The English translation is getting better and better. Feedback welcome! Last update: 01/12/2021

votesUP Manual

The English version of the manual is still work in progress, sorry!

You want to use votesUP with your team? Below we have put together a guide that explains the most important things.


 0. Preparations
 1. Create a new event
 2. Overview of the main management areas
 3. Participants and user roles
 4. Access for participants: token, email or impromptu? 🆕
 5. Authentication: is it really you?
 6. Conduct open votings and secret ballots
 7. Digital “absentee ballot”
 8. Election board / observers 🆕
 9. Minutes
10. Agenda
11. Speakers' lists and points of order
12. Presentation 🆕
13. Messages / Chat
14. Profile
15. Central settings
16. Legal information and privacy policy
17. Data Processing Contract
18. Close an event
19. Big events
20. What can go wrong? (or: frequently asked questions)


0. Preparations

All you need to get started with votesUP is an Internet-enabled device with a browser that is modestly up-to-date. It's up to you whether you prefer Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Apple Safari or Google Chrome, Vivaldi, Opera
 The only choice you should avoid is the very outdated Microsoft Internet Explorer. Also in terms of devices you can choose according to your preference: votesUP can be used on a smartphone, a tablet and a desktop computer. Yet if you intend to host and manage an event, we would recommend a sufficiently large screen.

The icons and buttons in votesUP may look slightly different depending on your device, as votesUP uses standard icons. This allows us to save bandwidth, so that votesUP can also be used in places with poor internet connection or in busy wifi networks.

⚠ Within one browser session only one person at a time can be logged in, i.e. either the host or a regular participant. For test runs with different roles etc. it is easiest to use two different browsers on one device.


1. Create a new event

In order to make use of votesUP, you need to create an « event ». The most important thing about that is to set the event ID. That ID will the general access code for the event. (In addition, your participants will also have to identify themselves personally, but more on that later.)

Bildschirmfoto: Eine Veranstaltung in votesUP anlegen.

Any other settings for the event can still be changed later on, so don't worry about them right now. What's more important: Please make sure that you insert a valid email address for the organiser. You will then receive an email with a confirmation link within a few moments. As long as the event has not been confirmed by you, some of votesUP's features will be restricted: probably the most striking is the limit of five additional participants. In addition, unconfirmed events are automatically deleted after three days.

A QR code is generated together with the event so that participants with smartphones or tablets can easily access the event. The QR code can also be retrieved at any time later on. You can find it both in the event settings and in your personal profile.


2. Overview of the main management areas

Directly after the creation of an event you will get access to its management panel for the first time. What do you find there? On top you will see to navigation menus: the upper button bar is the one that is also visible for your participants, the second bar is only available for you as organiser. Thanks to this approach, you can always check how the participants will “experience” the event.

Screen shot: Full view of navigation menu for the organisers

For a better overview on smaller screens, votesUP reduces the size of the menu by ommitting labels. On smartphones in particular you may only see the icons.

In case the features « Agenda » or « Speakers' List » have been deactivated in the event settings, then they will no longer appear in the navigation menu for regular participants.

In the main area of the window, you will see the functions for executing the most important task of votesUP - conducting votes. You can either prepare votes in advance or carry them out spontaneously. The only important thing is that you will need participants who are entitled to vote. Be aware that an organiser will not be able to vote!

votesUP informs you if there is any self-registrant in the waiting room and also what point of the agenda is currently active. This information is updated every time you open a new page or execute a function. Of course, you can also switch to the participant management at any time and check the status directly.


3. Participants and user roles

Participants can be admitted to the event in two ways: Either you edit the participation accounts in advance or you allow self-registration for the participants. The latter is the default setting. Self-registrants have to be allowed in by the organisers.

In order for participants to “locate” your event, you must provide them the event ID that you have assigned when creating the event. Participants will need to enter the event ID on the homepage and then identify themselves in the second step. There are two variants here: the personal email address or predefined tokens. The difference will be explained a bit further below.

Du kannst den Zugang zur Veranstaltung sogar noch etwas erleichtern, vor allem wenn ihr votesUP parallel zu einer Videokonferenz nutzt oder die Einladung elektronisch (E-Mail, Messenger) versandt wurde. Die Event-ID kann direkt an die votesUP-Adresse angehĂ€ngt werden, so dass die manuelle Eingabe der Event-ID fĂŒr die Teilnehmenden entfĂ€llt. Der direkte Link ist so aufgebaut: Diesen direkten Teilnehmerlink findest du spĂ€ter auch jederzeit in den Event-Einstellungen und auf der persönlichen Profilseite. Der angezeigte QR-Code ĂŒbertrĂ€gt den Zugang ganz bequem ohne Tippen aufs Smartphone oder Tablet.

In der Teilnehmenden-Verwaltung sind alle Nutzer:innen dieser Veranstaltung mit ihren Rollen und ggf. ihrem Stimmgewicht aufgelistet. Weitere Teilnehmende können hier jederzeit eingetragen oder Selbstanmelder:innen fĂŒr die Teilnahme zugelassen werden.

A participant can be assigned one out of several roles in votesUP. Deine Veranstalter-Rolle wird intern als »ORGA« angezeigt. Die wichtigsten weiteren Rollen sind »STIMMBERECHTIGT« und »GAST«. Du kannst weiteren Nutzer:innen ebenfalls den ORGA-Status verleihen. So könnt ihr komfortabel im Team eine Veranstaltung betreuen. Aber nicht vergessen: ORGA-Accounts können nicht stimmberechtigt sein.

Wie schon erwÀhnt, können je nach Konfiguration der Veranstaltung die Teilnehmenden sich selbst anmelden oder werden vorher vom Orga-Team eingetragen. For self-registrants, in the default setting they will find themselves in a waiting room, in which they can interact to a certain extent with other waiting persons and the hosts. They cannot see participants who have already been admitted, but they will be able to receive messages from them. Erst wenn die Selbstanmelder:innen von Veranstalterseite eine Rolle zugewiesen bekommen haben, können sie auf weitere Funktionen in votesUP zugreifen.

Participants generally have access to the overview of all participants. Allerdings sind hier aus Datenschutz- und SicherheitsgrĂŒnden bestimmte EinschrĂ€nkungen vorhanden: Andere Stimmberechtigte oder GĂ€ste sehen keine vorregistrierten Token oder noch nicht in Anspruch genommene E-Mail-ZugĂ€nge. Zudem haben sie nie Zugriff auf die E-Mail-Adressen anderer Teilnehmender, sondern nur auf deren Anzeigenamen. Dieser Anzeigename generiert sich bei Selbstanmelder:innen erst einmal automatisch aus der E-Mail-Adresse. Hier versucht votesUP so gut wie möglich zu erkennen, was ein guter Anzeigename wĂ€re. Aus wird beispielsweise »Vorname Nachname«. Aus wird »Example (Info)« usw. Den Anzeigenamen können alle Teilnehmenden selbst ĂŒber die Profil-Einstellungsseite anpassen.

Organisers may also customise participants' display names. And they can also help if an email address contains a typo or if participants want to deactivate two-factor authentication.

Roles can also be changed subsequently via the participant manager. Dabei geht votesUP schrittweise vor – eine stimmberechtigte Person muss erst einmal geblockt werden, bevor sie evtl. ganz gelöscht werden könnte. Personen, die schon abgestimmt haben, werden bei der RollenĂ€nderung zu GĂ€sten mit dem Hinweis „vormals stimmberechtigt“ angezeigt. Wer bereits abgestimmt hat, kann nicht zur Orga-Rolle wechseln.


4. Access for participants: token, email or impromptu?

GrundsĂ€tzlich bietet votesUP drei verschiedene Möglichkeiten an, wie sich Teilnehmende in einer Veranstaltung anmelden können. Die Voreinstellung lautet auf „E-Mail-Adresse”. Allerdings lĂ€sst sich dies in den Veranstaltungs-Einstellungen auf „Neutrale Token“ bzw. eine Mischform umstellen. Damit Ă€ndert sich die Login-Maske fĂŒr Teilnehmende. E-Mail-Accounts können sich weiter anmelden, aber es kommt nun auch die Möglichkeit hinzu, dass sich Token-ZugĂ€nge nutzen lassen.

🆕 Als dritte Variante bietet votesUP die Möglichkeit, dass sich Teilnehmende spontan, also ohne Authentifizierung anmelden können. Sie benötigen dann lediglich die Event-ID, um sich als Stimmberechtigte in der Veranstaltung anzumelden. Das Orga-Team kann je nach Anwendungsfall eine automatische Namensabfrage aktivieren oder die Teilnehmenden ganz anonym beitreten lassen. Ohne Namen erhalten die Teilnehmenden eine zufĂ€llige Token-Kennung. Diese spontane Teilnahme-Möglichkeit eignet sich eher fĂŒr weniger verbindliche Abstimmungen oder ganz offene „TED-Votings“. Ein Wieder-Einloggen mit derselben Kennung ist nicht vorgesehen.

Token accounts are a good choice if you do not know the participants in advance or your participants have no or only limited access to an email address.

Diese Zugangstoken lassen sich durch votesUP automatisch generieren. Die entsprechende Funktion findet sich in der Teilnehmendenverwaltung. Je nach Sicherheitsanforderung stellst du dabei ein, wie viele Zeichen die Token haben sollen. Voreingestellt ist eine LĂ€nge von sechs Stellen. Die Groß- und Kleinschreibung spielt ĂŒbrigens keine Rolle.

Screen shot: create list of account tokens

Die Token sind nur solange anonym, wie sie auch anonym verteilt werden (z.B. wenn die Teilnehmenden jeweils einen ausgedruckten Token auf einem Korb ziehen).

Allerdings könnt ihr Token auch als ganz regulĂ€re ZugĂ€nge mit „echten“ Anzeigenamen nutzen. Je nach Event-Einstellung kann der Name gleich beim ersten Einloggen abgefragt werden. Alternativ Ă€ndern die Teilnehmenden ihren Anzeigenamen ĂŒber die Profil-Seite. Sollte es wichtig sein, dass die AnonymitĂ€t gewahrt bleibt, muss man von Veranstalterseite die Möglichkeit zum Ändern des Anzeigenamens in den Veranstaltungs-Einstellungen deaktivieren. Bereits geĂ€nderte Namen bleiben dann aber bestehen.

In mixed mode, both email accounts and token accounts can log on to your event.

Eine Besonderheit bietet der Modus „passwortlose Token“, der auf Passwörter verzichtet. Allerdings solltest du beachten, dass Token, die bereits einmal genutzt wurden, mit dem jeweiligen Modus verbunden sind. Token mit Passwörtern können nicht nachtrĂ€glich ihr Passwort „verlieren“; passwortlose Token wiederum können nicht nachtrĂ€glich in den gemischten Modus ĂŒberfĂŒhrt werden.

FĂŒr angelegte Token lassen sich personalisierte QR-Codes in einer Liste anzeigen. Das Abscannen der QR-Codes kann die Teilnahme-HĂŒrde gerade mit Smartphones und Tablets noch einmal deutlich senken: Teilnehmende mĂŒssen dann höchstens noch ihr Passwort eingeben, da Event-ID und Token bereits im QR-Code enthalten sind.

FĂŒr die voreingetragenen Teilnehmende mit E-Mail-Adressen bietet votesUP an, ihnen automatisch personalisierte Einladungsmails zu verschicken. Diese Mails beinhalten neben einem kurzen Text einen spezifischen Direktlink fĂŒr die betreffende Person, so dass diese die Event-ID und ihre E-Mail-Adresse nicht mehr selbst eintippen muss: Das Passwort genĂŒgt.

The invitation mails can be initiated for each account individually or for all participants who have not yet received an invitation. The email language follows the personal settings for each person. As the invitations are sent out with in batches and with a certain time delay, for larger events it may take up to several hours for all emails to be sent out. Die Orga kann sich selbst eine Test-Einladung zusenden.

It is not foreseen that invitations can be resent to a participants. votesUP möchte damit der Gefahr vorbauen, dass Personen ohne ihre Zustimmung behelligt werden.

If votesUP encounters problems with a registered email address, votesUP will indicate that in the individual settings of an participant. Among other things, votesUP evaluates email bounces of the last few days and an internal list of obviously wrong domains. Even if no problems are displayed about the address of a participant, the system may have not taken all possible problems into account (e.g. full mailboxes).


5. Authentication: is it really you?

Of course, as an organiser you want to be sure that every account is only used by the right person. Yet not every event has the same requirements to authentication. Daher bietet dir votesUP verschiedene Sicherungsmaßnahmen, fĂŒr die du dich je nach Bedarf in deiner Veranstaltung entscheiden kannst.

The best security level can be achieved if only you as the organiser will enter the email addresses for all participants and then activate two-factor authentication (2FA) for everyone. 2FA means that a user will have to enter an additional one-time security code in order to log on. That code is sent to you by e-mail at the very moment of your login attempt. 2FA measure ensure that each participant is the person they claim to be already for the time of logging in, i.e. when your participants are just setting their access password.

Screen shot: Login page with active two-factor-authentication
Two-factor-authentication in votesUP

Eine Sicherheitsstufe darunter ist die allgemeine Option „Bei Erstanmeldung mit E-Mail einen Verifizierungslink versenden“. Diesen automatischen Versand kannst du in den Veranstaltungseinstellungen aktivieren. Anders als die Zwei-Faktor-Authentifizierung stellt dieser Verifizierungslink aber keine absolute HĂŒrde dar, sondern der jeweilige Teilnehmer-Status wird dir als Veranstalter:in lediglich angezeigt: Die Teilnehmenden-Verwaltung weist mit einem dunklen Personen-Icon (đŸ‘€) aus, ob eine E-Mail-Adresse bestĂ€tigt wurde. Ein helleres Icon bedeutet, dass die E-Mail-Adresse noch nicht mittels BestĂ€tigungslink verifiziert wurde. Diesen Verifizierungslink können Teilnehmende auf ihrer Profil-Seite ĂŒbrigens auch selbst anfordern.

In the case of token accounts, the darker person icons indicate a token that has already been activated, while s lighter icon indicates the token has not yet been used. “Activated” means that someone has been logged on to the account at least once and a password has been set.

Der Modus der spontanen Teilnahme wird fĂŒr sichere Abstimmungen nicht empfohlen.


6. Conduct open votings and secret ballots

Vorbemerkung: Wahlen = Abstimmungen, d.h. votesUP unterscheidet hier begrifflich nicht.

Abstimmungen können entweder im Vorfeld vorbereitet oder spontan nach Bedarf angelegt werden. Vorbereitete Abstimmungen lassen sich spĂ€ter noch verĂ€ndern, z.B. wenn eine zuvor nicht bekannte Kandidatur hinzukĂ€me. Sobald eine Abstimmung lĂ€uft, ist eine VerĂ€nderung natĂŒrlich nicht mehr möglich.

votesUP ist fĂŒr einen Konferenzbetrieb konzipiert, in dem hĂ€ufig auch recht spontane Abstimmungen stattfinden mĂŒssen. Daher sind einfache Ja-Nein-Enthaltung-Abstimmungen ohne jegliche Vorbereitung möglich: Die Standardfrage lautet „Stimmst du zu?“, zu der die drei Optionen angeboten werden. Mittels »Anlegen und sofort öffnen« kann ein Mitglied des Orga-Teams den offenen Abstimmungsvorgang ohne Umschweife starten. Sollte gerade noch eine andere Abstimmung geöffnet sein, wĂŒrde diese automatisch geschlossen – außer im Modus fĂŒr »digitale Briefwahlen«: Dann können mehrere Abstimmungen gleichzeitig geöffnet sein.

Screen shot: create a new ballot

Voting question
The voting question may contain up to 600 characters, which is about one third of an A4 page. Damit können auch ganze TextvorschlÀge abgestimmt werden.

You have a number of formatting options to emphasise parts of the text. Dazu musst du die betreffenden Wörter oder Textteile mit kleinen Codes einfassen, nĂ€mlich [i]
[/i] fĂŒr kursive, [u]
[/u] fĂŒr unterstrichene und [b]
[/b] fĂŒr gefettete Abschnitte. Damit du das Aussehen prĂŒfen kannst, gehe nach dem Anlegen auf »Vorschau«.

votesUP bietet verschiedene Varianten von Abstimmungen, die beim Anlegen unter dem Punkt »Antwortoptionen« ausgewÀhlt werden können.

Es können offene und geheime Abstimmungen durchgefĂŒhrt werden. Das Geheimnis der Wahl stellt votesUP sicher, indem geheime Abstimmungen anders verarbeitet werden: Im geheimen Modus werden werden Abstimmende in der WĂ€hler:innen-Liste lediglich abgehakt und die Stimmzettel davon separat verarbeitet, sodass selbst auf technischer Ebene keine Möglichkeit besteht die Stimmen den Stimmberechtigten zuzuordnen.

Stimmberechtigt sind in der Standardeinstellung diejenigen, die zum Zeitpunkt des Beginns einer konkreten Abstimmung stimmberechtigt und zugleich online in votesUP waren. Damit wird gewĂ€hrleistet, dass die digitale Abstimmung immer sehr transparent und nachvollziehbar fĂŒr alle Teilnehmenden bleibt. Ein nachtrĂ€gliches Einloggen Einzelner oder das nachtrĂ€gliche Zuweisen von Stimmberechtigungen fĂŒr eine laufende Abstimmung ist nicht möglich. FĂŒr einen solchen Fall muss die Abstimmung wiederholt werden. Allerdings bietet votesUP fĂŒr zeitversetzte Abstimmungen, die z.B. eine ganze Woche laufen sollen, eine Art digitaler Briefwahl an, die im nĂ€chsten Abschnitt erklĂ€rt wird.

In der Standardeinstellung können Teilnehmende mit einem höheren Stimmgewicht ihre Stimmen nicht splitten. Wenn sie ihre Stimme abgeben, wird diese also so oft gezĂ€hlt wie das Stimmgewicht lautet. Allerdings hat das Orga-Team die Möglichkeit Stimmensplittungen zuzulassen. Diese Option findet sich in den Event-Einstellungen und gilt dann fĂŒr alle Abstimmungen.

FĂŒr grĂ¶ĂŸere Veranstaltungen lohnt es sich wahrscheinlich, bestimmte Abstimmungen vorher anzulegen – vor allem bei umfangreicheren Abstimmungsfragen oder wenn es um Kandidaturlisten geht. Angelegte Abstimmungen können mit der »Vorschau« jederzeit ĂŒberprĂŒft werden; eine VerĂ€nderung oder ErgĂ€nzung der vorbereiteten Abstimmungen ist ebenfalls möglich.

Gerade wenn man viele Abstimmungen vorbereitet, wird die Übersicht auf einem begrenzten Bildschirm schnell zur Herausforderung. Daher können Abstimmungen konkreten Programmpunkten zugewiesen werden. Sie erscheinen damit mit ZwischenĂŒberschriften sortiert in der Vorbereitungsliste.

Je nachdem, was Teilnehmende gerade im System tun, sehen sie Abstimmungen automatisch oder mĂŒssen in der MenĂŒleiste auf den Startseite/Wahlbox-Button klicken. Ein pulsierender Button zeigt spĂ€testens nach 30 Sekunden den Weg. Damit die Teilnehmenden sich nicht in der Eile verklicken, mĂŒssen sie zuerst die AbstimmungsprĂ€ferenz auswĂ€hlen und dann auf »Abstimmen« klicken.

⚠ FĂŒr die Teilnahme kann auch auf Tastaturbedienung zurĂŒckgegriffen werden, da Accesskeys mit den jeweiligen Optionen verbunden sind: j fĂŒr Ja, n fĂŒr nein, e fĂŒr Enthaltung, a fĂŒr Absenden. Bei Listenwahlen sind die einzelnen EintrĂ€ge mit den Ziffern 1 - 9 erreichbar.

Die Abgabe eines ungĂŒltigen Stimmzettels wird von votesUP verhindert. Allerdings können sich Teilnehmende auch entscheiden bei einer konkreten Abstimmung keine Stimme abzugeben. Die Moderation der Veranstaltung bestimmt, wann eine Abstimmung bzw. ein Wahlgang geschlossen wird. votesUP schließt AbstimmungsvorgĂ€nge aber auch automatisch, wenn alle Stimmen eingegangen sind.

In der Standardeinstellung haben alle zugelassenen Teilnehmenden, also auch GĂ€ste, sofort nach Ende einer Abstimmung Zugriff auf das Abstimmungsergebnis. Das umfasst auch die Liste der Stimmberechtigten und bei offenen Abstimmungen auch die konkreten Einzelstimmen. Veranstaltungsweit lĂ€sst sich die Transparenz reduzieren, bis hin dazu, dass nur das Orga-Team Ergebnisse sehen kann. Parallel dazu gibt es die Möglichkeit bei einzelnen Abstimmungen die automatische Sichtbarkeit des Ergebnisses zu unterbinden. Entweder man wĂ€hlt „Orga kann Ergebnis zuerst prĂŒfen“ oder die nĂ€chste Stufe „Ergebnis muss freigeschaltet werden“. Das Ergebnis bleibt dann solange geheim (auch fĂŒr das Orga-Team), bis es explizit freigeschaltet wurde. Diese Stufe eignet sich vor allem dafĂŒr, wenn mehrere Wahlen hintereinander im Verbund stattfinden sollen, ohne dass ein Wahlergebnis auf die nĂ€chsten Abstimmungen Auswirkungen haben darf.

Mehrfach abstimmen wird verhindert: votesUP lÀsst das zeitgleiche Einloggen auf mehreren EndgerÀten zu, aber die Stimmabgabe kann nur einmal erfolgen. Versuche, mehrmals an einer Abstimmung teilzunehmen, quittiert das System mit einem ablehnenden Hinweis.

Bildschirmfoto: Mehrfach Abstimmen wird verhindert

Sofern eine Veranstaltung bestÀtigt ist, können alle Abstimmungsergebnisse per E-Mail an die zentrale Orga-Adresse versandt werden. Diese Mail beinhaltet nicht die Details der Einzelstimmen, sondern lediglich die kumulierten Ergebnisse.

Geplante Weiterentwicklung: Anonymisierung von Abstimmungsergebnissen


7. Digital “absentee ballot”

Wer mehr als eine Abstimmung gleichzeitig öffnen oder die Abstimmungen ĂŒber mehrere Tage laufen lassen möchte, muss den Veranstaltungs-Modus wechseln auf „digitale Briefwahlen“. Nun mĂŒssen nicht mehr alle Stimmberechtigten beim Start online sein. Voraussetzung ist aber weiterhin, dass ihre Stimmberechtigung bereits eingetragen war, als die Abstimmung startete.

Bildschirmfoto: Offline-Teilnehmende auch stimmberechtigt schalten

Dieser Modus kann sowohl direkt beim Anlegen der Veranstaltung oder spĂ€ter bei den Veranstaltungs-Einstellungen eingestellt werden. In der Teilnehmenden-Übersicht ist dieser Modus fĂŒr alle erkennbar: Die Anzeige Â»đŸ—ł Stimmberechtigungen anwesend« Ă€ndert sich zu Â»đŸ—ł Stimmberechtigungen insgesamt«.

Zum Vergleich: In der Standardeinstellung geht votesUP von einer Live-Veranstaltung aus, d.h. alle Teilnehmenden sind gleichzeitig online. Im Live-Betrieb lĂ€uft immer nur eine einzige Abstimmung. TatsĂ€chlich mitstimmen darf nur, wer bei der Öffnung einer Abstimmung bereits stimmberechtigt und gerade online ist. Ein (verspĂ€tetes) Einloggen wĂ€hrend der laufenden Abstimmung berechtigt dann nicht mehr, noch mit abzustimmen. votesUP handhabt dies so, damit sich nicht wĂ€hrend einer laufenden Abstimmung die Anzahl der Stimmberechtigten Ă€ndert und dies dann möglicherweise zu Verwirrungen fĂŒhrt.

Profi-Tipp: Innerhalb einer Veranstaltung ist es möglich, Abstimmungen mit unterschiedlichen Stimmberechtigungen parallel laufen zu lassen: Beim Öffnen einer Abstimmung speichert votesUP die aktuelle Liste der Stimmberechtigten zu dieser Abstimmung. Sie bleibt also unverĂ€nderlich. Daher können ĂŒber die Teilnehmenden-Verwaltung neue Stimmberechtigungen vergeben werden, wenn eine weitere Abstimmung geöffnet werden soll – auf die bereits laufende Abstimmung hat die VerĂ€nderung keine Auswirkung.

Die Abstimmungen können einzeln mit einer Ablauffrist versehen werden. Es ist sowohl möglich ein konkretes Datum und Uhrzeit anzugeben, wie auch eine relative Ablauffrist. Letzteres bedeutet eine Minutenzahl ab dem Öffnen der Abstimmung bis zu deren automatischem Ende.

Bildschirmfoto: Setzen einer Ablauffrist fĂŒr eine Abstimmung

The time zone of votesUP is Berlin/Central Europe. Deadlines are following that time zone. Voters see the deadline on their ballot paper. Late voting is not possible.

Voting will be closed automatically as soon as all eligible voters have cast their votes or when the voting period ends–whichever comes first. If no one from the organising team is online at that particular moment, votesUP will inform the main organiser by email.


8. Wahlvorstand / Wahlbeobachtung

🆕 Um Abstimmungen oder Wahlen zu begleiten oder moderieren, werden bei vielen Vereinen WahlvorstĂ€nde gewĂ€hlt. Diese sind nicht unbedingt dieselben Personen, die auch die votesUP-Veranstaltung organisatorisch durchfĂŒhren. Daher kann den betreffenden Personen, wenn sie selbst Stimmberechtigte oder GĂ€ste sind, ĂŒber die Teilnehmenden-Verwaltung die Zusatzrolle als „Wahlvorstand / Wahlbeobachtung“ zugewiesen werden.

Konkret bedeutet dies, dass sie Abstimmungsergebnisse bereits sehen, wenn sie fĂŒr alle anderen Teilnehmenden noch auf unsichtbar geschaltet sind. Weiterhin können WahlvorstĂ€nde auch die Liste der Stimmberechtigten fĂŒr diese Abstimmung noch vorab prĂŒfen, bevor sie öffentlich wird. Diese Zusatzrolle ist als „passiv“ ausgelegt, denn weiterhin können nur votesUP-Orga-Nutzer:innen können Abstimmungen starten, beenden oder freischalten.


9. Minutes

votesUP erstellt aus den AktivitĂ€ten automatisch ein Protokoll. Nicht alle AktivitĂ€ten werden dabei aufgezeichnet – so ist z.B. das vorbereitende Hochladen von Teilnehmerlisten oder die Token-Erstellung nicht fĂŒr das Protokoll relevant. Allerdings werden RollenverĂ€nderungen (Zuweisung oder Aberkennung von Stimmberechtigungen) bei bestehenden Teilnehmenden dokumentiert.

Störende Protokoll-EintrĂ€ge, wie sie möglicherweise durch TestlĂ€ufe entstanden sind, können unsichtbar geschaltet werden. Das Protokoll ist generell nur fĂŒr Mitglieder des Orga-Teams einsehbar, da es auch personenbezogene Daten bei Nutzerabmeldungen enthalten kann.

Wenn du fĂŒr das Protokoll festhalten möchtest, welche Teilnehmenden zu einem bestimmten Zeitpunkt anwesend waren, kannst du ihre Teilnahme ĂŒber den entsprechenden Button automatisch dokumentieren.

Geplante Weiterentwicklung: HinzufĂŒgen selbst ausformulierter Protokoll-AbsĂ€tze.


10. Agenda

The programme or agenda of an event can be visualised in votesUP. When an item on the agenda has been activated by the organisers, it will be visible as a bright blue banner between navigation menu and the page content for the participants.

Programmpunkte können nach Belieben nummeriert oder mit Buchstaben zur Aufreihung versehen sein. votesUP orientiert sich an dieser Reihung, so dass beispielsweise ein nachtrĂ€glich eingefĂŒgter Punkt 4.2 automatisch zwischen 4.1 und 5. einsortiert wĂŒrde. Wenn Programmpunkte ĂŒber 1.-9. hinaus gehen, dann solltest du die einstelligen mit vorangehendem Leerzeichen eintragen – so bleibt die korrekte Sortierung gewĂ€hrleistet.

ErgĂ€nzend oder anstelle der Nummerierung ist auch eine Festlegung von Uhrzeiten möglich. Die Orga kann zentral fĂŒr eine Veranstaltung festlegen, ob die Programmpunkte sortiert nach Uhrzeiten oder nach der Nummerierung angezeigt werden.

Jeder Programmpunkt kann um eine ErlĂ€uterung ergĂ€nzt werden, die nur auf der Programm-Übersicht erscheint und in etwas kleinerer Schrift weitere Informationen zur VerfĂŒgung stellt. Damit können Verfahrensinformationen erklĂ€rt oder Dokumente verlinkt werden.

Es stehen Gestaltungsmöglichkeiten zur VerfĂŒgung um Textabschnitte hervorzuheben. Dazu musst du die betreffenden Wörter oder Textteile mit kleinen Codes einfassen, nĂ€mlich [i]
[/i] fĂŒr kursive, [u]
[/u] fĂŒr unterstrichene und [b]
[/b] fĂŒr gefettete Abschnitte.

WĂ€hrend der Veranstaltung kann jeder Programmpunkt mit und ohne Redeliste aktiviert werden, sofern man ĂŒber die Veranstaltungseinstellungen die Redelisten nicht generell deaktiviert hat.

Every agenda item may be edited, amended or deleted also later on during the event.

Geplante Weiterentwicklung: Direktes Hochladen von Dokumenten


11. Speakers' lists and points of order

Um die Redelisten-Funktion zu nutzen, muss ein Programmpunkt und aktiviert sein. Es stehen sowohl einfache Wortmeldungen wie auch AntrĂ€ge zur GeschĂ€ftsordnung zur VerfĂŒgung. Ein solcher GO-Antrag kann nur gestellt werden, solange ein:e Teilnehmer:in nicht selbst auf der Redeliste wartet.

🆕 FĂŒr die Orga zeigt votesUP an, welche Teilnehmenden sich zum ersten Mal zu einem Programmpunkt melden. Dadurch lĂ€sst sich ein Erstrederecht umsetzen.

In its default settings, the speakers' lists do not take into account the gender of participants. The organisers may change that setting, so that votesUP uses gender-aware lists. Je nach gewĂ€hlter Variante gibt es die Optionen weiblich, mĂ€nnlich, divers und keine Angabe. Deine Teilnehmenden mĂŒssen entsprechend in ihrem Profil ein Gender festlegen, um sich dann in der Veranstaltung zu Wort zu melden.

votesUP displays the current speaking time for each speaker. At the end of their contribution the speaking time is added to the general speaking time for the agenda item. Bei gegenderten Redelisten wird auf diesen Weg ersichtlich, welche Redeanteile die Geschlechter auf der Veranstaltung hatten.

⚠ If a participant decides to change their attributed gender in the profile, prior speaking times will still not be recalculated.

🆕 Wenn du als Orga den Teilnehmenden ein Gender zuweist, kann auch ohne gegenderte Redeliste am Ende eine Redezeit-Anzeige nach Geschlechteranteilen erfolgen.

Als Orga-Team kannst du die Redeliste schließen, so dass die verbleibenden Personen noch abgearbeitet werden können, sich jedoch niemand mehr zusĂ€tzlich zu Wort melden kann. Über die Programm-Verwaltung kann eine Redeliste fĂŒr den Programmpunkt dann auch ganz deaktiviert werden.

Die Redeliste ist jeweils an einen Programmpunkt gebunden. Beim Wechsel zwischen Programmpunkten wird jeweils eine neue Redeliste aufgerufen. Die alte Redeliste ist jedoch weiter vorhanden, sollte der vorhergehende Programmpunkt erneut aufgerufen werden.

Wenn AntrĂ€ge zur GeschĂ€ftsordnung eingereicht wurden, kann darĂŒber per Klick eine Abstimmung abgehalten werden. Diese ist als offene Abstimmung konzipiert.


12. Presentation

🆕 Die BenutzeroberflĂ€che von votesUP zeigt fĂŒr eine Veranstaltungsmoderation oder die Darstellung auf Leinwand bzw. geteiltem Bildschirm zu viele Informationen. In den beschriebenen FĂ€llen wird eine Reduzierung auf das aktuell Wesentliche benötigt. Daher bietet votesUP eine fortlaufende PrĂ€sentationsansicht an. Diese Ansicht kann von der Orga als eigenes Fenster oder eigener Browser-Tab aufgerufen und an geeigneter Stelle projiziert bzw. gestreamt werden.

Die PrÀsentationsansicht aktualisiert sich automatisch und wechselt selbststÀndig zwischen folgenden Ansichten: Laufende Abstimmung, Abstimmungergebnisse, vorher ggf. Kandidaturen, aktive Redelisten, aktiver Programmpunkt oder allgemeiner Veranstaltungstitel.


13. Messages / Chat

Der Chat dient in erster Linie fĂŒr kurzen Nachrichtenaustausch und fĂŒr zentrale Mitteilungen durch das Orga-Team. Teilnehmende können derzeit jeweils nur an eine einzelne Person Nachrichten schicken, wĂ€hrend das Orga-Team auch an alle Teilnehmenden auf einmal schreiben kann. Im Chat erscheinen zudem Mitteilungen, wenn sich die eigene Rolle oder ein Status verĂ€ndert hat (bspw. Anerkennung/Aberkennung von Stimmrechten).

Im NavigationsmenĂŒ erscheint neben dem Chat-Symbol die Zahl der neu eingegangen Nachrichten. Dieser Indikator aktualisiert sich selbststĂ€ndig alle paar Minuten.

Wer wÀhrend der Veranstaltung nicht von anderen Teilnehmenden angeschrieben werden möchte, kann Zusendungen auf bestimmte Rollen wie das Orga-Team beschrÀnken. Diese Einstellungsmöglichkeit findet sich auf der persönlichen Profil-Seite. Wenn unberechtigte Teilnehmende dann versuchen eine Nachricht zu schicken, erhalten sie den Hinweis, dass der/die Adressat:in den Nachrichten-Empfang eingeschrÀnkt hat.


14. Profile

On your personal profile page, you can check or change various settings: for example, you can retrieve information about your participation role, your voting weight, the registered email address or your access token. You can also change your password there.

Bildschirmfoto: Das persönliche Profil bei bestÀtigten Nutzer:innen

If you want to change the user language, you can currently choose between German (du), German (Sie) and Euro-English. Bitte beachte, dass votesUP damit natĂŒrlich nicht die eingestellten Inhalte der Veranstaltung, wie z.B. Abstimmungsfragen oder Programmpunkte, ĂŒbersetzt, sondern lediglich die BenutzeroberflĂ€che.

Der persönliche Anzeigename kann angepasst werden, sofern die Auto-Erkennung durch votesUP nicht ausreichend war. Auch Tippfehler bei der E-Mail-Adresse können korrigiert und eine (ggf. erneute) BestĂ€tigungsmail angefordert werden. Falls eine E-Mail-Adresse bereits bestĂ€tigt wurde, kann sie fĂŒr diesen Zugang nicht mehr verĂ€ndert werden. Das Orga-Team kann zentral festlegen, ob die Anzeigenamen der Teilnehmenden irgendwann einmal fix und unverĂ€nderlich sind.

To further secure an account that is based on an email address, you can activate two-factor authentication (2FA) here. Then votesUP will send you an email with a new 6-digit access code (TAN) every time you try to log in. Those access codes expire automatically after use or after thirty minutes.


15. Central settings

Bildschirmfoto: Zentrale Einstellungen einer Veranstaltung

In the event settings the default language of the event can be defined. New participants will see the user interface in that language. A personal preference may overwrite the default setting. Currently votesUP is localised to German (formal and informal) and European English.


16. Legal information and privacy policy

Every event may have its own legal information and privacy policy. As soon as a concrete event is opened, these declarations will be visible on the Legal and Privacy Pages of votesUP.

Members of the organiser group can edit the declarations directly at the respective pages. If links are inserted, they are automatically recognised. If you want to emphasize parts of text, you can make these parts appear in italics, underlined or bolder characters.


17. Data Processing Contract

votesUP bietet die Möglichkeit, eine Vereinbarung zur „Auftragsverarbeitung“ gemĂ€ĂŸ Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) [↗ Rechtstext bei EUR-LEX] abzuschließen. Damit kannst du z.B. gegenĂŒber deinen Teilnehmenden nachweisen, auf welcher Basis ihre Daten gespeichert und weiter verarbeitet werden. Die Vereinbarung gilt fĂŒr eine konkrete Veranstaltung und behĂ€lt bis zu deren Löschung aus dem votesUP-System ihre GĂŒltigkeit. Um die Vereinbarung zu erstellen, fragt votesUP deine detaillierten Kontaktinformationen und die Auswahl der votesUP-Bereiche ab, die du nutzen möchtest.

Bildschirmfoto: Vorbereiten der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung


18. Close an event

Am Ende einer Veranstaltung ist es möglicherweise nĂŒtzlich, den Teilnehmenden das nachtrĂ€gliche Ändern ihrer Anzeigenamen zu verbieten. Auch kann die Veranstaltung »abgeschlossen« werden, so dass außer dem Orga-Zugang kein Zugriff mehr möglich ist.

Bildschirmfoto: Abschließen der Veranstaltung

Nach einer InaktivitĂ€t von 90 Tagen wird die Veranstaltung automatisch aus votesUP gelöscht. Eine frĂŒhere Löschung kann durch die Orga-ZugĂ€nge selbst veranlasst werden. Auch eine TeilrĂŒcksetzung ist möglich, z.B. nach TestlĂ€ufen.

Bildschirmfoto: Veranstaltung zurĂŒcksetzen oder löschen


19. Big events

Events with 1,000 or more participants are no problem with votesUP. Yet you will need some preparation time for the event.

With up to 50 participants it is possible to host an event spontaneously: after you have created your event, you only have to confirm the organiser's email address and then you are good to go! We will try our best to keep such smaller events free of charge also in the future.

Falls bei einer Veranstaltung mehr als 50 Teilnehmende gleichzeitig online sein oder TeilnehmerplĂ€tze ĂŒber das Standardlimit hinaus benötigt werden, muss ĂŒber das votesUP-System eine Erhöhung angefragt werden. Um auf der sicheren Seite zu sein, solltest du die Erhöhungsanfrage nicht erst auf den letzten DrĂŒcker stellen, sondern im Idealfall vier oder mehr Tage vor Veranstaltungsbeginn.

Lege zuerst eine Veranstaltung an und bestĂ€tige die Veranstalter-Adresse. Danach findest du in deiner Veranstaltung eine Option auf Limiterhöhungen: Das kleine Formular ist erreichbar ĂŒber die Teilnehmenden-Verwaltung und auch ĂŒber die Event-Einstellungen.

votesUP fragt dabei die benötigte Teilnehmenden-KapazitÀt sowie den Zeitraum der Veranstaltung ab. Die genaueren Veranstaltungsdaten werden benötigt, um die zu erwartende Serverlast einplanen zu können.

Bei Veranstaltungen im Rahmen von Partnervereinbarungen kann das Verwaltungslimit bereits mehr als 50 PlĂ€tze beinhalten. Trotzdem ist fĂŒr Live-Veranstaltungen mit mehr als 50 Teilnehmenden die TerminankĂŒndigung notwendig, damit die notwendigen Ressourcen sicher zur VerfĂŒgung stehen. Unter Anderem kann dadurch geprĂŒft werden, wie viele Parallelveranstaltungen angekĂŒndigt sind. Das erhöhte Standardlimit von Partnervereinbarungen hat jedoch auch ohne TerminankĂŒndigung bereits Vorteile: GrĂ¶ĂŸere Veranstaltungen können flexibler vorbereitet werden und „digitale Briefwahlen“ mit zeitversetzter Teilnahme sind ohne weitere Absprachen durchfĂŒhrbar.

Kosten: Every event is different. Manchmal benötigt es ein paar Probeabstimmungen, manchmal sind die Teilnehmenden schon sehr erfahren. Manchmal sollen nur ganz kurz wenige Abstimmungen/Wahlen durchgefĂŒhrt werden, manchmal benötigt man votesUP auf einer Konferenz durchgehend und ĂŒber mehrere Tage hinweg. Als Betreiber von votesUP ist es uns ein Anliegen, dass Veranstalter:innen nicht aufgrund von KostenabwĂ€gungen darauf verzichten noch die eine oder andere Abstimmungsrunde abzuhalten. Der demokratische Prozess eurer Veranstaltung sollte im Fokus stehen, nicht die Geldfrage! Aufgrund der großen Bandbreite an Nutzungsbedarfen haben wir keine Fixpreise. Stattdessen bitten wir dich im Rahmen unserer Orientierungshilfe und auf Basis eurer SelbsteinschĂ€tzung ein Angebot abzugeben. Der Orientierungsrahmen schlĂ€gt fĂŒr Live-Settings 50ct – 2 € pro Teilnehmerplatz/Tag vor. Bei der Nutzung von votesUP zur „digitalen Briefwahl“ gilt der Rahmen natĂŒrlich nicht pro Tag, sondern fĂŒr die ganze Laufzeit.

DarĂŒber hinaus steht ein Eingabefeld fĂŒr die Rechnungsadresse und weitere Anmerkungen zur VerfĂŒgung. Vermische aber am besten keine anderen Fragen mit dem Erhöhungswunsch; schicke uns dafĂŒr lieber eine separate E-Mail. Nach Eingang der Limitanfrage kontaktieren wir dich so schnell wie möglich, um die Freischaltung durchzufĂŒhren. Wenn keine Fragen bestehen, kann die Freischaltung manchmal auch noch am selben Tag erfolgen. Die Rechnungsstellung erfolgt in der Regel im Anschluss an die Veranstaltung, sofern nichts Anderes vereinbart wurde.

Alle Teilnehmenden können ab dem Freischaltungs-Zeitpunkt bereits voll verwaltet werden – du musst nicht bis zum angekĂŒndigten Veranstaltungsbeginn warten. TestlĂ€ufe mit bis zu 50 Teilnehmenden sind jederzeit möglich. Hilfreich zu wissen ist in diesem Zusammenhang, dass du als Veranstalter:in die Abstimmungen auch wieder zurĂŒcksetzen kannst.

Bitte beachte: Die Team-Mitglieder von votesUP haben alle einen anderen Hauptberuf. Daher kann die Beantwortung einer Anfrage auch mal einen Tag lÀnger dauern.


20. What can go wrong? (or: frequently asked questions)

đŸ“ș When I click on a specific event link, I still happen to end up in a totally different event!
You were still logged in to the other event. votesUP only allows to attend one event at a time within one browser session, in order to avoid confusion among participants. As soon as you have clicked "Logout" in the upper right corner or after you have emptied your browser cache, you can access another event on votesUP. Oft reicht auch ein einziger Klick in der alten Veranstaltung, denn sobald man neue Inhalte aufrufen wĂŒrde, wird der Zugriff nach einer Weile verwehrt.

đŸ“ș While in a video conference, some other person has shared their screen – how do I switch to votesUP?
Manche Videokonferenz-Systeme belegen automatisch den vollen Platz auf dem Bildschirm. Hier mĂŒssen die Teilnehmenden die Funktion zum Verlassen des Vollbild-Modus finden. Außerdem lohnt es sich, das votesUP-Fenster von vornherein auf eine Seite des Bildschirms zu legen und ggf. das Browserfenster sogar etwas schmaler zu schieben.

🔒 My code for the Two-Factor-Authentication has expired!
Hier gibt es zwei Möglichkeiten: Klicke noch einmal auf »Logout« und melde dich erneut an. Dann erhĂ€ltst du einen neuen Authentifizierungscode per E-Mail zugeschickt. Alternativ kannst du das Orga-Team deiner Veranstaltung bitten, bei deinem Zugang die Zwei-Faktor-Authentifizierung vorĂŒbergehend oder dauerhaft abzuschalten.

🔒 Ich kann mich trotz richtiger Zugangsdaten nicht einloggen, sondern lande immer wieder auf der Startseite!
Sofern du keine andere Fehlermeldung angezeigt bekommst, liegt die Ursache wahrscheinlich an der automatischen Erkennung missbrĂ€uchlicher Nutzung: Dies kann von dir selbst verursacht sein oder von Anderen, wenn du z.B. ĂŒber ein gemeinsames WLAN oder das TOR-Netzwerk online gehst. Auch könnte dein Rechner von Schadprogrammen befallen sein und ohne dein Wissen missbrĂ€uchliche Aktionen im Internet verursachen. Allerdings wertet votesUP auch sehr alte Browser-Kennungen als missbrĂ€uchliche Nutzung: Wenn ein Browser seit fĂŒnf Jahren nicht mehr aktualisiert wurde, dann ist er nicht mehr fit fĂŒrs heutige Internet. Wenn du glaubst, dass du ungerechtfertigt ausgeschlossen wurdest, wende dich bitte direkt an den Support.

📧 Ich habe eine Veranstaltung angelegt, aber einen Tippfehler in der Mail-Adresse gemacht!
Wenn die erste Verifizierungsmail nicht bei dir ankam, kannst du die Veranstaltung dennoch vor der automatischen Löschung nach drei Tagen bewahren: Logge dich als Orga ein, gehe in der MenĂŒleiste rechts oben auf »Profil« und korrigiere deine E-Mail-Adresse. Erst dann klicke dort im Profil »BestĂ€tigungslink anfordern«.
Alternativ bliebe dir auch die Möglichkeit, die gerade angelegte Veranstaltung wieder zu löschen und eine neue gleich wieder mit derselben Event-ID anzulegen.

📧 The verification link in a confirmation mail has expired!
Kein Problem: Du hast zwei Möglichkeiten, um deinen Account dennoch zu bestĂ€tigen. 1) Du kannst dir ĂŒber dein »Profil« innerhalb der Veranstaltung einen neuen BestĂ€tigungslink zumailen lassen. 2) Über die »Passwort vergessen?«-Funktion verschickt votesUP ebenfalls eine Mail, ĂŒber die dein Zugriff aufs Mailkonto und damit deine „Echtheit“ bestĂ€tigt werden kann.

⚙ In meine Veranstaltung können sich nur 50 Teilnehmende gleichzeitig anmelden, obwohl wir doch ĂŒber ein höheres Limit verfĂŒgen?
Veranstaltungen mit mehr als 50 Teilnehmenden mĂŒssen ĂŒber die Event-Einstellungen mit einem konkreten Termin-Zeitraum eingetragen werden. Außerhalb dieses Zeitraums können die Nutzer:innen zwar verwaltet werden, aber nicht mehr als 50 Personen dĂŒrfen zeitgleich online sein.
Wenn deine Veranstaltung an mehreren, nicht zusammenhĂ€ngenden Terminen mehr als 50 Teilnehmende gleichzeitig haben soll, musst du die separaten Termine jeweils ĂŒber die Limiterhöhung eintragen.

⚙ I would like to host an event and nonetheless take part in votings. Is that possible?
Ein Orga-Zugang kann selbst nicht mit abstimmen. Wir haben dies so festgelegt, damit die Teilnehmenden sicher sein können, dass die Orga nicht tricksen kann. Ihr benötigt also zum Abstimmen eine separate Registrierung. Wenn ihr euch, neben eurem Orga-Account, zusĂ€tzlich als Teilnehmende:r anmelden wollt, mĂŒsst ihr einen anderen Browser oder ein „privates Fenster“ öffnen und euch da mit einer anderen E-Mail-Adresse einloggen.

⚙ Ich habe zum Testen einer Person Stimmrechte gegeben, die jetzt aber ins Orga-Team wechseln soll!
Sobald jemand an einer Abstimmung teilgenommen hat, darf dieser Zugang nicht mehr Orga-Mitglied werden. Durch diese Schranke in votesUP können sich die anderen Teilnehmenden darauf verlassen, dass hier nichts hinter ihrem RĂŒcken gedreht wird. Wenn du aber die Veranstaltung zurĂŒcksetzt und alle bisherigen Abstimmungen löscht, dann ist ein Rollen-Wechsel von Stimmberechtigt → Gast → Orga wieder möglich.

🗳 I have assigned voting rights to a person, but votesUP still does not allow them to cast their vote!
Wenn du wĂ€hrend einer laufenden Abstimmung Stimmberechtigungen vergibst, gelten diese erst fĂŒr die nĂ€chste Abstimmung, die geöffnet wird. Wenn sich der Kreis der Berechtigten wĂ€hrend der Abstimmung Ă€ndern könnte, wĂ€re eine rechtssichere DurchfĂŒhrung nicht gewĂ€hrleistet.

🗳 Why does it take several seconds until a new voting appears on the device of a participant?
votesUP ist darauf getrimmt, möglichst wenig Bandbreite zu verbrauchen und damit auch in großen WLANs mit vielen Teilnehmenden gut zu funktionieren. Unser Konzept geht davon aus, dass eure Moderation ankĂŒndigt „Wir schreiten jetzt zur Abstimmung, klickt dazu auf die Wahlbox.“. Ihr mĂŒsst also nicht geduldig darauf warten, bis der Stimmzettels oder das Ergebnis angezeigt wird – die etwas verzögerte, automatische Anzeige-Aktualisierung ist fĂŒr weniger aktive Teilnehmende gedacht, damit diese dennoch am Geschehen teilhaben können.

🗳 Ich habe in einer geheimen Wahl z.B. 25 abgegebene Stimmzettel, aber das Stimmergebnis scheint nicht zu passen. Es sind weniger Stimmen!
Das kann bei Listenwahlen auftreten, wenn du bei der Stimmzettel-Definition bestimmt hast, dass auch leere Stimmzettel abgegeben werden können.

🗳 Ich habe in einer geheimen Wahl z.B. 25 abgegebene Stimmzettel, aber das Stimmergebnis scheint nicht zu passen. Es sind mehr Stimmen!
Wenn du bei der Stimmzettel-Definition bestimmt hast, dass mehrere Kandidaturen ausgewĂ€hlt werden werden können, fallen die Gesamtstimmen natĂŒrlich höher aus als die Zahl der abstimmenden Personen.

đŸ‘©â€đŸ’» Warum fliegen Teilnehmende manchmal raus und mĂŒssen sich neu einloggen?
GrundsĂ€tzlich hĂ€lt votesUP die Verbindung mit eingeloggten Nutzer:innen. Es gibt allerdings zwei Ursachen, warum es dennoch zu einem automatischen Ausloggen kommen kann: 1) Zwischen votesUP und den EndgerĂ€ten wird alle paar Sekunden ein „mich gibt es noch“-Ping ausgetauscht. Erst wenn votesUP eine Stunde lang von einem EndgerĂ€t nichts mehr gehört hat, dann wird die betroffene Session entfernt. Gerade mobile EndgerĂ€te versuchen sehr aktiv Strom zu sparen und legen daher nicht-genutzte Programme schnell schlafen. Auf dem Desktop kann dies mit Hintergrund-Tabs im Browser ebenfalls geschehen.. Daher kann es also sein, dass das EndgerĂ€t die Verbindung schlicht unterbricht und votesUP davon ausgeht, dass es offline ist. 2) votesUP hat in den letzten Monaten eine sehr intensive Aufbauphase erlebt. Manchmal mussten wir aus dringenden GrĂŒnden tagsĂŒber einzelne Updates einspielen. Diese konnten dazu fĂŒhren, dass Nutzer:innen hierbei rausgeflogen sind, abhĂ€ngig davon was sie gerade gemacht haben. Dieses Problem reduziert sich jedoch zunehmend, da dringende Updates seltener werden.

đŸ‘šâ€đŸ‘©â€đŸ‘§â€đŸ‘§ I would like to conduct votings with children or teenager under the GDPR age limit
The GDPR identifies an age limit of 13-16 years, set individually by the EU member states, under which a more sensitive approach to data processing is required. Die DS-GVO ist hier sehr klar: Um personenbezogene Daten von Kindern und Jugendlichen zu verarbeiten, wird das EinverstĂ€ndnis von Erziehungsberechtigten benötigt. Unter UmstĂ€nden können ZugĂ€nge ĂŒber Token hier abhelfen, allerdings ist das sehr von weiteren Punkten abhĂ€ngig, z.B. um welche Themen es in den Abstimmungen geht.

⚙ Special characters look weird in a CSV export!
Leider sind manche kommerzielle Office-Produkte standardmĂ€ĂŸig auf die Zeichenkodierung „Westlich (Windows-1252)“ eingestellt. Damit wĂ€ren keine Namen von Teilnehmenden mit Sonderzeichen aus Mittel- und Osteuropa, der TĂŒrkei oder anderen LĂ€ndern möglich. Daher verwendet votesUP zur Kodierung zeitgemĂ€ĂŸ „Unicode/UTF-8“. Moderne Office-Programme wie LibreOffice sind standardmĂ€ĂŸig auf eine mehrsprachige Verwendung eingerichtet und du kannst die Datei problemlos durch Doppelklicken öffnen. Bei anderen Produkten (z.B. MS Excel) musst du ĂŒber den Umweg des „Daten-Import aus Text“ gehen, um UTF-8 auszuwĂ€hlen.