deux facteurs.

Les rôles peuvent également être modifiés ultérieurement via le gestionnaire de participants. votesUP permet de le faire étape par étape : une personne ayant actuellement le droit de vote doit d'abord être bloquée avant d'être éventuellement supprimée. S'il y a déjà eu un vote avec cette personne, vous ne pouvez pas aller plus loin que le blocage. Lorsque le rôle est modifié en invité, les personnes qui avaient déjà le droit de voter lors de scrutins antérieurs sont affichées en tant qu'"ancien votant". Toute personne qui a déjà eu le droit de voter ne peut pas être transformée en organisateur - cela n'est possible que si tous les scrutins de l'événement sont réinitialisés.

4. Accès des participants : jeton, e-mail ou spontané (sans inscription) ?

votesUP propose trois manières différentes d'inscrire les participants à un événement. La méthode par défaut est "email". Dans les paramètres de l'événement, vous pouvez changer cette option en "jetons neutres" ou en une forme mixte. Cette option modifiera l'écran de connexion de vos participants. Les comptes e-mail pourront toujours se connecter, mais l'option pour les utilisateurs de jetons sera ajoutée.

Comme troisième option, votesUP offre la possibilité d'une participation spontanée, c'est-à-dire sans authentification. Les participants n'ont besoin que de l'identifiant de l'événement pour se connecter en tant qu'électeurs éligibles à l'événement. Selon le cas d'utilisation, les hôtes peuvent demander aux participants d'entrer leur nom ou leur permettre de participer de manière anonyme. Sans nom, les participants reçoivent un jeton d'identification aléatoire. La participation spontanée peut convenir à des votes moins contraignants ou à l'expression d'opinions générales. Les participants ne pourront pas se connecter à nouveau à l'événement avec le même jeton.

Les comptes de jetons sont un bon choix si vous ne connaissez pas les participants à l'avance ou si vos participants n'ont pas accès à une adresse électronique ou n'ont qu'un accès limité à celle-ci.

Ces jetons d'accès peuvent être générés automatiquement par votesUP. La fonction correspondante se trouve dans le gestionnaire des participants. En fonction de vos exigences en matière de sécurité, vous pouvez configurer le nombre de caractères des jetons. Par défaut, la longueur du jeton est de huit caractères. Il n'y a pas de différence entre les majuscules et les minuscules.

Les jetons ne sont anonymes que s'ils sont distribués de manière anonyme (par exemple, lorsque chaque participant prend un jeton imprimé dans un panier).

Vous pouvez également utiliser les jetons comme un accès normal avec de "vrais" noms d'utilisateur. Selon les paramètres de votre événement, les participants peuvent être invités à indiquer leur nom lors de leur première connexion. Les participants peuvent également modifier leur nom d'affichage à partir de leur page de profil. Si l'anonymat est important, l'organisateur doit désactiver l'option de modification des noms d'affichage dans les paramètres de l'événement. Toutefois, les noms qui ont déjà été modifiés resteront tels quels.

En mode mixte, les comptes de courrier électronique et les comptes de jetons peuvent se connecter à votre événement.

Le mode « jetons sans mot de passe », qui ne nécessite pas de mot de passe, est une caractéristique particulière. Veuillez toutefois noter qu'une fois utilisé, un jeton sera associé à ce mode : les jetons avec mot de passe ne peuvent pas "perdre" leur mot de passe par la suite ; les jetons sans mot de passe, quant à eux, ne peuvent pas être transférés par la suite vers le mode mixte.

Une liste de codes QR personnalisés peut être affichée pour tous les jetons préparés. Le fait de scanner les codes QR peut réduire considérablement les obstacles à la participation, en particulier avec les smartphones et les tablettes : les participants n'ont qu'à saisir leur mot de passe, car l'identifiant de l'événement et le jeton sont déjà contenus dans le code QR.

⚠️ Contrairement aux autres méthodes de connexion, les tokens sans mot de passe ne permettent qu'une connexion unique - quiconque se déconnecte de votesUP ne pourra plus y revenir.

Pour les participants préenregistrés disposant d'une adresse électronique, votesUP offre la possibilité d'envoyer automatiquement des courriels d'invitation personnalisés. Outre un court texte d'introduction, ces courriels contiennent un lien direct pour la personne concernée, de sorte qu'elle n'a plus besoin d'entrer elle-même l'ID de l'événement et son adresse électronique : seul son mot de passe doit être saisi manuellement.

Les courriels d'invitation peuvent être envoyés à chaque compte individuellement ou à tous les participants qui n'ont pas encore reçu d'invitation. La langue de l'e-mail correspondra aux paramètres personnels de chaque personne. Les invitations étant envoyées par lots et avec un délai, l'envoi de tous les courriels peut prendre jusqu'à une heure pour les événements de grande envergure. À des fins de test, les organisateurs d'événements peuvent également envoyer des courriels d'invitation uniquement à eux-mêmes.

Si le message d'invitation personnalisé se perd dans la boîte de réception du participant, l'organisateur peut déclencher une nouvelle invitation au bout de deux heures au minimum (via l'éditeur de comptes individuels dans le gestionnaire de participation). La raison en est que votesUP veut prévenir le risque que des personnes soient dérangées sans leur consentement.

Si votesUP rencontre des problèmes avec une adresse e-mail enregistrée, votesUP l'indique dans la configuration individuelle du participant. Pour ce faire, votesUP évalue entre autres les courriels rebondis des derniers jours et une liste interne de domaines manifestement erronés. Même si votesUP n'indique aucun problème avec l'adresse électronique d'un participant, le système peut ne pas être au courant d'autres problèmes existants (par exemple, des boîtes aux lettres pleines).

5. Authentification : est-ce bien vous ?

En tant qu'organisateur d'événements, vous voulez être sûr que chaque compte est utilisé par la bonne personne. Cependant, les exigences en matière d'authentification ne sont pas les mêmes pour tous les événements. C'est pourquoi votesUP propose différents niveaux de sécurité que vous pouvez choisir en fonction des besoins de votre événement.

Le meilleur niveau de sécurité peut être atteint si vous seul, en tant qu'organisateur, téléchargez les adresses électroniques de tous les participants et activez ensuite l'authentification à deux facteurs (2FA) pour chacun d'entre eux. L'authentification à deux facteurs signifie que l'utilisateur doit saisir un code de sécurité supplémentaire à usage unique pour se connecter. Ce code lui est envoyé par courriel au moment où il tente de se connecter. L'authentification à deux facteurs garantit que chaque participant est bien la personne qu'il prétend être au moment où il se connecte, c'est-à-dire lorsqu'il définit son mot de passe d'accès pour la première fois.

Two-factor-authentication in votesUP

L'option générale "Envoyer un lien de vérification par courriel lors de la première inscription" constitue un niveau de sécurité inférieur. Vous pouvez activer cet envoi automatique dans les paramètres de l'événement. Cependant, contrairement à l'authentification à deux facteurs, ces liens de vérification ne constituent pas une véritable barrière, mais plutôt un moyen pour vous, en tant qu'organisateur, de voir le statut de chaque participant : Le gestionnaire de participants affiche une icône de personne foncée (👤) lorsqu'une adresse électronique a été confirmée. Une icône plus claire signifie que l'adresse électronique n'a pas encore été vérifiée au moyen d'un lien de confirmation. Les participants peuvent également demander eux-mêmes ce lien de vérification sur leur page de profil.

Pour les comptes de jetons, les icônes de personnes plus foncées indiquent que le jeton a été activé, tandis que les icônes plus claires indiquent que le jeton n'a pas encore été utilisé. "Activé" signifie que quelqu'un s'est connecté au compte au moins une fois et qu'un mot de passe a été défini.

Le mode de participation spontanée n'est pas recommandé pour un vote juridiquement sécurisé.

6. Organiser des scrutins ouverts et des votes à bulletin secret

Remarque : votesUP ne fait pas de distinction conceptuelle entre les " votations " et les " élections ".

Les votes peuvent être préparés à l'avance ou créés spontanément en fonction des besoins. Les votes préparés peuvent être modifiés ultérieurement, par exemple en cas d'ajout d'un candidat inconnu. Dès qu'un vote est en cours, il n'est évidemment plus possible de le modifier.

votesUP est conçu pour des conférences typiques, dans lesquelles des votes spontanés doivent souvent avoir lieu. Il est donc possible de procéder à de simples votes par oui-non-abstention sans aucune préparation. La question par défaut est "Êtes-vous d'accord ?" avec les trois options proposées. En cliquant sur "Commencer le vote immédiatement", un membre de l'équipe organisatrice peut lancer le processus de vote sans délai. Plusieurs votes peuvent être ouverts en même temps.

Question de vote
La question de vote peut contenir jusqu'à 15 000 caractères, ce qui correspond à 8-10 pages A4. La "question" peut donc également être utilisée pour voter sur des propositions de texte entières. La "question" peut donc également être utilisée pour voter sur des propositions de texte entières. votesUP modifie automatiquement la mise en page des textes de plus de 500 caractères afin de garantir une bonne lisibilité, même pour les sections plus longues.

Vous disposez d'un certain nombre d'options de formatage pour mettre en valeur certaines parties du texte. Pour ce faire, vous devez entourer les mots ou parties de texte concernés de petits codes, par exemple [i]…[/i] pour italique, [u]…[/u] pour underlined (souligné) et [b]…[/b] pour bold text (texte gras). Les autres options sont [s]strikethrough[/s], [sup]^superscript[/sup] et [sub]_subscript[/sub]. Il est également possible d'effectuer des sauts de ligne dans le texte. Pour vérifier l'apparence du texte (une fois que vous avez mis en place un bulletin de vote), cliquez sur « Aperçu ».

Il est possible d'ajouter une photo/image au bulletin de vote. Vous pouvez ainsi présenter des candidats ou voter sur de nouveaux logos, par exemple. Cette fonction est accessible sous "Plus d'options". Les événements gratuits ne peuvent créer qu'un seul bulletin de vote de ce type ; il n'y a pas de restrictions pour les événements payants ou affiliés.

Options de réponse
votesUP propose différentes variantes de rapprochements, qui peuvent être sélectionnées lors de la création sous l'option "Options de réponse".

• Pour / Contre / Abstention
• Pour / Contre
• Liste : S'il y a plusieurs candidatures à choisir, ou si vous avez besoin d'options de réponse autres que « Pour / Contre / Abstention », vous pouvez créer une liste d'options de vote. Par défaut, une simple case à cocher est présentée par entrée/candidat, mais vous pouvez également activer un oui/non/abstention par candidat/option, ainsi que l'option d'accepter/rejeter des listes entières, ou une abstention générale. Lors de la création du bulletin de vote, il est important que vous pensiez au nombre minimum et maximum d'options de liste qui doivent être sélectionnées, afin que les résultats du vote soient valides.
• Vote rapide : le processus de ces sondages diffère légèrement des autres votes, car ils sont plus visuels et ne nécessitent pas de clic de confirmation de la part des participants. En outre, il est possible d'étendre le groupe de votants aux invités et aux organisateurs, afin que tous les participants puissent exprimer leur opinion de la même manière. Vous avez le choix entre trois styles de votes rapides : 👍 / 👎 (good - bad), 🙂 / 🙁 / 🤔 (happy - not happy - thinking) und 🙂 / 😴 / ☕️ (happy - exhausted - need break)

Il est possible de procéder à des votes ouverts et secrets. votesUP garantit le secret du vote en traitant les bulletins secrets différemment des bulletins ouverts : En mode secret, les électeurs sont simplement cochés dans la liste électorale et les bulletins de vote sont traités séparément, de sorte que même sur le plan technique, il n'est pas possible d'établir une correspondance entre les votes exprimés et les électeurs individuels.

Qui peut voter ?

votesUP est préconfiguré pour un vote sécurisé sur le plan juridique. Cela signifie que dans la configuration par défaut, tous les électeurs admissibles doivent déjà être déterminés lorsqu'un vote commence. En mode live/conférence, les règles prédéfinies sont les plus strictes : Seules les personnes ayant le droit de vote et se trouvant en ligne dans votesUP au moment du début d'un vote spécifique pourront voter. Ces règles strictes permettent au conseil électoral de toujours vérifier le quorum.

Dans le mode par défaut, il n'est pas possible que des personnes se connectent ultérieurement ou qu'un organisateur attribue des droits de vote pour un vote en cours. Dans ce cas, le vote doit être répété.

Si un vote doit se dérouler par exemple sur une semaine entière, votesUP propose une forme de vote numérique par correspondance, qui sera expliquée dans la section suivante. Dans ce cas, les électeurs doivent être inscrits au préalable, mais peuvent se connecter pendant toute la durée du scrutin.

Si le nombre d'électeurs n'est pas encore déterminé au début d'un scrutin, au lieu du mode juridiquement sécurisé, votesUP propose un paramètre permettant d'admettre des électeurs supplémentaires pendant que le scrutin est déjà en cours. Cela permet d'admettre ultérieurement des électeurs éligibles ou de leur attribuer un poids de vote supplémentaire. Ce mode convient également très bien aux votes entièrement ouverts, où le groupe de participants n'est pas défini au départ.

L'alternative au mode juridiquement sûr ne signifie pas automatiquement qu'un vote ne serait pas valide. Comme les statuts des organisations et le cadre juridique diffèrent d'un pays à l'autre, votesUP utilise par défaut les définitions les plus strictes.

Diviser les votes
Dans la configuration par défaut, les participants ayant un poids de vote plus élevé ne peuvent pas fractionner leur vote. Lorsqu'ils votent, leur vote est pris en compte autant de fois que leur poids de vote l'indique. Toutefois, l'équipe organisatrice a la possibilité d'autoriser le fractionnement des votes. Cette option se trouve dans les paramètres de l'événement et s'applique à tous les votes à venir.

Préparation des votes

Pour les événements de grande envergure, il est probablement utile de créer certains votes à l'avance, en particulier pour les scrutins plus complexes ou lorsqu'il s'agit de listes de candidats. Les scrutins créés peuvent être vérifiés à tout moment à l'aide de l'option "aperçu". Il est également possible d'apporter des modifications ou des ajouts aux scrutins préparés.

Si vous préparez un grand nombre de votes, il peut être difficile de les suivre sur un petit écran. C'est pourquoi les votes peuvent être affectés à des points spécifiques de l'ordre du jour. Ils apparaissent alors dans la liste de préparation, triés par point de l'ordre du jour.

En fonction de ce que les participants sont en train de faire dans le système, ils voient les votes automatiquement ou doivent cliquer sur le bouton "Accueil/boîte de vote" dans la barre de menu. Le bouton commence à clignoter dans les 30 secondes pour indiquer qu'un vote est en cours. Pour éviter que les participants ne cliquent accidentellement dans la précipitation, ils doivent d'abord sélectionner leur préférence de vote, puis cliquer sur "Soumettre le vote" sur le bulletin de vote.

⚠️ Keyboard operation can also be used for participation, as access keys are associated with the respective options: j für Ja, n für nein, e für Enthaltung, a für Absenden. When choosing in lists of candidates, the individual entries can be reached with the numbers 1–9.

La soumission d'un bulletin de vote non valide est empêchée par les votesUP. Cependant, les participants peuvent également choisir de ne pas voter pour un sondage spécifique. C'est l'organisateur de l'événement qui décide de la clôture d'un processus de vote ou d'élection. Cependant, votesUP ferme aussi automatiquement les scrutins lorsque tous les votes ont été reçus.

Dans la configuration par défaut, tous les participants approuvés, y compris les invités, ont un accès immédiat aux résultats du vote à la fin de celui-ci. Cela comprend la liste des votants et, dans le cas d'un vote ouvert, les votes individuels spécifiques. Le niveau de transparence peut être réduit à tout moment de l'événement, jusqu'à ce que seule l'équipe organisatrice puisse voir les résultats. En outre, il est possible d'empêcher la visibilité automatique des résultats des votes individuels. Vous pouvez sélectionner "les organisateurs peuvent d'abord consulter les résultats" ou, au niveau suivant, "les résultats doivent être déverrouillés". Les résultats resteront alors secrets (même pour l'équipe organisatrice) jusqu'à ce qu'ils soient explicitement déverrouillés. Ce niveau est particulièrement adapté lorsque plusieurs élections doivent avoir lieu consécutivement en tant que groupe, sans que le résultat d'une élection n'affecte les votes suivants.

votesUP empêche les tentatives de participer plusieurs fois à un vote : un participant peut être connecté sur plusieurs appareils, mais il ne peut voter qu'une seule fois. Les tentatives de participer plusieurs fois à un vote seront rejetées par le système.

When an event is confirmed (= mail address of main organiser), all voting results can be sent via email to that email address. The email contains all aggregated results, but no information about individual votes.

7. Vote par correspondance digital

Si vous souhaitez organiser le vote sur plusieurs jours, vous pouvez changer le mode de l'événement en "vote numérique par correspondance". Les électeurs éligibles n'ont plus besoin d'être en ligne au début du scrutin. Cependant, ils doivent toujours se voir attribuer des droits de vote avant le début du scrutin (si vous utilisez le mode par défaut pour les votes contraignants).

Ce modèle peut être défini soit directement lors de la création de l'événement, soit ultérieurement dans les paramètres de l'événement. Dans la liste des participants, ce mode est visible par tous : L'affichage passe de "🗳 Électeurs habilités présents" à "🗳 Électeurs habilités au total".

À titre de comparaison : Dans la configuration par défaut, les votesUP supposent un événement en direct, c'est-à-dire que tous les participants sont en ligne en même temps. Seuls les électeurs éligibles qui sont en ligne au moment de l'ouverture du vote peuvent voter. Le fait de se connecter pendant la durée du vote ne donne pas au participant le droit de voter. La raison de ce paramètre par défaut est que le nombre de votants éligibles ne change pas au cours d'un vote en cours, ce qui pourrait prêter à confusion.

Astuce : Dans le cadre d'un événement, il est possible d'organiser en parallèle des votes avec des droits de vote différents (en mode absentéiste). Lors de l'ouverture d'un vote, votesUP enregistre la liste actuelle des électeurs éligibles pour ce vote. Cette liste reste inchangée. Par conséquent, de nouveaux droits de vote peuvent être attribués par le biais de la gestion des participants si un autre vote doit être ouvert - ce changement n'affecte pas le vote en cours.

Les droits de vote peuvent être assortis d'une date d'expiration individuelle. Il est possible de saisir une date et une heure spécifiques ainsi qu'une date d'expiration relative. Dans ce dernier cas, il s'agit d'un nombre de minutes entre l'ouverture du vote et sa clôture automatique.

Le fuseau horaire des votesUP est Berlin/Europe centrale. Les dates limites suivent ce fuseau horaire. Les électeurs voient la date limite sur leur bulletin de vote. Il n'est pas possible de voter en retard. Toutefois, les organisateurs ont la possibilité de prolonger la période de vote même si le vote est déjà en cours.

Le vote sera automatiquement clôturé dès que tous les électeurs éligibles auront voté ou à la fin de la période de vote, selon ce qui se produit en premier. Si aucun membre de l'équipe organisatrice n'est en ligne à ce moment précis, les votesUP en informeront l'organisateur principal par courrier électronique.

8. Vote par procuration : Délégation ou transfert des droits de vote

En tant qu'organisateur, vous pouvez permettre aux votants éligibles de déléguer ou de transférer leurs droits de vote à d'autres participants. Cette fonction est inactive lors de la création de l'événement et doit être explicitement activée dans les paramètres de l'événement.

Les électeurs habilités peuvent alors choisir de transférer leurs droits de vote à une autre personne (invité, électeur ou ancien électeur habilité) via leur page de profil. La personne invitée doit accepter activement cette invitation pour que le transfert soit valide. L'acceptation ne peut avoir lieu pendant un vote en cours.

Les électeurs ayant un poids de vote supérieur à 1 peuvent décider du nombre de voix qu'ils souhaitent déléguer. Ils peuvent également répartir la délégation des droits de vote entre plusieurs personnes en fonction de leur poids électoral.

La personne qui a repris les droits de vote peut les restituer à tout moment si la personne initialement habilitée à voter est actuellement en ligne et qu'aucun vote n'est en cours.

La personne initialement habilitée à voter peut récupérer ses droits de vote à tout moment. Si la personne qui a repris les droits de vote par procuration a déjà subdélégué les droits de vote, elle doit d'abord les récupérer.

Chaque fois que des droits de vote sont transférés, le compte de l'organisateur principal reçoit une notification. Le transfert est également enregistré automatiquement dans le procès-verbal.

Outre cette fonction, l'équipe organisatrice peut ajuster les droits de vote de tous les participants à tout moment.

9. Comité électoral / observateurs

Pour accompagner ou modérer les votes ou les élections, de nombreuses associations désignent des présidents d'élection. Souvent, il ne s'agit pas des mêmes personnes que celles qui organisent l'événement « votesUP ». C'est pourquoi il est possible d'attribuer aux invités ou aux votants le rôle supplémentaire de « observateur de vote » via la gestion des participants.

Concrètement, l'attribution de ce rôle signifie que l'observateur a la possibilité de vérifier le quorum et la répartition des sexes dans l'événement et qu'il peut déjà voir les résultats une fois le vote terminé, même s'ils sont encore invisibles pour les autres participants. En outre, les observateurs électoraux peuvent également vérifier la liste des électeurs éligibles pour un vote spécifique, avant que cette liste ne devienne publique.

Ce rôle supplémentaire est conçu comme « passif », ar seuls les organisateurs d'événements peuvent lancer, clore ou valider les résultats des votes. Cependant, lorsque les présidents de scrutin déclenchent la fonction « Vérifier le quorum », le résultat de ce décompte est automatiquement enregistré dans le procès-verbal avec un horodatage.

10. Procès-verbal

votesUP établit automatiquement le procès-verbal de l'événement, en fonction des activités. Toutes les activités ne sont pas enregistrées - par exemple, le téléchargement préparatoire des listes de participants ou la création de jetons ne sont pas pertinents pour le procès-verbal. Toutefois, les changements de rôle (attribution ou révocation des droits de vote) pour les participants existants sont documentés.

Les entrées inutiles dans le procès-verbal, telles que celles qui peuvent résulter de tests, peuvent être rendues invisibles. Les procès-verbaux ne peuvent généralement être consultés que par les membres de l'équipe organisatrice, car ils peuvent également contenir des données personnelles en cas de déconnexion de l'utilisateur.

Si vous souhaitez enregistrer les participants présents à un moment donné de l'événement, vous pouvez déclencher une liste de documentation automatique à l'aide du bouton correspondant. Dans la section « Motions et candidatures », la liste des personnes ayant soutenu les propositions peut également être transférée dans le procès-verbal en appuyant sur un bouton.

🆕 En outre, des entrées formulées par l'utilisateur peuvent être ajoutées à la position actuelle du procès-verbal : cette fonctionnalité est disponible directement dans l'affichage du procès-verbal ainsi que sous le dernier résultat du vote sur la page de gestion. Cela permet par exemple de documenter si une personne accepte une élection.

Pour afficher le procès-verbal, il est possible de régler l'affichage de la date et de l'heure ainsi que le niveau de consignation. Pour sauvegarder le procès-verbal, votesUP propose une vue d'impression/d'exportation. Le procès-verbal peut ensuite être exporté pour un traitement ultérieur par copier-coller ou en tant que fichier PDF.

11. Agenda / Ordre du jour

Le programme ou l'agenda d'un événement peut être visualisé dans votesUP. Lorsqu'un point de l'ordre du jour a été activé par l'organisateur, il est visible pour tous les participants sous la forme d'un bandeau bleu vif entre le menu de navigation et le contenu de la page.

Les points de l'ordre du jour peuvent être numérotés ou classés par ordre alphabétique. votesUP suivra cet ordre, de sorte que, par exemple, un point 4.2 inséré ultérieurement sera automatiquement classé entre les points 4.1 et 5. Si les points de l'ordre du jour vont au-delà de 1.-9., vous devez saisir les points à un seul chiffre en les précédant d'un espace, ce qui garantit un tri correct.

En plus ou à la place de la numérotation, il est également possible de spécifier des heures. L'organisateur détermine si les points de l'ordre du jour sont triés par heure ou par numéro.

Chaque point de l'ordre du jour peut être complété par des détails explicatifs qui apparaîtront sur la page d'aperçu de l'ordre du jour et dans une police de caractères légèrement plus petite. Ces détails peuvent être utilisés pour expliquer des informations procédurales ou pour lier des documents.

Des options de formatage sont disponibles pour mettre en évidence les sections de texte. Pour ce faire, vous devez entourer les mots ou parties de texte concernés de petits codes, par exemple [i]...[/i] pour italique, [u]...[/u] pour souligné et [b]...[/b] pour texte gras. Les autres options sont [s]strikethrough[/s], [sup]^superscript[/sup] et [sub]_subscript[/sub]. En utilisant [table], [tr], [th], [td], vous pouvez créer des tableaux comme en HTML. [hr] crée une ligne horizontale.

Pour faciliter les choses, votesUP peut mettre en place un modèle pour un type général de réunion en cliquant sur un bouton. Les points de vote typiques tels que l'approbation de l'ordre du jour, l'approbation du procès-verbal, etc. seront automatiquement inclus. Bien entendu, tous les points peuvent être modifiés à tout moment. La configuration automatique n'est disponible que si aucun point de l'ordre du jour n'a encore été défini.

Chaque point de l'ordre du jour peut être accompagné d'un ou plusieurs documents téléchargeables. Les types de fichiers autorisés sont principalement les documents Office (OpenDocument standard et Microsoft Office), PDF et CSV.

L'équipe organisatrice peut autoriser les participants à télécharger eux-mêmes des documents dans l'ordre du jour. Selon la configuration, la publication peut se faire automatiquement ou seulement après validation par un membre de l'équipe d'organisation. Si nécessaire, les documents déjà publiés peuvent être rendus invisibles. Il est possible à tout moment de réorganiser les documents au sein de l'ordre du jour. Tous les fichiers téléchargés sont automatiquement analysés par votesUP pour détecter les virus et les logiciels malveillants.

Les événements gratuits peuvent ajouter jusqu'à 5 documents au total, chacun d'une taille maximale de 300 Ko, à l'ordre du jour. Les événements payants ou partenaires peuvent ajouter jusqu'à 100 documents de 5 Mo maximum chacun. Nous vous recommandons toutefois de limiter la taille des fichiers afin de garantir la stabilité de l'Internet de la conférence.

Pendant l'événement, chaque point de l'ordre du jour peut être activé avec ou sans liste d'orateurs, à moins que vous n'ayez désactivé les listes d'orateurs dans les paramètres de l'événement.

Chaque point de l'ordre du jour peut être édité, modifié ou supprimé ultérieurement au cours de l'événement.

12. Listes d'orateurs et motions d'ordre

Pour utiliser la fonction de liste des orateurs, un point de l'ordre du jour doit être activé. Des fonctions faciles à utiliser telles que la demande de prise de parole et les motions de procédure sont disponibles. Les motions de procédure ne peuvent être présentées que si le participant concerné ne figure pas sur la liste des orateurs.

votesUP indique aux organisateurs les participants qui demandent la parole pour la première fois dans un point de l'ordre du jour. Cela permet d'établir un ordre de priorité pour les orateurs qui prennent la parole pour la première fois.

Par défaut, la liste des orateurs ne tient pas compte du sexe des participants. Les organisateurs peuvent modifier ce paramètre, de sorte que votesUP utilise des listes tenant compte du genre. Selon la variante choisie, il est possible de choisir entre féminin, masculin, non binaire et aucune information.

Pour que l'attribution de la liste de parole fonctionne, l'équipe organisatrice et les participants doivent indiquer un sexe dans leur profil. Comme l'attribution individuelle de chaque participant est relativement chronophage, votesUP soutient l'équipe organisatrice : dans la section de gestion des participants, une reconnaissance automatique du genre peut être déclenchée à tout moment ; elle tente d'attribuer un genre en se basant sur le nom de chaque participant non attribué. Si aucune attribution claire n'est possible, le compte correspondant sera laissé comme "non défini".

votesUP affiche le temps de parole actuel de chaque intervenant. A la fin de leur intervention, le temps de parole est ajouté au temps de parole général pour le point de l'ordre du jour. Avec des listes d'orateurs sexuées, il est possible de savoir quel sexe a eu le plus de temps de parole pendant l'événement. Si, en tant qu'organisateur, vous attribuez un sexe aux participants, même sans liste d'orateurs sexuée, un affichage du temps de parole par sexe peut être généré à la fin de l'événement.

⚠️ Si un participant décide de modifier son sexe attribué dans le profil, les temps de parole précédents ne seront toujours pas recalculés.

En tant qu'équipe organisatrice, vous pouvez garder une liste d'intervenants même si la fonction est désactivée pour les participants. Cependant, la vue de présentation continuera d'afficher la liste des intervenants. Vous pouvez également fermer une liste d'intervenants active afin que la liste restante puisse être traitée, mais personne d'autre ne pourra prendre la parole. Via le gestionnaire d'agenda, vous pouvez également désactiver complètement la liste des intervenants pour le point d'agenda en cours.

Une liste d'orateurs est liée à un point individuel de l'ordre du jour. Lors du passage d'un point à l'autre de l'ordre du jour, une nouvelle liste d'orateurs est utilisée. Cependant, l'ancienne liste d'orateurs sera toujours disponible si les points précédents de l'ordre du jour sont réexaminés.

Si des motions d'ordre ont été soulevées, un vote peut être organisé en cliquant dessus. Celles-ci sont automatiquement créées en tant que vote ouvert.

13. Motions & candidatures

La collecte des propositions et des candidatures liées au contenu pour un poste électif peut être gérée avec votesUP. Le module « Motions & candidatures » est à la disposition de l'organisateur sur la page de gestion située sous la zone de création d'un vote.

La soumission de propositions est appelée « tour de propositions » dans votesUP. Un tour de propositions typique serait, par exemple, « Candidatures au conseil d'administration » ou « Propositions pour le programme annuel ». Plusieurs tours de propositions peuvent se dérouler en parallèle.

Dès qu'un cycle de propositions a été créé et défini comme « visible », un élément de menu supplémentaire apparaît sur l'écran d'accueil des participants. En outre, l'organisateur peut également attribuer des cycles de propositions à des points de l'ordre du jour afin que les participants puissent y accéder à tout moment en cliquant sur l'ordre du jour de l'événement.

Un cycle de propositions doit également être défini comme « ouvert » pour que les propositions puissent être soumises. En option, une date limite de soumission peut être configurée.

Par défaut, les personnes habilitées à voter peuvent soumettre des propositions. L'équipe organisatrice peut également autoriser les participants ayant le rôle d'« invité » à le faire.

Selon les paramètres, les tours de propositions peuvent exiger des auteurs qu'ils soumettent des documents (PDF ou similaire) ou qu'ils répondent directement aux questions dans votesUP. Les questions peuvent être, par exemple, « Quelle expérience avez-vous ? » ou « Quelles idées aimeriez-vous mettre en œuvre au sein du conseil ? » Si le cycle de propositions est utilisé pour soumettre des motions, les « questions » peuvent également être interprétées comme des titres : « texte de la motion », « catalogue de demandes », « justification », « résumé » ou même « Cette motion s'adresse aux destinataires suivants » seraient des titres de questions typiques dans ce cas.

Les organisateurs peuvent définir jusqu'à cinq questions avec des champs de texte et jusqu'à trois questions avec des options à choix multiples. La longueur maximale des champs de texte libre peut être configurée jusqu'à 5 000 caractères, ce qui équivaut à peu près à trois pages A4. Les questions à choix multiples peuvent être configurées avec une ou plusieurs options.

Aucun des champs, à l'exception du titre/nom d'une proposition, n'est obligatoire. Il est dans l'intérêt de l'auteur de remplir tous les champs. Tant qu'un cycle de propositions est en cours, les propositions déjà soumises peuvent être modifiées par l'auteur.

En outre, il est possible de configurer les propositions de sorte qu'elles reçoivent ou même nécessitent le soutien d'autres participants pour être acceptées. Cependant, si les propositions sont modifiées par les auteurs, elles perdent tout soutien antérieur : celui-ci doit alors être exprimé à nouveau. Néanmoins, il reste visible qui avait déjà soutenu une version précédente de la proposition. Les propositions entières et les soutiens peuvent être retirés à tout moment. À tout moment, l'équipe organisatrice peut cliquer pour ajouter tous les noms des soutiens actuels au journal automatique des procès-verbaux.

L'équipe organisatrice peut décider si les propositions soumises sont automatiquement visibles lors de l'événement ou si elles doivent d'abord être vérifiées et autorisées. Les modifications ultérieures apportées aux propositions peuvent également les rendre invisibles aux participants réguliers pendant un certain temps.

L'organisateur peut créer un vote unique à partir d'une proposition ou un vote par liste à partir de toutes les propositions d'un tour de propositions en un seul clic. Tous les changements de statut saisis pour les propositions seront automatiquement inclus dans le procès-verbal de la réunion.

14. Présentation

L'interface utilisateur de votesUP est pratique pour les participants et les organisateurs, mais elle affiche trop d'informations pour une présentation sur un écran ou un affichage partagé. Dans ce cas, il est nécessaire de réduire l'information à l'essentiel. C'est pourquoi votesUP propose une vue de présentation continue. L'organisateur peut accéder à cette vue dans une fenêtre distincte ou un onglet du navigateur et la projeter ou la diffuser à un endroit approprié.

Passez la fenêtre en mode plein écran en appuyant sur la touche F11 dans la plupart des navigateurs pour Windows ou Linux, pour macOS utilisez Ctrl + Cmd et F. Pour quitter le mode plein écran, il suffit de double-cliquer à nouveau ou d'appuyer sur ENTER ou la touche ESC.

L'écran de présentation se met à jour automatiquement et passe d'un affichage à l'autre : vote en cours, résultats du vote, candidatures, listes d'orateurs actifs, point actif de l'ordre du jour ou titre général de l'événement.

Vous pouvez également activer manuellement les éléments à afficher.

15. Sessions de remue-méninges

Afin de recueillir des idées ou des commentaires auprès des participants, il est possible d'organiser des "séances de remue-méninges". Tous les participants (les électeurs éligibles, les invités et l'équipe organisatrice) seront autorisés à contribuer. Les contributions sont soumises de manière anonyme. Les collections seront présentées en direct sous la forme d'un nuage de mots, d'un tableau d'épingles ou d'une liste.

Comme pour les votes, les sessions de brainstorming peuvent être préparées avec un titre/sujet chacune et lancées ou interrompues selon les besoins. Jusqu'à 20 sessions de brainstorming peuvent être ouvertes en même temps. Les sessions de brainstorming peuvent continuer à être utilisées pendant que le vote est en cours.

Dans la variante « notes autocollantes », les messages peuvent être plus longs que dans le « nuage de mots ». Les messages mentionnés plusieurs fois reçoivent des étoiles en fonction du nombre de répétitions. Il est également possible d'attribuer des étoiles aux messages en cliquant dessus. Les évaluations multiples sont empêchées au cours de la session de l'utilisateur.

Les organisateurs peuvent supprimer des messages d'un simple clic ou activer un filtre pour le langage inapproprié.

Le contenu des sessions de brainstorming terminées peut être visualisé à nouveau sur la page des résultats. Les sessions de brainstorming peuvent être réinitialisées ou supprimées individuellement à tout moment.

16. Concentrez-vous sur les caractéristiques essentielles : Le mode action

Pour cacher les fonctions inutiles aux participants, certains modules tels que les listes d'orateurs peuvent être désactivés dans les paramètres de l'événement. Le « mode action » va encore plus loin : les participants n'ont accès qu'aux questions en cours et ne sont pas distraits par d'autres options. La barre de menu disparaît ; seul le bouton de déconnexion reste disponible.

Le mode action est donc particulièrement adapté au vote par correspondance (similaire au vote par correspondance, mais numérique) ou lorsque seuls quelques votes ou tours de brainstorming doivent être menés.

Pour l'équipe organisatrice, toutes les fonctions restent visibles et inchangées.

Le mode action peut être combiné avec différentes méthodes d'inscription. Les événements en mode action peuvent être configurés avec un accès très sécurisé ou complètement libre, comme la participation spontanée et sans mot de passe. En sélectionnant un mode autre que le mode légalement sécurisé pour un ou plusieurs votes, de sorte que de nouveaux électeurs éligibles puissent être ajoutés à un sondage en cours, un vote public peut être mis en œuvre.

17. Messages / Chat

Le chat sert principalement à l'échange de messages courts et aux messages centraux de l'équipe organisatrice. Les participants ne peuvent actuellement envoyer des messages qu'à une seule personne à la fois, tandis que l'équipe organisatrice peut également écrire à tous les participants en même temps. En outre, des messages apparaissent dans le chat lorsque le rôle ou le statut d'une personne a changé (par exemple, reconnaissance/révocation des droits de vote).

Dans le menu de navigation, le nombre de nouveaux messages apparaît à côté de l'icône du chat. L'indicateur est mis à jour toutes les minutes.

Si vous ne souhaitez pas être contacté par d'autres participants pendant l'événement, vous pouvez limiter les messages à certains groupes, comme l'équipe organisatrice. Ce paramètre se trouve sur la page de votre profil personnel. Si des participants non autorisés tentent ensuite d'envoyer un message, ils recevront un avis indiquant que la réception des messages est restreinte pour ce destinataire.

18. Profil

Sur la page de votre profil personnel, vous pouvez vérifier ou modifier différents paramètres : par exemple, vous pouvez obtenir des informations sur votre rôle de participant, votre poids de vote, l'adresse électronique enregistrée ou votre jeton d'accès. Vous pouvez également y modifier votre mot de passe.

Si vous souhaitez changer de langue d'utilisation, vous avez actuellement le choix entre 29 langues. votesUP est principalement disponible dans les langues européennes. Veuillez noter que votesUP ne traduit pas le contenu de l'événement, comme les questions de vote ou les points de l'ordre du jour, mais uniquement l'interface utilisateur.

Le nom d'affichage personnel peut être ajusté si la reconnaissance automatique par votesUP n'a pas été suffisante. Les fautes de frappe dans l'adresse électronique peuvent également être corrigées et un courriel de confirmation peut être déclenché (si nécessaire). Si une adresse électronique a déjà été confirmée, elle ne peut plus être modifiée pour ce compte. Les organisateurs peuvent décider si les noms d'affichage des participants sont définis et non modifiables à un moment donné.

En fonction de la configuration de l'événement, les participants peuvent indiquer leur sexe/genre. Cette information est évaluée chaque fois que le quorum est vérifié, et elle est visible dans les listes d'orateurs.

Outre le sexe, les participants peuvent également indiquer comment ils souhaitent être interpellés. Les exemples courants de pronoms préférés sont "he/ihm", "she/her", "they/them" ou le genre neutre suédois "hen". L'indication de votre pronom est facultative. Il sera affiché dans la liste des participants et des intervenants.

Pour sécuriser davantage un compte basé sur une adresse e-mail, vous pouvez activer l'authentification à deux facteurs (2FA) ici. Ensuite, les votesUP vous enverront un courriel avec un nouveau code d'accès à 6 chiffres (TAN) chaque fois que vous essayez de vous connecter. Ces codes d'accès expirent automatiquement après utilisation ou après 30 minutes.

19. Paramètres généraux

La langue par défaut d'un événement peut être définie dans les paramètres de l'événement. Les nouveaux participants verront l'interface dans cette langue. Une préférence personnelle peut remplacer le paramètre par défaut.

20. Informations juridiques et politique de confidentialité

Chaque événement peut avoir ses propres informations légales et sa propre politique de confidentialité. Ces politiques seront visibles pour les utilisateurs connectés sur les pages légales et de confidentialité de votesUP.

Les membres de l'équipe organisatrice peuvent modifier les politiques directement sur les pages respectives. Si des liens sont insérés, ils seront détectés et convertis automatiquement en hyperliens cliquables. Si vous souhaitez mettre l'accent sur certaines parties du texte, vous pouvez les mettre en italique, en souligné ou en gras.

21. Accord de traitement des données

votesUP propose de générer un « Contrat de Traitement des Données » (DPA) conformément à l'article 28 du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) [↗ Texte juridique sur EUR-LEX]. Cela vous permet de préciser, par exemple à vos participants, sur quelle base leurs données sont enregistrées et traitées. Cet accord est valable pour un événement spécifique et reste valable jusqu'à ce qu'il soit supprimé des systèmes de votesUP. Afin de préparer l'accord, votesUP vous demandera vos coordonnées détaillées et les fonctionnalités de votesUP que vous souhaitez utiliser.

22. Fermer, réinitialiser ou supprimer un événement

À la fin d'un événement, il peut être utile d'empêcher les participants de modifier leur nom d'affichage par la suite. L'événement peut également être "fermé", de sorte qu'aucun accès n'est possible, sauf pour les utilisateurs de l'organisation. Cette fermeture peut également être annulée à tout moment, ce qui signifie que l'événement peut être rouvert à nouveau.

Après 90 jours d'inactivité, l'événement sera automatiquement supprimé des votesUP. Une suppression anticipée peut être initiée à tout moment par les comptes de l'organisateur. Une réinitialisation partielle est également possible, par exemple après des tests.

Les options suivantes sont disponibles pour réinitialiser ou supprimer l'événement :
• Réinitialiser les invitations par courrier électronique : Vous devez parfois rappeler aux participants comment participer à l'événement. Réinitialisez le statut de l'invitation pour permettre une nouvelle série d'e-mails personnalisés.
• Supprimer les résultats uniquement : Après les tests, vous pouvez effacer les résultats des votes afin que les bulletins de vote soient à nouveau disponibles en tant que nouveaux modèles.
• Supprimer tous les votes : Non seulement les résultats du vote sont effacés, mais les bulletins de vote ne seront plus disponibles en tant que modèles. De même, toutes les sessions de brainstorming seront supprimées.
• Supprimez les votes, les procès-verbaux et les participants : Hormis le compte de l'organisateur principal, tous les participants, les procès-verbaux et les listes d'orateurs seront supprimés.
• Supprimer l'ensemble de l'événement : Tout effacer. Vous serez immédiatement déconnecté, mais vous recevrez un e-mail de confirmation de la suppression (si l'adresse e-mail de l'organisateur principal a été confirmée).

⚠️ Pour des raisons de confidentialité, les jetons qui ont déjà été utilisés ne seront pas réinitialisés lorsque vous supprimez les votes. Toutefois, les jetons utilisés peuvent être supprimés si nécessaire après une réinitialisation du vote et de nouveaux jetons peuvent alors être créés pour les remplacer.

23. Archivage à long terme des résultats

Les événements inactifs sont supprimés après 90 jours. Pour archiver les votes et autres résultats à long terme, vous devez exporter toutes les données du système. votesUP propose les trois variantes suivantes, qui peuvent également être utilisées indépendamment l'une de l'autre :

• Enregistrement automatique du procès-verbal de l'événement
  votesUP enregistre automatiquement l'événement. Ce procès-verbal peut être exporté par copier-coller et transféré dans un traitement de texte ou imprimé directement à partir de votesUP. La plupart des systèmes d'exploitation offrent la possibilité de créer un fichier PDF dans la boîte de dialogue « Imprimer ».
• Aperçu des résultats de vote par courriel
  votesUP peut envoyer tous les résultats de vote par ordre chronologique dans un courriel à l'organisateur. Cette fonction se trouve sur la page « Résultats ». Ce bouton n'est accessible qu'aux membres de l'équipe organisatrice, mais pas aux participants réguliers.
  Les courriels de votesUP sont toujours cryptés, c'est-à-dire que seuls votesUP et le serveur de réception peuvent y accéder.
• Archivage de l'urne numérique
  Pour les scrutins secrets, votesUP met à disposition l'équivalent numérique d'une urne : tous les bulletins de vote déposés peuvent être consultés et, le cas échéant, imprimés sous forme de document long ou sauvegardés en PDF. L'ordre des bulletins à l'écran est découplé de l'ordre réel dans lequel les votes ont été exprimés. Le secret de l'élection est ainsi mieux garanti.

24. Dupliquer un événement

Si vous souhaitez organiser un autre événement avec des paramètres similaires, vous pouvez laisser votesUP dupliquer votre événement. Vous pouvez sélectionner les données que vous souhaitez transférer vers le nouvel événement : par exemple, les participants, les votes, les sessions de brainstorming, les motions et candidatures, l'ordre du jour, les paramètres de confidentialité ou le logo de l'événement.

Tous les paramètres, à l'exception de l'ID de l'événement, peuvent encore être modifiés par la suite. Les documents téléchargés et les annonces de date avec des augmentations de limite ne seront pas transférés.

Tous les paramètres, à l'exception du nouvel ID de l'événement choisi, peuvent encore être modifiés par la suite. Les documents téléchargés et les annonces de date avec des augmentations de limite ne seront pas transférés.

Le processus de duplication ne prend que quelques instants. Une fois la copie terminée, un e-mail d'information vous sera envoyé. L'adresse e-mail principale du nouvel événement est automatiquement confirmée.

Les événements en dehors des accords de partenariat ne peuvent être dupliqués qu'une seule fois.

Remarque : il n'est pas permis de dupliquer des événements afin de contourner la limite de facturation de 40 participants (voir les conditions d'utilisation).

25. Grands événements

Avec jusqu'à 40 participants (événements partenaires : 80), il est possible d'organiser un événement spontanément et gratuitement : après avoir créé votre événement, il vous suffit de confirmer l'adresse électronique de l'organisateur et le tour est joué ! Nous ferons de notre mieux pour que ces petits événements restent gratuits à l'avenir.

Mais les événements avec 1 000 participants ou plus ne posent pas non plus de problème avec votesUP. Pour les bulletins de vote par correspondance numériques, votesUP est actuellement ouvert jusqu'à 30 000 participants. Cependant, vous aurez besoin d'un certain temps de préparation pour l'événement.

Si vous prévoyez plus de 40 participants simultanés à votre événement, ou si vous avez besoin de plus de places que celles prévues par la limite par défaut, vous devrez demander une augmentation du système votesUP. Pour plus de sécurité, vous ne devriez pas soumettre de demande d'augmentation à la dernière minute, mais idéalement quatre jours ou plus avant le début prévu de l'événement. Les augmentations de limites peuvent être demandées jusqu'à six mois à l'avance.

Vous devez d'abord créer un événement et confirmer l'adresse électronique de l'organisateur principal. Une fois l'adresse confirmée, vous trouverez une option pour les demandes d'augmentation des limites dans votre événement : Le formulaire facile à utiliser est accessible via le gestionnaire des participants et via les paramètres de l'événement.

votesUP vous demandera les places requises pour les participants ainsi que les dates prévues de début et de fin de l'événement. Ces données sont nécessaires à votesUP afin de pouvoir planifier les charges de serveur attendues.

Pour les manifestations organisées dans le cadre d'accords de partenariat, la limite administrative peut déjà comprendre plus de 40 participants. Une annonce de date n'est également nécessaire que pour les manifestations en direct comptant plus de 80 participants (afin que les ressources nécessaires puissent être allouées). Cela permet notamment de vérifier combien d'événements parallèles ont été annoncés. Cependant, l'augmentation de la limite standard pour les profils de partenaires présente déjà des avantages, même sans annonce de date : Les événements de plus grande envergure peuvent être préparés avec plus de souplesse et les "votes numériques par correspondance" peuvent être réalisés sans autre forme de procès.

Frais : Chaque événement est différent. Parfois, il faut quelques votes d'essai, parfois les participants sont déjà très expérimentés. Parfois, seuls quelques votes/élections doivent être organisés, parfois des votesUP sont nécessaires en continu et sur plusieurs jours lors d'une conférence. Il est important pour nous que les organisateurs ne soient jamais obligés de renoncer à des tours de scrutin supplémentaires pour des raisons financières. C'est le processus démocratique qui doit être au centre de votre manifestation, et non une question d'argent ! En raison de la grande diversité des besoins d'utilisation, nous n'avons pas de prix fixes. Nous vous demandons plutôt de soumettre une offre dans le cadre de notre guide d'orientation et sur la base de votre auto-évaluation. Le guide d'orientation propose 50ct - 1 € par siège de participant/jour pour les configurations en direct (seulement 40ct pour les événements en direct d'une durée de moins de trois heures). Lors de l'utilisation de votesUP pour le "vote numérique par correspondance", le cadre ne s'applique naturellement pas par jour, mais pour toute la durée. Un forfait maximal de 25ct par place de participant est appliqué dans ce cas. Vous trouverez de plus amples informations sur notre liste de prix.

Vous trouverez également un champ de saisie pour l'adresse de facturation et un autre pour d'éventuels autres commentaires. Toutefois, nous vous recommandons de ne pas mélanger d'autres questions avec la demande d'augmentation ; envoyez-nous plutôt un courriel distinct pour ces questions. Vous recevrez une notification lorsque votre augmentation de limite aura été activée - ou un courriel contenant des questions/informations au cas où nous aurions rencontré des problèmes à clarifier. S'il n'y a pas d'autres problèmes, l'activation de la limite peut parfois avoir lieu en quelques minutes seulement. La facture sera envoyée après la fin de la période annoncée pour l'événement, sauf accord contraire.

Tous les participants peuvent être entièrement gérés dès l'activation de l'augmentation de la limite - vous n'avez pas besoin d'attendre le début annoncé de l'événement. Il est possible d'organiser à tout moment des tests avec un maximum de 40 participants. Dans ce contexte, il est utile de savoir qu'en tant qu'organisateur, vous pouvez également réinitialiser les votes afin de pouvoir recommencer un nouvel événement plus tard.

Veuillez noter que tous les membres de l'équipe des votesUP ont d'autres activités principales. C'est pourquoi votre demande peut parfois prendre un peu plus de temps avant d'être traitée.

26. Qu'est-ce qui peut aller de travers ? (ou : questions fréquemment posées)

📧 J'ai créé un événement, mais j'ai mal orthographié l'adresse e-mail!
Si vous n'avez pas reçu l'e-mail de vérification, vous pouvez encore sauver l'événement de la suppression automatique après trois jours : Connectez-vous en tant qu'organisateur, allez dans "Profil" dans la barre de menu en haut à droite et corrigez votre adresse e-mail. Cliquez ensuite sur "Demander le lien de confirmation" dans votre profil.
Vous pouvez également supprimer l'événement que vous venez de créer et en créer un nouveau avec le même identifiant d'événement.

📧 Un participant a fait une erreur de frappe lors de la connexion et s'est inscrit une deuxième fois!
La solution la plus simple consiste à définir ce deuxième compte comme "bloqué" par les organisateurs. Cela déconnectera automatiquement le mauvais participant. Demandez ensuite à la personne concernée de se reconnecter avec la bonne adresse. Vous pouvez également bloquer et/ou supprimer le compte d'origine.
Gardez à l'esprit que la suppression d'un compte n'est possible que si le participant n'était pas éligible pour participer à un vote.
Les adresses électroniques non confirmées peuvent être modifiées par les organisateurs. Toutefois, une adresse électronique ne peut pas apparaître deux fois dans un événement, même si l'un de ces comptes est actuellement bloqué.

📧 Le lien de vérification dans un courriel de confirmation a expiré!
Pas de problème, vous avez encore deux possibilités pour confirmer votre compte :
1) votesUP envoie également un courriel via la fonction "Mot de passe oublié ?", qui confirme implicitement votre accès au compte de messagerie et donc votre "authenticité"
2) Si vous êtes déjà en ligne, vous pouvez demander qu'un nouveau lien de confirmation vous soit envoyé par courriel via votre "profil" dans le cadre de la manifestation.

⚙️ Certains boutons semblent être manquants!
Si vous avez activé un bloqueur de publicité dans votre navigateur, il se peut qu'il cache par inadvertance des éléments que vous souhaitez voir. Cela se produit par exemple avec "uBlock Origin" lorsque la section "Annoyances" est activée.
votesUP n'est pas accompagné de publicité ou de trackers, c'est pourquoi nous vous recommandons de désactiver le bloqueur de publicité pendant que vous utilisez votesUP.

⚙️ Dans mon événement, seuls 40 participants peuvent s'inscrire en même temps, alors que nous pensions avoir une limite de participation plus élevée?
Les événements comptant plus de 40 participants doivent être enregistrés pour une période déterminée dans les paramètres de l'événement. En dehors de cette période, vous pouvez gérer/modifier tous les participants ou effectuer des votes de test, mais pas plus de 40 personnes peuvent être en ligne en même temps.
Si votre événement doit compter plus de 40 participants en même temps à plusieurs dates non contiguës, vous devez saisir les dates distinctes via l'augmentation de la limite dans chaque cas.

⚙️ Je voudrais organiser un événement tout en participant aux votes. Est-ce possible ?
Un compte d'organisateur n'est pas autorisé à prendre part aux votes. votesUP est construit de cette manière afin que les participants puissent être sûrs que l'équipe organisatrice sera moins encline à la tricherie.
Vous devez donc vous inscrire séparément pour pouvoir voter. Si vous souhaitez vous inscrire en tant que participant en plus de votre compte d'organisateur, vous devrez ouvrir un autre navigateur ou une "fenêtre privée" et vous connecter à l'aide d'une autre adresse électronique ou d'un autre jeton.

⚙️ J'ai donné des droits de vote à une personne à des fins de test, mais elle devrait maintenant passer à l'équipe organisatrice!
. Dès qu'une personne est éligible pour un vote concret, son compte ne peut plus être transformé en membre de l'équipe organisatrice. Grâce à cette barrière dans les votesUP, les autres participants peuvent être sûrs qu'aucune tricherie ne se déroule dans leur dos. Cependant, si vous réinitialisez l'événement et supprimez tous les résultats de vote, un changement de rôle de Voter → Guest → Orga est à nouveau possible.

🔒 Mon code pour l'authentification à deux facteurs a expiré!
Vous avez deux possibilités : Soit cliquer sur "Déconnexion" et vous connecter à nouveau. Vous recevrez alors un nouveau code d'authentification par courriel. Vous pouvez également demander aux organisateurs de votre événement de désactiver temporairement ou définitivement l'authentification à deux facteurs pour votre compte.

🔒 Je ne parviens pas à me connecter bien que j'aie utilisé des informations d'identification correctes, mais je retombe toujours sur la page d'accueil!
Si vous ne recevez aucun autre message d'erreur, la cause est probablement la détection automatique d'une mauvaise utilisation : Cela peut être causé par vous-même ou par d'autres personnes, par exemple lorsque vous vous connectez via un réseau Wifi partagé ou le réseau TOR. Votre ordinateur peut également être infecté par un logiciel malveillant et provoquer des actions abusives sur Internet à votre insu. Cependant, votesUP considère également les navigateurs très anciens comme des tentatives d'abus : Si un navigateur n'a pas été mis à jour depuis cinq ans, il n'est plus adapté à l'internet d'aujourd'hui. Si vous pensez avoir été exclu de manière injustifiée, veuillez contacter directement notre support.

🗳 J'ai attribué des droits de vote à une personne, mais le votesUP ne lui permet toujours pas de voter!
Si vous attribuez des droits de vote lors d'un vote en cours, dans le mode par défaut de votesUP, ceux-ci ne s'appliquent qu'au prochain vote qui suit. Si le groupe d'électeurs admissibles changeait au cours d'un vote, il serait impossible de garantir une exécution conforme à la loi au sens strict du terme. Si les droits de vote nouvellement ajoutés doivent également être valables pour un vote en cours, vous pouvez modifier le mode dans le vote concerné sous " Électeurs admissibles " : Confirmez à cet endroit que les votesUP autorisent également les nouveaux électeurs de manière continue. Il n'est cependant pas possible de revenir au mode strict.

🗳 Pourquoi faut-il plusieurs secondes pour qu'un nouveau vote apparaisse sur l'appareil d'un participant?
Les votesUP sont conçus pour consommer le moins de bande passante possible et donc pour bien fonctionner même sur des Wifis de grande taille avec de nombreux participants. Nous recommandons à l'organisateur de votre événement d'annoncer "Nous passons maintenant au vote, cliquez sur le boîtier de vote". Vos participants n'ont pas à attendre patiemment l'affichage du bulletin de vote ou du résultat - la mise à jour automatique de l'affichage, légèrement retardée, est destinée aux participants moins actifs afin qu'ils puissent tout de même participer à l'événement.

🗳 Le résultat du vote ne semble pas correspondre : Il y a eu plus de bulletins déposés que de votes comptabilisés!
Cette situation peut se produire si vous avez spécifié que des bulletins blancs peuvent également être soumis.

🗳 Le résultat du vote ne semble pas correspondre : Il y a plus de votes individuels que de suffrages exprimés!
Si vous avez spécifié dans la définition du bulletin que plusieurs candidats peuvent être sélectionnés, le total des votes peut naturellement être plus élevé que le nombre de personnes ayant voté.

👩‍💻 Pourquoi les participants sont-ils parfois expulsés et doivent-ils se connecter à nouveau ?
En principe, votesUP maintient la connexion avec les utilisateurs connectés. Il y a cependant trois raisons pour lesquelles des déconnexions automatiques peuvent se produire :
1) Les appareils des utilisateurs et le votesUP échangent toutes les quelques secondes unping " Je suis toujours là ". Ce n'est que lorsque le votesUP n'a pas reçu un tel ping d'un appareil pendant 15 minutes que la session concernée est supprimée et que l'utilisateur est déconnecté. Les appareils mobiles, en particulier, essaient très activement d'économiser de l'énergie et mettent donc rapidement en veille les fenêtres inutilisées. Sur l'ordinateur de bureau, cela peut également se produire avec les onglets en arrière-plan du navigateur. Il est donc possible que l'appareil de l'utilisateur se déconnecte tout simplement et que les votesUP supposent qu'il est hors ligne.
2) Lors de la récupération de documents téléchargés (documents Office ou PDF), le navigateur peut les ouvrir directement dans la fenêtre active au lieu de les ouvrir dans un processus séparé. L'appareil final perd alors la connexion avec votesUP et est déconnecté en conséquence. Il est donc conseillé d'ouvrir les documents dans un nouvel onglet sur les appareils concernés. Sur les PC, cela peut se faire par un clic droit de la souris, sur les écrans tactiles par un tapotement long.
3) Dans de rares cas, nous devons appliquer des mises à jour individuelles au serveur votesUP pendant la journée. Dans ce cas, les utilisateurs peuvent perdre la connexion pendant un court instant et être déconnectés, en fonction de l'endroit où ils se trouvent dans le système.

📺 Lors d'une vidéoconférence, une autre personne a partagé son écran - comment puis-je passer à votesUP?
Certains systèmes de vidéoconférence occupent automatiquement tout l'espace de l'écran. Dans ce cas, les participants doivent trouver la fonction permettant de quitter le mode plein écran. Il peut être judicieux de placer la fenêtre de l'application votesUP sur un côté de l'écran et même, si nécessaire, de redimensionner la fenêtre du navigateur pour la rendre un peu plus étroite.

👨‍👩‍👧‍👧 Je souhaite organiser des votes avec des enfants ou des adolescents en dessous de la limite d'âge fixée par le RGPD
Le RGPD identifie une limite d'âge de 13 à 16 ans, fixée individuellement par les États membres de l'UE, en dessous de laquelle une approche plus sensible du traitement des données est requise.
Le RGPD est très clair à ce sujet : Pour traiter les données personnelles des enfants et des adolescents, le consentement de leurs tuteurs légaux est nécessaire. Dans certains cas, l'accès anonyme via des jetons peut aider à résoudre les problèmes liés à la protection de la vie privée, mais il dépend également d'autres facteurs, tels que les sujets soumis au vote.

⚙️ Les caractères spéciaux apparaissent bizarrement dans une exportation CSV!
Malheureusement, certains produits bureautiques commerciaux sont réglés par défaut sur l'encodage de caractères "Western (Windows-1252)". Cela signifie que les noms de participants comportant des caractères spéciaux d'Europe centrale et orientale, de Turquie ou d'autres pays ne peuvent pas être exportés. C'est pourquoi les votesUP utilisent le codage moderne "Unicode/UTF-8". Les programmes bureautiques modernes comme LibreOffice sont configurés par défaut pour une utilisation multilingue, et vous pouvez facilement ouvrir le fichier en double-cliquant dessus. Avec d'autres produits (par exemple, MS Excel), vous devrez peut-être passer par l'"Assistant d'importation de texte" pour sélectionner UTF-8.

⁉️ J'ai perdu la trace de mes événements. Existe-t-il un moyen d'obtenir une vue d'ensemble ?
Les votesUP peuvent vous envoyer par courriel un aperçu de tous les événements auxquels vous êtes inscrit en tant qu'organisateur ou participant régulier avec une adresse électronique. Demandez votre aperçu.