votesUP Manual

The English version of the manual is still work in progress!

You want to use votesUP with your team? Below we have put together a guide that explains the most important things.

Contents

 0. Preparations
 1. Create a new event
 2. Overview of the main management areas
 3. Participants and user roles
 4. Access for participants: token, email or impromptu?
 5. Authentication: is it really you?
 6. Conduct open votings and secret ballots
 7. Digital “absentee ballot”
 8. Election board / observers
 9. Minutes
10. Agenda 🆕
11. Speakers' lists and points of order
12. Presentation
13. Brainstorming
14. Focus on the essentials: the action mode
15. Messages / Chat
16. Profile
17. Central settings
18. Legal information and privacy policy
19. Data Processing Contract
20. Close, reset or delete an event
21. Big events
22. What can go wrong? (or: frequently asked questions)

0. Preparations

All you need to get started with votesUP is an Internet-enabled device with a browser that is modestly up-to-date. It's up to you whether you prefer Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Apple Safari or Google Chrome, Vivaldi, Opera… The only choice you should avoid is the very outdated Microsoft Internet Explorer. Also in terms of devices you can choose according to your preference: votesUP can be used on a smartphone, a tablet and a desktop computer. Yet if you intend to host and manage an event, we would recommend a sufficiently large screen.

The icons and buttons in votesUP may look slightly different depending on your device, as votesUP uses standard icons. This allows us to save bandwidth, so that votesUP can also be used in places with poor internet connection or in busy wifi networks.

⚠️ Within one browser session only one person at a time can be logged in, i.e. either the host or a regular participant. For test runs with different roles etc. it is easiest to use two different browsers on one device.

1. Create a new event

In order to make use of votesUP, you need to create an « event ». The most important thing about that is to set the event ID. That ID will the general access code for the event. (In addition, your participants will also have to identify themselves personally, but more on that later.)

Any other settings for the event can still be changed later on, so don't worry about them right now. What's more important: Please make sure that you insert a valid email address for the organiser. You will then receive an email with a confirmation link within a few moments. As long as the event has not been confirmed by you, some of votesUP's features will be restricted: probably the most striking is the limit of five additional participants. In addition, unconfirmed events are automatically deleted after three days.

A QR code is generated together with the event so that participants with smartphones or tablets can easily access the event. The QR code can also be retrieved at any time later on. You can find it both in the event settings and in your personal profile.

2. Overview of the main management areas

Directly after the creation of an event you will gain access to its management panel for the first time. What will you find there? On top, you will see two navigation menus: the upper button bar is the one that is also visible to your participants, while the second bar is only available for you as the organiser. Thanks to this approach, you can always check how the participants “experience” the event.

For a better overview on smaller screens, votesUP reduces the size of the menus by omitting labels. On smartphones, in particular, you may only see the icons.

In case the features «Agenda» or «Speakers' List» have been deactivated in the event settings, they will no longer appear in the navigation menu for regular participants.

In the main area of the window, you will see the functions for executing the most important task of votesUP - conducting votes. You can either prepare votes in advance or carry them out spontaneously. The only important thing is that you will need participants who are entitled to vote. Please note that an organiser will not be able to vote!

votesUP indicates (to everyone) which point of the agenda is currently active. To you as the organiser, it also informs you if there is any self-registrant in the waiting room. This information is updated every time you open a new page or execute a function. Of course, you can also switch to the participant management at any time and check the status directly.

3. Participants and user roles

Participants can be admitted to the event in two ways: Either you edit the participation accounts in advance or you allow self-registration for the participants. The latter is the default setting. Self-registrants have to be allowed in by the organisers.

In order for participants to “locate” your event, you must provide them the event ID that you have assigned when creating the event. Participants will need to enter the event ID on the votesup.eu homepage and then identify themselves in the second step. There are two variants here: the personal email address or predefined tokens. The difference will be explained a bit further below.

You can even make the access to your event a little easier, especially if you use votesUP in parallel with a video conference or the invitation was sent electronically (email, messenger). The event ID can be appended to the votesUP address with a leading question mark, so that participants do not have to enter the event ID manually. The direct link is structured as follows: https://votesup.eu?event-id. You can also find the access link at any time later in the event settings and on your personal profile page. The QR code cam also be used to conveniently transfer access to your smartphone or tablet without typing.

In the participants manager, all user accounts for this event are listed with their roles and, if applicable, their voting weight. Additional participants can be added here at any time, and self-registrants can be admitted for participation.

A participant can be assigned one out of several roles in votesUP. Your role as host of an event will be displayed as »ORGANISER«. The most important other roles are »VOTER« and »GUEST«. You may also attribute the ORGANISER status to additional users, so that you can comfortably host an event as a team. But please be aware that ORGANISER accounts cannot be entitled to vote.

As already mentioned, depending on the configuration of the event, participants can register themselves or are registered in advance by the organiser team. For self-registrants, in the default setting they will find themselves in a waiting room, in which they can interact to a certain extent with other waiting persons and the hosts. They cannot see participants who have already been admitted, but they will be able to receive messages from them. After self-registrants have been assigned a role by the organisers, they will be able to access further functions in votesUP.

Participants generally have access to the overview of all participants. However, due to data protection and security considerations, there are certain restrictions in place: Other voters or guests do not see pre-registered tokens or email-based accounts that have never been active. Besides, they will never have access to the email addresses of other participants, but only to their display names. This display name is first generated automatically from the email address of the self-registrant. votesUP tries to recognise what would be a good display name. For example, firstname.lastname@example.com becomes "Firstname Lastname". info@example.com becomes "Example (Info)", etc. Participants can alter their display names at their profile page.

Organisers may also customise participants' display names. And they can also help if an email address contains a typo or if participants want to deactivate two-factor authentication.

Roles can also be changed subsequently via the participant manager. votesUP enables this in a step by step manner – a person currently entitled to vote must first be blocked before he or she could possibly be deleted altogether. If there was already a vote with that person entitled, blocking is as far as you can go. When the role is changed to guest, persons who were already entitled to vote in prior ballots are displayed as “former voter" Anyone who has already been entitled in a vote cannot be changed to an organiser role – this is only possible if all votings in the event are being reset.

4. Access for participants: token, email or impromptu?

votesUP offers three different ways in which participants can be registered for an event. The default setting is “email address”. However, this can be changed in the event settings to “neutral tokens” or a mixed form. This option will change the login screen for your participants. Email accounts can still log in, but the possibility of token access is now added.

As a third variant, the votesUP provides the possibility for spontaneous participation, i.e. without authentication. The participants will only need the event ID to log on as eligible voters in the event. Depending on the use case, the hosts may set a requirement for the participants to provide their names or let them join in a completely anonymous manner. Without the name, participants will receive a random token ID. The “spontaneous participation” variant may be suitable for less binding polls or for an expression of general opinions. For the participants it is not possible to log on to the event again with the same identity token.

Token accounts are a good choice if you do not know the participants in advance or your participants have no or only limited access to an email address.

These access tokens can be generated automatically by votesUP. The corresponding function can be found in the participants manager. Depending on your security requirements, you can configure how many characters the tokens should have. The default length is six characters. There is no difference between upper and lower case letters.

The tokens are only anonymous as long as they are distributed anonymously (e.g. when each participant a printed token from a basket).

However, you can also use tokens as regular accesses with “real” display names. Depending on the event settings, the participant can be asked for their name when logging in for the first time. Alternatively, participants can change their display name via the profile page. If it is important that anonymity is maintained, the organiser should deactivate the option to change the display name in the event settings. However, names that have already been changed will then remain in the new state.

In mixed mode, both email accounts and token accounts can log on to your event.

A special feature is the “passwordless tokens” mode, which does not require passwords. However, you should note that tokens that have already been used once are associated with the respective mode: tokens with passwords cannot subsequently "lose" their password; passwordless tokens, on the other hand, cannot be subsequently transferred to the mixed mode.

For all prepared tokens, a list of personalised QR codes can be displayed. Scanning the QR codes can significantly lower the participation barrier, especially with smartphones and tablets: participants then only have to enter their password, as the event ID and token are already included in the QR code.

For pre-registered participants with email addresses, votesUP offers to send personalised invitation emails automatically. In addition to a brief introduction text, those emails contain a direct link for the person concerned, so that they no longer have to type in the event ID and their email address themselves: only their password needs to be provided by hand.

The invitation mails can be initiated for each account individually or for all participants who have not yet received an invitation. The email language follows the personal settings for each person. As the invitations are sent out with in batches and with a certain time delay, for larger events it may take up to an hour for all emails to be sent out. For testing purposes, the organisers of an event may send invitation emails to themselves as well.

It is not foreseen that invitations can be resent to participants. The reason behind that is that votesUP wants to prevent the risk of people being bothered without their consent.

If votesUP encounters problems with a registered email address, votesUP will indicate that in the individual settings of an participant. Among other things, votesUP evaluates email bounces of the last few days and an internal list of obviously wrong domains. Even if no problems are displayed about the address of a participant, the system may have not taken all possible problems into account (e.g. full mailboxes).

5. Authentication: is it really you?

Of course, as an organiser you want to be sure that every account is only used by the right person. Yet not every event has the same requirements to authentication. Therefore, votesUP offers various security measures that you can choose from, depending on the needs of your event.

The best security level can be achieved if only you as the organiser will enter the email addresses for all participants and then activate two-factor authentication (2FA) for everyone. 2FA means that a user will have to enter an additional one-time security code in order to log on. That code is sent to you by e-mail at the very moment of your login attempt. 2FA measure ensure that each participant is the person they claim to be already for the time of logging in, i.e. when your participants are just setting their access password.

Two-factor-authentication in votesUP

One security level lower is the general option “Send a verification link by email upon first registration”. You can enable this automatic sending in the event settings. Unlike two-factor authentication, however, these verification links do not pose an absolute barrier, rather the respective participant status is displayed to you as the organiser: The participant management shows a darkened person icon (👤) in case an email address has been confirmed. A brighter icon implies that the email address has not yet been verified by means of a confirmation link. Participants can also request this verification link themselves on their profile page.

In the case of token accounts, the darker person icons indicate a token that has already been activated, while s lighter icon indicates the token has not yet been used. “Activated” means that someone has been logged on to the account at least once and a password has been set.

The mode for spontaneous participation is not recommended for legally secure voting.

6. Conduct open votings and secret ballots

Note: votesUP makes no conceptual distinction between “votings“ and “elections“.

Votes can either be prepared in advance or created spontaneously as needed. Prepared votes can be changed later, e.g. if a previously unknown candidate is added. As soon as a vote is in progress, it is of course no longer possible to change it.

votesUP is designed for typical conference settings, in which spontaneous votes often need to take place. Therefore, simple yes-no-abstentions-votings are possible without any preparation. The default question is «Do you agree?» with the three options offered. With «Start voting instantly» a member of the organising team can start the voting process without delay. If another vote is currently open, it would be automatically closed - except in the mode for «absentee voting» – then multiple votings can be open at the same time.

Voting question
The voting question may contain up to 600 characters, which encompasses about one third of an A4 page. So the “question“ can also be used to vote on entire text proposals.

You have a number of formatting options to emphasise parts of the text. Dazu musst du die betreffenden Wörter oder Textteile mit kleinen Codes einfassen, nämlich [i]…[/i] für kursive, [u]…[/u] für unterstrichene und [b]…[/b] für gefettete Abschnitte. Damit du das Aussehen prüfen kannst, gehe nach dem Anlegen auf »Vorschau«.

Answering options
votesUP bietet verschiedene Varianten von Abstimmungen, die beim Anlegen unter dem Punkt »Antwortoptionen« ausgewählt werden können.

• In favour / Against / Abstain
• In favour / Against
• List: Wenn mehrere Kandidaturen zur Auswahl stehen oder andere Antwortoptionen als „Ja/Nein/Enthaltung“ abgefragt werden sollen, gibt es die Möglichkeit eine Liste von Einträgen zu erstellen. Hierbei sind dann wiederum weitere Antwortvarianten möglich. Voreingestellt ist ein »einfaches Ankreuzen«, jedoch können auch Ja/Nein/Enthaltung pro Eintrag ermöglicht, ganze Listen angenommen oder globale Nein- und Enthaltungsstimmen angegeben werden. Wichtig ist, dass du dir beim Anlegen des Stimmzettels Gedanken machst, wie viele Listenoptionen mindestens und maximal ausgewählt werden müssen, damit eure Abstimmung dann auch gültig ist.
• Stimmungsbilder: Diese unterscheiden sich im Ablauf ein wenig von den anderen Abstimmungen, denn sie sind visueller angelegt und benötigen bei den Teilnehmenden keinen Bestätigungsklick. Zudem gibt es hier die Möglichkeit kurzfristig den Kreis der Stimmberechtigten auch um die Gäste und die Orga zu erweitern, so dass alle Teilnehmenden gleichberechtigt ihre Meinung/Stimmung kundtun können. Zur Auswahl stehen drei Stimmungsbilder: 👍 / 👎 (good - bad), 🙂 / 🙁 / 🤔 (happy - not happy - thinking) und 🙂 / 😴 / ☕️ (happy - exhausted - need break)

Open and secret ballots can be conducted. votesUP ensures the secrecy of the vote by processing secret ballots differently than the open ones: In secret mode, voters are merely ticked off in the voter list and the ballots are processed separately, so that even on a technical level there is no possibility of mapping the votes cast to individual voters.

In the default setting, those particpants who are already eligible to vote and are online in votesUP at the time a specific voting begins, will be able to vote. This ensures that digital voting remains very transparent and traceable for all participants. It is not possible for individuals to log in later or that an organiser assigns voting rights for an ongoing vote. In such cases, the voting needs to be repeated. However, for absentee votings (which are intended to run for a whole week or so), votesUP offers a specific mode, which will be explained in the next section.

In der Standardeinstellung können Teilnehmende mit einem höheren Stimmgewicht ihre Stimmen nicht splitten. Wenn sie ihre Stimme abgeben, wird diese also so oft gezählt wie das Stimmgewicht lautet. Allerdings hat das Orga-Team die Möglichkeit Stimmensplittungen zuzulassen. Diese Option findet sich in den Event-Einstellungen und gilt dann für alle Abstimmungen.

Für größere Veranstaltungen lohnt es sich wahrscheinlich, bestimmte Abstimmungen vorher anzulegen – vor allem bei umfangreicheren Abstimmungsfragen oder wenn es um Kandidaturlisten geht. Angelegte Abstimmungen können mit der »Vorschau« jederzeit überprüft werden; eine Veränderung oder Ergänzung der vorbereiteten Abstimmungen ist ebenfalls möglich.

Gerade wenn man viele Abstimmungen vorbereitet, wird die Übersicht auf einem begrenzten Bildschirm schnell zur Herausforderung. Daher können Abstimmungen konkreten Programmpunkten zugewiesen werden. Sie erscheinen damit mit Zwischenüberschriften sortiert in der Vorbereitungsliste.

Je nachdem, was Teilnehmende gerade im System tun, sehen sie Abstimmungen automatisch oder müssen in der Menüleiste auf den Startseite/Wahlbox-Button klicken. Ein pulsierender Button zeigt spätestens nach 30 Sekunden den Weg. Damit die Teilnehmenden sich nicht in der Eile verklicken, müssen sie zuerst die Abstimmungspräferenz auswählen und dann auf »Abstimmen« klicken.

⚠️ Für die Teilnahme kann auch auf Tastaturbedienung zurückgegriffen werden, da Accesskeys mit den jeweiligen Optionen verbunden sind: j für Ja, n für nein, e für Enthaltung, a für Absenden. Bei Listenwahlen sind die einzelnen Einträge mit den Ziffern 1 - 9 erreichbar.

Die Abgabe eines ungültigen Stimmzettels wird von votesUP verhindert. Allerdings können sich Teilnehmende auch entscheiden bei einer konkreten Abstimmung keine Stimme abzugeben. Die Moderation der Veranstaltung bestimmt, wann eine Abstimmung bzw. ein Wahlgang geschlossen wird. votesUP schließt Abstimmungsvorgänge aber auch automatisch, wenn alle Stimmen eingegangen sind.

In der Standardeinstellung haben alle zugelassenen Teilnehmenden, also auch Gäste, sofort nach Ende einer Abstimmung Zugriff auf das Abstimmungsergebnis. Das umfasst auch die Liste der Stimmberechtigten und bei offenen Abstimmungen auch die konkreten Einzelstimmen. Veranstaltungsweit lässt sich die Transparenz reduzieren, bis hin dazu, dass nur das Orga-Team Ergebnisse sehen kann. Parallel dazu gibt es die Möglichkeit bei einzelnen Abstimmungen die automatische Sichtbarkeit des Ergebnisses zu unterbinden. Entweder man wählt „Orga kann Ergebnis zuerst prüfen“ oder die nächste Stufe „Ergebnis muss freigeschaltet werden“. Das Ergebnis bleibt dann solange geheim (auch für das Orga-Team), bis es explizit freigeschaltet wurde. Diese Stufe eignet sich vor allem dafür, wenn mehrere Wahlen hintereinander im Verbund stattfinden sollen, ohne dass ein Wahlergebnis auf die nächsten Abstimmungen Auswirkungen haben darf.

votesUP prevents attempts to cast a vote several times: a participant my be logged in on multiple devices, but voting can only be cast once. Attempts to participate in a vote multiple times will be rejected by the system.

Sofern eine Veranstaltung bestätigt ist, können alle Abstimmungsergebnisse per E-Mail an die zentrale Orga-Adresse versandt werden. Diese Mail beinhaltet nicht die Details der Einzelstimmen, sondern lediglich die kumulierten Ergebnisse.

Geplante Weiterentwicklung: Anonymisierung von Abstimmungsergebnissen

7. Digital “absentee ballot”

If you want to open more than one ballot at a time or run the ballots over several days, you can change the event mode to “digital absentee vote”. Now not all eligible voters have to be online at the opening of a vote. However, it is still a prerequisite that their voting entitlement is already registered when the voting starts.

Dieser Modus kann sowohl direkt beim Anlegen der Veranstaltung oder später bei den Veranstaltungs-Einstellungen eingestellt werden. In der Teilnehmenden-Übersicht ist dieser Modus für alle erkennbar: Die Anzeige »🗳 Stimmberechtigungen anwesend« ändert sich zu »🗳 Stimmberechtigungen insgesamt«.

Zum Vergleich: In der Standardeinstellung geht votesUP von einer Live-Veranstaltung aus, d.h. alle Teilnehmenden sind gleichzeitig online. Im Live-Betrieb läuft immer nur eine einzige Abstimmung. Tatsächlich mitstimmen darf nur, wer bei der Öffnung einer Abstimmung bereits stimmberechtigt und gerade online ist. Ein (verspätetes) Einloggen während der laufenden Abstimmung berechtigt dann nicht mehr, noch mit abzustimmen. votesUP handhabt dies so, damit sich nicht während einer laufenden Abstimmung die Anzahl der Stimmberechtigten ändert und dies dann möglicherweise zu Verwirrungen führt.

Profi-Tipp: Innerhalb einer Veranstaltung ist es möglich, Abstimmungen mit unterschiedlichen Stimmberechtigungen parallel laufen zu lassen: Beim Öffnen einer Abstimmung speichert votesUP die aktuelle Liste der Stimmberechtigten zu dieser Abstimmung. Sie bleibt also unveränderlich. Daher können über die Teilnehmenden-Verwaltung neue Stimmberechtigungen vergeben werden, wenn eine weitere Abstimmung geöffnet werden soll – auf die bereits laufende Abstimmung hat die Veränderung keine Auswirkung.

Votings may be attributed with an individual expiry date. It is possible to enter a specific date and time as well as a relative expiry time. The latter means a number of minutes from the opening of the voting until its automatic closing.

The time zone of votesUP is Berlin/Central Europe. Deadlines are following that time zone. Voters see the deadline on their ballot paper. Late voting is not possible. However, it is possible for the organisers to extend the voting period even when the voting is already ongoing.

Voting will be closed automatically as soon as all eligible voters have cast their votes or when the voting period ends–whichever comes first. If no one from the organising team is online at that particular moment, votesUP will inform the main organiser by email.

8. Election board / observers

In order to observe or conduct votes or elections, many organisations appoint election supervisor(s). These supervisors are often not the same people who organise the votesUP event. Therefore participants who are guests or who are entitled to vote may receive this extra role as “Election board/observer” via the participants manager.

In concrete terms, the assignment of such role means that the observer has the possibility to check the quorum and gender distribution in the event and that they can already see results once the vote ended, even if they are still set to invisible for other participants. Furthermore, election observers may also check the list of eligible voters for a specific vote, before the list becomes public.

The observer role is designed as "passive", because still only the organisers of an votesUP event can start or stop votes or unlock results. Once an election supervisor executes the function to check the quorum, the result of the counting will automatically be recorded in the minutes (with timestamp).

9. Minutes

votesUP automatically keeps minutes of the event, based on the activities. Not all activities are recorded – for example, the preparatory uploading of participant lists or the creation of tokens are not relevant for the minutes. However, role changes (assignment or revocation of voting rights) for existing participants are documented.

Unneeded entries in the minutes, such as those that may have arisen from test runs, can be made invisible. The minutes can generally only be viewed by members of the organising team, as they may also contain personal data in the case of user logouts.

If you want to record which participants are present at a certain point of the event, you can trigger an automatic documentation list by using the corresponding button.

10. Agenda

The programme or agenda of an event can be visualised in votesUP. When an item on the agenda has been activated by the organisers, it will be visible as a bright blue banner between navigation menu and the page content for the participants.

The items on the agenda can be numbered as desired or have letters for sorting. votesUP orientiert sich an dieser Reihung, so dass beispielsweise ein nachträglich eingefügter Punkt 4.2 automatisch zwischen 4.1 und 5. einsortiert würde. Wenn Programmpunkte über 1.-9. hinaus gehen, dann solltest du die einstelligen mit vorangehendem Leerzeichen eintragen – so bleibt die korrekte Sortierung gewährleistet.

In addition to or instead of numbering, it is also possible to specify times. The organiser determines whether the agenda items are sorted by time or by numbering.

Each agenda item can be supplemented with an explanatory details that will appear in the agenda overview page and in a slightly smaller font. These detail sections can be used to explain procedural information or link documents.

Es stehen Gestaltungsmöglichkeiten zur Verfügung um Textabschnitte hervorzuheben. Dazu musst du die betreffenden Wörter oder Textteile mit kleinen Codes einfassen, nämlich [i]…[/i] für kursive, [u]…[/u] für unterstrichene und [b]…[/b] für gefettete Abschnitte.

🆕 Wenn die Erstellung einer Online-Tagesordnung zu mühsam erscheint, kann votesUP auf Knopfdruck eine Mustervorlage für Mitgliederversammlungen einrichten. Typische Abstimmungen wie die Zustimmung zur Tagesordnung, Gehmigung des Protokolls usw. werden automatisch mit angelegt. Natürlich sind alle Elemente jederzeit veränderbar. Die automatische Einrichtung ist nur verfügbar, wenn kein Programmpunkt hinterlegt ist.

🆕 Jeder Programmpunkt kann mit einem oder mehreren herunterladbaren Dokumenten ergänzt werden. Zulässige Dateitypen sind im Wesentlichen Office-Dokumente (OpenDocument-Standard and Microsoft Office) sowie PDF und CSV.

🆕 Kostenfreie Veranstaltungen können insgesamt bis zu drei Dokumente mit bis zu jeweils 300 KB Dateigröße zur Tagesordnung hinzufügen. Kostenpflichtige oder Partnerveranstaltungen können bis zu 30 Dokumente mit jeweils bis zu 5 MB hinzufügen. Wir empfehlen jedoch zur Stabilität Ihres Konferenz-Internets die Dateigrößen gering zu halten.

During the event, each item on the agenda may be activated with or without a speakers list, as long as you have not deactivated the speakers lists in general via the event settings.

Every agenda item may be edited, amended or deleted also later on during the event.

11. Speakers lists and points of order

To use the speakers list function, an agenda item and must be activated. Easy-to-use features like the request to speak and raising points of order are available. The procedural motions can only be made as long as the specific participant is not on the speakers list.

Für die Orga zeigt votesUP an, welche Teilnehmenden sich zum ersten Mal zu einem Programmpunkt melden. Dadurch lässt sich ein Erstrederecht umsetzen.

In its default settings, the speakers' lists do not take into account the gender of participants. The organisers may change that setting, so that votesUP uses gender-aware lists. Je nach gewählter Variante gibt es die Optionen weiblich, männlich, divers und keine Angabe.

Damit die Redelisten-Zuordnung funktioniert, können sowohl das Orga-Team wie auch die Teilnehmenden entsprechend im Profil ein Gender festlegen. Da die einzelne Zuordnung aller Teilnehmenden relativ aufwändig ist, unterstützt votesUP das Orga-Team: In der Teilnehmenden-Verwaltung kann jederzeit eine automatische Gender-Erkennung veranlasst werden, die bei allen nicht zugeordneten Teilnehmenden auf Basis ihres Namens ein Geschlecht zuweist. Sollte keine eindeutige Zuordnung möglich sein, wird der jeweilige Account als „nicht definiert“ belassen.

votesUP displays the current speaking time for each speaker. At the end of their contribution the speaking time is added to the general speaking time for the agenda item. Bei gegenderten Redelisten wird auf diesen Weg ersichtlich, welche Redeanteile die Geschlechter auf der Veranstaltung hatten. Wenn du als Orga den Teilnehmenden ein Gender zuweist, kann auch ohne gegenderte Redeliste am Ende eine Redezeit-Anzeige nach Geschlechteranteilen erfolgen.

⚠️ If a participant decides to change their attributed gender in the profile, prior speaking times will still not be recalculated.

Als Orga-Team kannst du eine Redeliste auch dann führen, wenn die Funktion für Teilnehmende deaktiviert ist. Die Präsentationsansicht wird die Redeliste jedoch weiterhin zeigen. Zudem kannst du eine aktive Redeliste schließen, so dass die verbleibenden Personen noch abgearbeitet werden können, sich jedoch niemand mehr zusätzlich zu Wort melden kann. Über die Programm-Verwaltung kann eine Redeliste für den Programmpunkt dann auch ganz deaktiviert werden.

Die Redeliste ist jeweils an einen Programmpunkt gebunden. Beim Wechsel zwischen Programmpunkten wird jeweils eine neue Redeliste aufgerufen. Die alte Redeliste ist jedoch weiter vorhanden, sollte der vorhergehende Programmpunkt erneut aufgerufen werden.

Wenn Anträge zur Geschäftsordnung eingereicht wurden, kann darüber per Klick eine Abstimmung abgehalten werden. Diese ist als offene Abstimmung konzipiert.

12. Presentation

Die Benutzeroberfläche von votesUP ist praktisch für Teilnehmende und Organisation, zeigt aber für eine Moderation oder die Darstellung auf Leinwand bzw. geteiltem Bildschirm zu viele Informationen. In den beschriebenen Fällen wird eine Reduzierung auf das aktuell Wesentliche benötigt. Daher bietet votesUP eine fortlaufende Präsentationsansicht an. Diese Ansicht kann von der Orga als eigenes Fenster oder eigener Browser-Tab aufgerufen und an geeigneter Stelle projiziert bzw. gestreamt werden.

Die Präsentationsansicht aktualisiert sich automatisch und wechselt selbstständig zwischen folgenden Ansichten: Laufende Abstimmung, Abstimmungergebnisse, vorher ggf. Kandidaturen, aktive Redelisten, aktiver Programmpunkt oder allgemeiner Veranstaltungstitel.

13. Brainstorming

Um mit den Teilnehmenden Ideen oder Feedback zu sammeln, gibt es die Möglichkeit der „Denkrunden“. Teilnehmen können Stimmberechtigte, Gäste und das Orga-Team. Die Abgabe der Beiträge erfolgt anonym. Die Darstellung der Sammlungen erfolgt live als Wortwolke, als Kartenabfrage oder alternativ als Liste.

Ähnlich wie Abstimmungen lassen sich Denkrunden mit je einem Titel/Thema vorbereiten und nach Bedarf starten oder wieder beenden. Es kann immer nur eine Denkrunde gleichzeitig geöffnet sein. Falls Abstimmungen gestartet werden, während eine Denkrunde geöffnet ist, wird die Denkrunden-Eingabemöglichkeit nur zeitweilig unterbrochen.

Die Inhalte von durchgeführten Brainstormings können auf der Ergebnisseite noch einmal betrachtet werden. Die Denkrunden können jederzeit einzeln zurückgesetzt oder gelöscht werden.

14. Focus on the core features: The Action Mode

To hide unnecessary features from participants, certain modules such as speaker lists can be deactivated in event settings. Going one step further is the “Action Mode”: participants will only have access to the current issues and are not distracted by further options. The menu bar disappears; only the logout button remains available.

Therefore, the Action Mode is particularly suitable for absentee voting (similar to postal voting, but digital) or when only a few votings or rounds of brainstorming are to be conducted.

For the organizing team, all functions remain visible and unchanged.

The Action Mode can be combined with different registration methods. Events in Action Mode can be either configured with very secure access or completely unrestricted, like passwordless and spontaneous participation.

15. Messages / Chat

Der Chat dient in erster Linie für kurzen Nachrichtenaustausch und für zentrale Mitteilungen durch das Orga-Team. Teilnehmende können derzeit jeweils nur an eine einzelne Person Nachrichten schicken, während das Orga-Team auch an alle Teilnehmenden auf einmal schreiben kann. Im Chat erscheinen zudem Mitteilungen, wenn sich die eigene Rolle oder ein Status verändert hat (bspw. Anerkennung/Aberkennung von Stimmrechten).

Im Navigationsmenü erscheint neben dem Chat-Symbol die Zahl der neu eingegangen Nachrichten. Dieser Indikator aktualisiert sich selbstständig alle paar Minuten.

Wer während der Veranstaltung nicht von anderen Teilnehmenden angeschrieben werden möchte, kann Zusendungen auf bestimmte Rollen wie das Orga-Team beschränken. Diese Einstellungsmöglichkeit findet sich auf der persönlichen Profil-Seite. Wenn unberechtigte Teilnehmende dann versuchen eine Nachricht zu schicken, erhalten sie den Hinweis, dass der/die Adressat:in den Nachrichten-Empfang eingeschränkt hat.

16. Profile

On your personal profile page, you can check or change various settings: for example, you can retrieve information about your participation role, your voting weight, the registered email address or your access token. You can also change your password there.

If you want to change the user language, you can currently choose between German (du), German (Sie) and Euro-English. Bitte beachte, dass votesUP damit natürlich nicht die eingestellten Inhalte der Veranstaltung, wie z.B. Abstimmungsfragen oder Programmpunkte, übersetzt, sondern lediglich die Benutzeroberfläche.

Der persönliche Anzeigename kann angepasst werden, sofern die Auto-Erkennung durch votesUP nicht ausreichend war. Auch Tippfehler bei der E-Mail-Adresse können korrigiert und eine (ggf. erneute) Bestätigungsmail angefordert werden. Falls eine E-Mail-Adresse bereits bestätigt wurde, kann sie für diesen Zugang nicht mehr verändert werden. Das Orga-Team kann zentral festlegen, ob die Anzeigenamen der Teilnehmenden irgendwann einmal fix und unveränderlich sind.

To further secure an account that is based on an email address, you can activate two-factor authentication (2FA) here. Then votesUP will send you an email with a new 6-digit access code (TAN) every time you try to log in. Those access codes expire automatically after use or after thirty minutes.

17. Central settings

In the event settings the default language of the event can be defined. New participants will see the user interface in that language. A personal preference may overwrite the default setting. Currently votesUP is localised to German (formal and informal) and European English.

18. Legal information and privacy policy

Every event may have its own legal information and privacy policy. As soon as a concrete event is opened, these declarations will be visible on the Legal and Privacy Pages of votesUP.

Members of the organiser group can edit the declarations directly at the respective pages. If links are inserted, they are automatically recognised. If you want to emphasize parts of text, you can make these parts appear in italics, underlined or bolder characters.

19. Data Processing Contract

votesUP bietet die Möglichkeit, eine Vereinbarung zur „Auftragsverarbeitung“ gemäß Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) [↗ Rechtstext bei EUR-LEX] abzuschließen. Damit kannst du z.B. gegenüber deinen Teilnehmenden nachweisen, auf welcher Basis ihre Daten gespeichert und weiter verarbeitet werden. Die Vereinbarung gilt für eine konkrete Veranstaltung und behält bis zu deren Löschung aus dem votesUP-System ihre Gültigkeit. Um die Vereinbarung zu erstellen, fragt votesUP deine detaillierten Kontaktinformationen und die Auswahl der votesUP-Bereiche ab, die du nutzen möchtest.

20. Close, reset or delete an event

Am Ende einer Veranstaltung ist es möglicherweise nützlich, den Teilnehmenden das nachträgliche Ändern ihrer Anzeigenamen zu verbieten. Auch kann die Veranstaltung »abgeschlossen« werden, so dass außer dem Orga-Zugang kein Zugriff mehr möglich ist. Dieses Abschließen kann auch jederzeit rückgängig gemacht werden, d.h. man kann die Veranstaltung auch wieder „aufschließen“.

Nach einer Inaktivität von 90 Tagen wird die Veranstaltung automatisch aus votesUP gelöscht. Eine frühere Löschung kann durch die Orga-Zugänge selbst veranlasst werden. Auch eine Teilrücksetzung ist möglich, z.B. nach Testläufen.

21. Big events

With up to 40 participants (partner events: 80) it is possible to host a free event spontaneously: after you have created your event, you only have to confirm the organiser's email address and then you are good to go! We will try our best to keep such smaller events free of charge also in the future.

But also events with 1,000 or more participants are no problem with votesUP. Yet you will need some preparation time for the event.

If you expect more than 40 simultaneous participants at your event, or you need more places than provided by the default limit, you will need to request an increase in the votesUP system. Um auf der sicheren Seite zu sein, solltest du die Erhöhungsanfrage nicht erst auf den letzten Drücker stellen, sondern im Idealfall vier oder mehr Tage vor Veranstaltungsbeginn. Limiterhöhungen können bis zu sechs Monate im Voraus eingerichtet werden.

Lege zuerst eine Veranstaltung an und bestätige die Veranstalter-Adresse. Danach findest du in deiner Veranstaltung eine Option auf Limiterhöhungen: Das kleine Formular ist erreichbar über die Teilnehmenden-Verwaltung und auch über die Event-Einstellungen.

votesUP fragt dabei die benötigte Teilnehmenden-Kapazität sowie den Zeitraum der Veranstaltung ab. Die genaueren Veranstaltungsdaten werden benötigt, um die zu erwartende Serverlast einplanen zu können.

Bei Veranstaltungen im Rahmen von Partnervereinbarungen kann das Verwaltungslimit bereits mehr als 40 Plätze beinhalten. Dort ist auch erst für Live-Veranstaltungen mit mehr als 80 Teilnehmenden eine Terminankündigung notwendig, damit die notwendigen Ressourcen sicher zur Verfügung stehen. Unter Anderem kann dadurch geprüft werden, wie viele Parallelveranstaltungen angekündigt sind. Das erhöhte Standardlimit von Partnervereinbarungen hat jedoch auch ohne Terminankündigung bereits Vorteile: Größere Veranstaltungen können flexibler vorbereitet werden und „digitale Briefwahlen“ mit zeitversetzter Teilnahme sind ohne weitere Absprachen durchführbar.

Kosten: Every event is different. Manchmal benötigt es ein paar Probeabstimmungen, manchmal sind die Teilnehmenden schon sehr erfahren. Manchmal sollen nur ganz kurz wenige Abstimmungen/Wahlen durchgeführt werden, manchmal benötigt man votesUP auf einer Konferenz durchgehend und über mehrere Tage hinweg. Als Betreiber von votesUP ist es uns ein Anliegen, dass Veranstalter:innen nicht aufgrund von Kostenabwägungen darauf verzichten noch die eine oder andere Abstimmungsrunde abzuhalten. Der demokratische Prozess eurer Veranstaltung sollte im Fokus stehen, nicht die Geldfrage! Aufgrund der großen Bandbreite an Nutzungsbedarfen haben wir keine Fixpreise. Stattdessen bitten wir dich im Rahmen unserer Orientierungshilfe und auf Basis eurer Selbsteinschätzung ein Angebot abzugeben. Der Orientierungsrahmen schlägt für Live-Settings 50ct – 2 € pro Teilnehmerplatz/Tag vor (🆕 bei Live-Veranstaltungen unter drei Stunden nur 40ct). Bei der Nutzung von votesUP zur „digitalen Briefwahl“ gilt der Rahmen natürlich nicht pro Tag, sondern für die ganze Laufzeit. Hier werden pauschal 25ct pro Teilnehmerplatz angesetzt. Weitere Informationen findest du auf unserer Preisliste.

Darüber hinaus steht ein Eingabefeld für die Rechnungsadresse und weitere Anmerkungen zur Verfügung. Vermische aber am besten keine anderen Fragen mit dem Erhöhungswunsch; schicke uns dafür lieber eine separate E-Mail. Nach Eingang der Limitanfrage kontaktieren wir dich so schnell wie möglich, um die Freischaltung durchzuführen. Wenn keine Fragen bestehen, kann die Freischaltung manchmal auch noch am selben Tag erfolgen. Die Rechnungsstellung erfolgt in der Regel im Anschluss an die Veranstaltung, sofern nichts Anderes vereinbart wurde.

Alle Teilnehmenden können ab dem Freischaltungs-Zeitpunkt bereits voll verwaltet werden – du musst nicht bis zum angekündigten Veranstaltungsbeginn warten. Testläufe mit bis zu 40 Teilnehmenden sind jederzeit möglich. Hilfreich zu wissen ist in diesem Zusammenhang, dass du als Veranstalter:in die Abstimmungen auch wieder zurücksetzen kannst.

Bitte beachte: Die Team-Mitglieder von votesUP haben alle einen anderen Hauptberuf. Daher kann die Beantwortung einer Anfrage auch mal einen Tag länger dauern.

22. What can go wrong? (or: frequently asked questions)

📧 Ich habe eine Veranstaltung angelegt, aber einen Tippfehler in der Mail-Adresse gemacht!
Wenn die erste Verifizierungsmail nicht bei dir ankam, kannst du die Veranstaltung dennoch vor der automatischen Löschung nach drei Tagen bewahren: Logge dich als Orga ein, gehe in der Menüleiste rechts oben auf »Profil« und korrigiere deine E-Mail-Adresse. Erst dann klicke dort im Profil »Bestätigungslink anfordern«.
Alternativ bliebe dir auch die Möglichkeit, die gerade angelegte Veranstaltung wieder zu löschen und eine neue gleich wieder mit derselben Event-ID anzulegen.

📧 Ein:e Teilnehmer:in hat sich bei der Anmeldung vertippt und damit ein zweites Mal registriert!
Der einfachste Weg ist, von Orga-Seite diesen zweiten Account auf „inaktiv“ zu setzen – damit wird die Person automatisch ausgeloggt –, danach zu blockieren und die betreffende Person bitten sich erneut, mit der richtigen Adresse, wieder anzumelden. Alternativ kann der ursprüngliche Zugang blockiert und gelöscht werden. Die Löschung ist nur solange möglich, wie die teilnehmende Person nicht für eine Abstimmung stimmberechtigt war. Unbestätigte E-Mail-Adressen können von der Orga geändert werden. Allerdings kann eine E-Mail-Adresse nicht doppelt in einer Veranstaltung vorkommen, auch nicht wenn ein Account davon derzeit geblockt ist.

📧 The verification link in a confirmation mail has expired!
Kein Problem: Du hast zwei Möglichkeiten, um deinen Account dennoch zu bestätigen. 1) Du kannst dir über dein »Profil« innerhalb der Veranstaltung einen neuen Bestätigungslink zumailen lassen. 2) Über die »Passwort vergessen?«-Funktion verschickt votesUP ebenfalls eine Mail, über die dein Zugriff aufs Mailkonto und damit deine „Echtheit“ bestätigt werden kann.

⚙️ In meine Veranstaltung können sich nur 40 Teilnehmende gleichzeitig anmelden, obwohl wir doch über ein höheres Limit verfügen?
Veranstaltungen mit mehr als 40 Teilnehmenden müssen über die Event-Einstellungen mit einem konkreten Termin-Zeitraum eingetragen werden. Außerhalb dieses Zeitraums können die Nutzer:innen zwar verwaltet werden, aber nicht mehr als 40 Personen dürfen zeitgleich online sein.
Wenn deine Veranstaltung an mehreren, nicht zusammenhängenden Terminen mehr als 40 Teilnehmende gleichzeitig haben soll, musst du die separaten Termine jeweils über die Limiterhöhung eintragen.

⚙️ I would like to host an event and nonetheless take part in votings. Is that possible?
Ein Orga-Zugang kann selbst nicht mit abstimmen. Wir haben dies so festgelegt, damit die Teilnehmenden sicher sein können, dass die Orga nicht tricksen kann. Ihr benötigt also zum Abstimmen eine separate Registrierung. Wenn ihr euch, neben eurem Orga-Account, zusätzlich als Teilnehmende:r anmelden wollt, müsst ihr einen anderen Browser oder ein „privates Fenster“ öffnen und euch da mit einer anderen E-Mail-Adresse einloggen.

⚙️ Ich habe zum Testen einer Person Stimmrechte gegeben, die jetzt aber ins Orga-Team wechseln soll!
Sobald jemand an einer Abstimmung teilgenommen hat, darf dieser Zugang nicht mehr Orga-Mitglied werden. Durch diese Schranke in votesUP können sich die anderen Teilnehmenden darauf verlassen, dass hier nichts hinter ihrem Rücken gedreht wird. Wenn du aber die Veranstaltung zurücksetzt und alle bisherigen Abstimmungen löscht, dann ist ein Rollen-Wechsel von Stimmberechtigt → Gast → Orga wieder möglich.

🔒 My code for the Two-Factor-Authentication has expired!
Hier gibt es zwei Möglichkeiten: Klicke noch einmal auf »Logout« und melde dich erneut an. Dann erhältst du einen neuen Authentifizierungscode per E-Mail zugeschickt. Alternativ kannst du das Orga-Team deiner Veranstaltung bitten, bei deinem Zugang die Zwei-Faktor-Authentifizierung vorübergehend oder dauerhaft abzuschalten.

🔒 Ich kann mich trotz richtiger Zugangsdaten nicht einloggen, sondern lande immer wieder auf der Startseite!
Sofern du keine andere Fehlermeldung angezeigt bekommst, liegt die Ursache wahrscheinlich an der automatischen Erkennung missbräuchlicher Nutzung: Dies kann von dir selbst verursacht sein oder von Anderen, wenn du z.B. über ein gemeinsames WLAN oder das TOR-Netzwerk online gehst. Auch könnte dein Rechner von Schadprogrammen befallen sein und ohne dein Wissen missbräuchliche Aktionen im Internet verursachen. Allerdings wertet votesUP auch sehr alte Browser-Kennungen als missbräuchliche Nutzung: Wenn ein Browser seit fünf Jahren nicht mehr aktualisiert wurde, dann ist er nicht mehr fit fürs heutige Internet. Wenn du glaubst, dass du ungerechtfertigt ausgeschlossen wurdest, wende dich bitte direkt an den Support.

🗳 I have assigned voting rights to a person, but votesUP still does not allow them to cast their vote!
Wenn du während einer laufenden Abstimmung Stimmberechtigungen vergibst, gelten diese erst für die nächste Abstimmung, die geöffnet wird. Wenn sich der Kreis der Berechtigten während der Abstimmung ändern könnte, wäre eine rechtssichere Durchführung nicht gewährleistet.

🗳 Why does it take several seconds until a new voting appears on the device of a participant?
votesUP ist darauf getrimmt, möglichst wenig Bandbreite zu verbrauchen und damit auch in großen WLANs mit vielen Teilnehmenden gut zu funktionieren. Unser Konzept geht davon aus, dass eure Moderation ankündigt „Wir schreiten jetzt zur Abstimmung, klickt dazu auf die Wahlbox.“. Ihr müsst also nicht geduldig darauf warten, bis der Stimmzettels oder das Ergebnis angezeigt wird – die etwas verzögerte, automatische Anzeige-Aktualisierung ist für weniger aktive Teilnehmende gedacht, damit diese dennoch am Geschehen teilhaben können.

🗳 Ich habe in einer geheimen Wahl z.B. 25 abgegebene Stimmzettel, aber das Stimmergebnis scheint nicht zu passen. Es sind weniger Stimmen!
Das kann bei Listenwahlen auftreten, wenn du bei der Stimmzettel-Definition bestimmt hast, dass auch leere Stimmzettel abgegeben werden können.

🗳 Ich habe in einer geheimen Wahl z.B. 25 abgegebene Stimmzettel, aber das Stimmergebnis scheint nicht zu passen. Es sind mehr Stimmen!
Wenn du bei der Stimmzettel-Definition bestimmt hast, dass mehrere Kandidaturen ausgewählt werden werden können, fallen die Gesamtstimmen natürlich höher aus als die Zahl der abstimmenden Personen.

👩‍💻 Warum fliegen Teilnehmende manchmal raus und müssen sich neu einloggen?
Grundsätzlich hält votesUP die Verbindung mit eingeloggten Nutzer:innen. Es gibt allerdings zwei Ursachen, warum es dennoch zu einem automatischen Ausloggen kommen kann: 1) Zwischen votesUP und den Endgeräten wird alle paar Sekunden ein „mich gibt es noch“-Ping ausgetauscht. Erst wenn votesUP eine Viertelstunde lang von einem Endgerät nichts mehr gehört hat, dann wird die betroffene Session entfernt. Gerade mobile Endgeräte versuchen sehr aktiv Strom zu sparen und legen daher nicht-genutzte Programme schnell schlafen. Auf dem Desktop kann dies mit Hintergrund-Tabs im Browser ebenfalls geschehen.. Daher kann es also sein, dass das Endgerät die Verbindung schlicht unterbricht und votesUP davon ausgeht, dass es offline ist. 2) votesUP hat in den letzten Monaten eine sehr intensive Aufbauphase erlebt. Manchmal mussten wir aus dringenden Gründen tagsüber einzelne Updates einspielen. Diese konnten dazu führen, dass Nutzer:innen hierbei rausgeflogen sind, abhängig davon was sie gerade gemacht haben. Dieses Problem reduziert sich jedoch zunehmend, da dringende Updates seltener werden.

📺 While in a video conference, some other person has shared their screen – how do I switch to votesUP?
Manche Videokonferenz-Systeme belegen automatisch den vollen Platz auf dem Bildschirm. Hier müssen die Teilnehmenden die Funktion zum Verlassen des Vollbild-Modus finden. Außerdem lohnt es sich, das votesUP-Fenster von vornherein auf eine Seite des Bildschirms zu legen und ggf. das Browserfenster sogar etwas schmaler zu schieben.

👨‍👩‍👧‍👧 I would like to conduct votings with children or teenager under the GDPR age limit
The GDPR identifies an age limit of 13-16 years, set individually by the EU member states, under which a more sensitive approach to data processing is required. Die DS-GVO ist hier sehr klar: Um personenbezogene Daten von Kindern und Jugendlichen zu verarbeiten, wird das Einverständnis von Erziehungsberechtigten benötigt. Unter Umständen können Zugänge über Token hier abhelfen, allerdings ist das sehr von weiteren Punkten abhängig, z.B. um welche Themen es in den Abstimmungen geht.

⚙️ Special characters look weird in a CSV export!
Leider sind manche kommerzielle Office-Produkte standardmäßig auf die Zeichenkodierung „Westlich (Windows-1252)“ eingestellt. Damit wären keine Namen von Teilnehmenden mit Sonderzeichen aus Mittel- und Osteuropa, der Türkei oder anderen Ländern möglich. Daher verwendet votesUP zur Kodierung zeitgemäß „Unicode/UTF-8“. Moderne Office-Programme wie LibreOffice sind standardmäßig auf eine mehrsprachige Verwendung eingerichtet und du kannst die Datei problemlos durch Doppelklicken öffnen. Bei anderen Produkten (z.B. MS Excel) musst du über den Umweg des „Daten-Import aus Text“ gehen, um UTF-8 auszuwählen.

⁉️ Ich habe die Übersicht über meine Veranstaltungen verloren. Kann man irgendwo nachsehen?
votesUP kann dir eine Übersicht über alle Veranstaltungen zumailen, in denen du mit einer E-Mail-Adresse als Organisator:in oder Teilnehmende:r registriert bist. Du kannst die Übersicht hier anfordern.