The English translation is getting better and better. Feedback welcome! Last update: 17/09/2021

votesUP Manual

The English version of the manual is still work in progress, sorry!

You want to use votesUP with your team? Below we have put together a guide that explains the most important things.

Contents

 0. Preparations
 1. Create a new event
 2. Overview of the main management areas
 3. Participants and user roles
 4. Access for participants: token or email?
 5. Authentication: is it really you?
 6. Conduct open votings and secret ballots
 7. Digital “absentee ballot”
 8. Minutes
 9. Agenda
10. Speakers' lists and points of order
11. Messages / Chat
12. Profile
13. Central settings
14. Legal information and privacy policy
15. Data Processing Contract
16. Close an event
17. Big events
18. What can go wrong? (or: frequently asked questions)

 

0. Preparations

All you need to get started with votesUP is an Internet-enabled device with a browser that is modestly up-to-date. It's up to you whether you prefer Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Apple Safari or Google Chrome, Vivaldi, Opera… The only choice you should avoid is the very outdated Microsoft Internet Explorer. Also in terms of devices you can choose according to your preference: votesUP can be used on a smartphone, a tablet and a desktop computer. Yet if you intend to host and manage an event, we would recommend a sufficiently large screen.

The icons and buttons in votesUP may look slightly different depending on your device, as votesUP uses standard icons. This allows us to save bandwidth, so that votesUP can also be used in places with poor internet connection or in busy wifi networks.

⚠️ Within one browser session only one person at a time can be logged in, i.e. either the host or a regular participant. For test runs with different roles etc. it is easiest to use two different browsers on one device.

 

1. Create a new event

In order to make use of votesUP, you need to create an « event ». The most important thing about that is to set the event ID. That ID will the general access code for the event. (In addition, your participants will also have to identify themselves personally, but more on that later.)

Bildschirmfoto: Eine Veranstaltung in votesUP anlegen.

Any other settings for the event can still be changed later on, so don't worry about them right now. What's more important: Please make sure that you insert a valid email address for the organiser. You will then receive an email with a confirmation link within a few moments. As long as the event has not been confirmed by you, some of votesUP's features will be restricted: probably the most striking is the limit of five additional participants. In addition, unconfirmed events are automatically deleted after three days.

A QR code is generated together with the event so that participants with smartphones or tablets can easily access the event. The QR code can also be retrieved at any time later on. You can find it both in the event settings and in your personal profile.

 

2. Overview of the main management areas

Directly after the creation of an event you will get access to its management panel for the first time. What do you find there? On top you will see to navigation menus: the upper button bar is the one that is also visible for your participants, the second bar is only available for you as organiser. Mit dieser Herangehensweise kannst du selbst auch immer überprüfen, wie die Teilnehmenden die Veranstaltung „erleben“.

Screen shot: Full view of navigation menu for the organisers

For a better overview on smaller screens, votesUP reduces the size of the menu by ommitting labels. On smartphones in particular you may only see the icons.

In case the features « Agenda » or « Speakers' List » have been deactivated in the event settings, then they will no longer appear in the navigation menu for regular participants.

Im Hauptbereich des Fensters sieht du anfangs gleich die Funktionen, um die wichtigste Aufgabe von votesUP zu erfüllen – Abstimmungen durchführen. Abstimmungen kannst du vorbereiten oder spontan durchführen. Wichtig ist nur, dass du natürlich auch Teilnehmende benötigst, die abstimmen dürfen. Als Organisator:in kannst du nicht selbst abstimmen!

votesUP informs you if there is any self-registrant in the waiting room and also what point of the agenda is currently active. This information is updated every time you open a new page or execute a function. Of course, you can also switch to the participant management at any time and check the status directly.

 

3. Participants and user roles

Participants can be admitted to the event in two ways: Either you edit the participation accounts in advance or you allow self-registration for the participants. The latter is the default setting. Self-registrants have to be allowed in by the organisers.

Damit die Teilnehmenden zu deiner Verantaltung „finden“, musst du ihnen die Event-ID mitteilen, die du beim Anlegen der Veranstaltung vergeben hast. Diese Event-ID geben die Teilnehmenden auf der Startseite votesup.eu ein und müssen sich dann im zweiten Schritt selbst zu erkennen geben. Hier gibt es zwei Varianten: die persönliche E-Mail-Adresse oder vordefinierten Token. Den Unterschied erklären wir weiter unten.

Du kannst den Zugang zur Veranstaltung sogar noch etwas erleichtern, vor allem wenn ihr votesUP parallel zu einer Videokonferenz nutzt oder die Einladung elektronisch (E-Mail, Messenger) versandt wurde. Die Event-ID kann direkt an die votesUP-Adresse angehängt werden, so dass die manuelle Eingabe der Event-ID für die Teilnehmenden entfällt. Der direkte Link ist so aufgebaut: https://votesup.eu?event-id. Diesen direkten Teilnehmerlink findest du später auch jederzeit in den Event-Einstellungen und auf der persönlichen Profilseite. Der angezeigte QR-Code überträgt den Zugang ganz bequem ohne Tippen aufs Smartphone oder Tablet.

In der Teilnehmenden-Verwaltung sind alle Nutzer:innen dieser Veranstaltung mit ihren Rollen und ggf. ihrem Stimmgewicht aufgelistet. Weitere Teilnehmende können hier jederzeit eingetragen oder Selbstanmelder:innen für die Teilnahme zugelassen werden.

A participant can be assigned one out of several roles in votesUP. Deine Veranstalter-Rolle wird intern als »ORGA« angezeigt. Die wichtigsten weiteren Rollen sind »STIMMBERECHTIGT« und »GAST«. Du kannst weiteren Nutzer:innen ebenfalls den ORGA-Status verleihen. So könnt ihr komfortabel im Team eine Veranstaltung betreuen. Aber nicht vergessen: ORGA-Accounts können nicht stimmberechtigt sein.

Wie schon erwähnt, können je nach Konfiguration der Veranstaltung die Teilnehmenden sich selbst anmelden oder werden vorher vom Orga-Team eingetragen. Für die Selbstanmeldenden gibt es in der Standardeinstellung einen Warteraum, in dem sie begrenzt mit anderen Wartenden und der Orga interagieren können. Bereits zugelassene Teilnehmende sehen sie von dort aus nicht, können aber von jenen schon Nachrichten empfangen. Erst wenn die Selbstanmelder:innen von Veranstalterseite eine Rolle zugewiesen bekommen haben, können sie auf weitere Funktionen in votesUP zugreifen.

Participants generally have access to the overview of all participants. Allerdings sind hier aus Datenschutz- und Sicherheitsgründen bestimmte Einschränkungen vorhanden: Andere Stimmberechtigte oder Gäste sehen keine vorregistrierten Token oder noch nicht in Anspruch genommene E-Mail-Zugänge. Zudem haben sie nie Zugriff auf die E-Mail-Adressen anderer Teilnehmender, sondern nur auf deren Anzeigenamen. Dieser Anzeigename generiert sich bei Selbstanmelder:innen erst einmal automatisch aus der E-Mail-Adresse. Hier versucht votesUP so gut wie möglich zu erkennen, was ein guter Anzeigename wäre. Aus vorname.nachname@example.com wird beispielsweise »Vorname Nachname«. Aus info@example.com wird »Example (Info)« usw. Den Anzeigenamen können alle Teilnehmenden selbst über die Profil-Einstellungsseite anpassen.

Organisers may also customise participants' display names. And they can also help if an email address contains a typo or if participants want to deactivate two-factor authentication.

Über die Teilnehmenden-Verwaltung lassen sich Rollen auch nachträglich verändern. Dabei geht votesUP schrittweise vor – eine stimmberechtigte Person muss erst einmal geblockt werden, bevor sie evtl. ganz gelöscht werden könnte. Personen, die schon abgestimmt haben, werden bei der Rollenänderung zu Gästen mit dem Hinweis „vormals stimmberechtigt“ angezeigt. Wer bereits abgestimmt hat, kann nicht zur Orga-Rolle wechseln.

 

4. Access for participants: token or email?

Grundsätzlich bietet votesUP verschiedene Möglichkeiten an, wie sich Teilnehmende am System anmelden. Die Voreinstellung lautet auf „E-Mail-Adresse”. Allerdings lässt sich dies in den Veranstaltungs-Einstellungen auf „Neutrale Token“ umstellen. Damit ändert sich die Login-Maske für Teilnehmende. E-Mail-Accounts können sich weiter anmelden, aber es kommt nun auch die Möglichkeit hinzu, dass sich Token-Zugänge nutzen lassen.

Token eignen sich sehr gut, wenn die Teilnehmenden im Voraus nicht bekannt sind oder sie nicht oder nur eingeschränkt Zugriff auf eine E-Mail-Adresse haben.

Diese Zugangstoken lassen sich durch votesUP automatisch generieren. Die entsprechende Funktion findet sich in der Teilnehmendenverwaltung. Je nach Sicherheitsanforderung stellst du dabei ein, wie viele Zeichen die Token haben sollen. Voreingestellt ist eine Länge von sechs Stellen. Die Groß- und Kleinschreibung spielt übrigens keine Rolle.

Screen shot: create list of account tokens

Die Token sind nur solange anonym, wie sie auch anonym verteilt werden (z.B. wenn die Teilnehmenden jeweils einen ausgedruckten Token auf einem Korb ziehen).

Allerdings könnt ihr Token auch als ganz reguläre Zugänge mit „echten“ Anzeigenamen nutzen. Je nach Event-Einstellung kann der Name gleich beim ersten Einloggen abgefragt werden. Alternativ ändern die Teilnehmenden ihren Anzeigenamen über die Profil-Seite. Sollte es wichtig sein, dass die Anonymität gewahrt bleibt, muss man von Veranstalterseite die Möglichkeit zum Ändern des Anzeigenamens in den Veranstaltungs-Einstellungen deaktivieren. Bereits geänderte Namen bleiben dann aber bestehen.

Im gemischten Modus können sich E-Mail-Accounts und Token-Accounts gleichermaßen anmelden.

Eine Besonderheit bietet der Modus „passwortlose Token“, der auf Passwörter verzichtet. Allerdings solltest du beachten, dass Token, die bereits einmal genutzt wurden, mit dem jeweiligen Modus verbunden sind. Token mit Passwörtern können nicht nachträglich ihr Passwort „verlieren“; passwortlose Token wiederum können nicht nachträglich in den gemischten Modus überführt werden.

Für angelegte Token lassen sich personalisierte QR-Codes in einer Liste anzeigen. Das Abscannen der QR-Codes kann die Teilnahme-Hürde gerade mit Smartphones und Tablets noch einmal deutlich senken: Teilnehmende müssen dann höchstens noch ihr Passwort eingeben, da Event-ID und Token bereits im QR-Code enthalten sind.

Für die voreingetragenen Teilnehmende mit E-Mail-Adressen bietet votesUP an, ihnen automatisch personalisierte Einladungsmails zu verschicken. Diese Mails beinhalten neben einem kurzen Text einen spezifischen Direktlink für die betreffende Person, so dass diese die Event-ID und ihre E-Mail-Adresse nicht mehr selbst eintippen muss: Das Passwort genügt.

The invitation mails can be initiated for each account individually or for all participants who have not yet received an invitation. The email language follows the personal settings for each person. As the invitations are sent out with in batches and with a certain time delay, for larger events it may take up to several hours for all emails to be sent out. Die Orga kann sich selbst eine Test-Einladung zusenden.

It is not foreseen that invitations can be resent to a participants. votesUP möchte damit der Gefahr vorbauen, dass Personen ohne ihre Zustimmung behelligt werden.

If votesUP encounters problems with a registered email address, votesUP will indicate that in the individual settings of an participant. Among other things, votesUP evaluates email bounces of the last few days and an internal list of obviously wrong domains. Even if no problems are displayed about the address of a participant, the system may have not taken all possible problems into account (e.g. full mailboxes).

 

5. Authentication: is it really you?

Of course, as an organiser you want to be sure that every account is only used by the right person. Yet not every event has the same requirements to authentication. Daher bietet dir votesUP verschiedene Sicherungsmaßnahmen, für die du dich je nach Bedarf in deiner Veranstaltung entscheiden kannst.

Die allerhöchste Sicherheit erreichst du, wenn nur du als Orga in der Teilnehmenden-Verwaltung die E-Mail-Adressen einträgst und dort bei den jeweiligen Zugängen die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) aktivierst. 2FA bedeutet, dass man nach dem Einloggen noch einen Sicherheitscode eingeben muss, denn man just in diesem Moment per E-Mail zugeschickt bekommt. Über diese Maßnahme ist dann schon beim ersten Mal, also dann wenn deine Teilnehmenden gerade erst ihr Zugangspasswort festlegen, sichergestellt, dass jede:r Teilnehmer:in auch die Person ist, die sie vorgibt zu sein.

Screen shot: Login page with active two-factor-authentication
Two-factor-authentication in votesUP

Eine Sicherheitsstufe darunter ist die allgemeine Option „Bei Erstanmeldung mit E-Mail einen Verifizierungslink versenden“. Diesen automatischen Versand kannst du in den Veranstaltungseinstellungen aktivieren. Anders als die Zwei-Faktor-Authentifizierung stellt dieser Verifizierungslink aber keine absolute Hürde dar, sondern der jeweilige Teilnehmer-Status wird dir als Veranstalter:in lediglich angezeigt: Die Teilnehmenden-Verwaltung weist mit einem dunklen Personen-Icon (👤) aus, ob eine E-Mail-Adresse bestätigt wurde. Ein helleres Icon bedeutet, dass die E-Mail-Adresse noch nicht mittels Bestätigungslink verifiziert wurde. Diesen Verifizierungslink können Teilnehmende auf ihrer Profil-Seite übrigens auch selbst anfordern.

Bei Token-Nutzung wiederum zeigen die dunklen Personen-Icons einen bereits aktivierten Token an, während die helleren Personen-Icons die noch unbenutzten anzeigt. „Aktiviert“ bedeutet, dass sich mindestens einmal mit dem Account angemeldet und ein Passwort gesetzt wurde.

 

6. Conduct open votings and secret ballots

Vorbemerkung: Wahlen = Abstimmungen, d.h. votesUP unterscheidet hier begrifflich nicht.

Abstimmungen können entweder im Vorfeld vorbereitet oder spontan nach Bedarf angelegt werden. Vorbereitete Abstimmungen lassen sich später noch verändern, z.B. wenn eine zuvor nicht bekannte Kandidatur hinzukäme. Sobald eine Abstimmung läuft, ist eine Veränderung natürlich nicht mehr möglich.

votesUP ist für einen Konferenzbetrieb konzipiert, in dem häufig auch recht spontane Abstimmungen stattfinden müssen. Daher sind einfache Ja-Nein-Enthaltung-Abstimmungen ohne jegliche Vorbereitung möglich: Die Standardfrage lautet „Stimmst du zu?“, zu der die drei Optionen angeboten werden. Mittels »Anlegen und sofort öffnen« kann ein Mitglied des Orga-Teams den offenen Abstimmungsvorgang ohne Umschweife starten. Sollte gerade noch eine andere Abstimmung geöffnet sein, würde diese automatisch geschlossen – außer im Modus für »digitale Briefwahlen«: Dann können mehrere Abstimmungen gleichzeitig geöffnet sein.

Screen shot: create a new ballot

Voting question
The voting question may contain up to 600 characters, which is about one third of an A4 page. Damit können auch ganze Textvorschläge abgestimmt werden.

You have a number of formatting options to emphasise parts of the text. Dazu musst du die betreffenden Wörter oder Textteile mit kleinen Codes einfassen, nämlich [i]…[/i] für kursive, [u]…[/u] für unterstrichene und [b]…[/b] für gefettete Abschnitte. Damit du das Aussehen prüfen kannst, gehe nach dem Anlegen auf »Vorschau«.

Antwortoptionen
votesUP bietet verschiedene Varianten von Abstimmungen, die beim Anlegen unter dem Punkt »Antwortoptionen« ausgewählt werden können.

Es können offene und geheime Abstimmungen durchgeführt werden. Das Geheimnis der Wahl stellt votesUP sicher, indem geheime Abstimmungen anders verarbeitet werden: Im geheimen Modus werden werden Abstimmende in der Wähler:innen-Liste lediglich abgehakt und die Stimmzettel davon separat verarbeitet, sodass selbst auf technischer Ebene keine Möglichkeit besteht die Stimmen den Stimmberechtigten zuzuordnen.

Stimmberechtigt sind in der Standardeinstellung diejenigen, die zum Zeitpunkt des Beginns einer konkreten Abstimmung stimmberechtigt und zugleich online in votesUP waren. Damit wird gewährleistet, dass die digitale Abstimmung immer sehr transparent und nachvollziehbar für alle Teilnehmenden bleibt. Ein nachträgliches Einloggen Einzelner oder das nachträgliche Zuweisen von Stimmberechtigungen für eine laufende Abstimmung ist nicht möglich. Für einen solchen Fall muss die Abstimmung wiederholt werden. Allerdings bietet votesUP für zeitversetzte Abstimmungen, die z.B. eine ganze Woche laufen sollen, eine Art digitaler Briefwahl an, die im nächsten Abschnitt erklärt wird.

In der Standardeinstellung können Teilnehmende mit einem höheren Stimmgewicht ihre Stimmen nicht splitten. Wenn sie ihre Stimme abgeben, wird diese also so oft gezählt wie das Stimmgewicht lautet. Allerdings hat das Orga-Team die Möglichkeit Stimmensplittungen zuzulassen. Diese Option findet sich in den Event-Einstellungen und gilt dann für alle Abstimmungen.

Für größere Veranstaltungen lohnt es sich wahrscheinlich, bestimmte Abstimmungen vorher anzulegen – vor allem bei umfangreicheren Abstimmungsfragen oder wenn es um Kandidaturlisten geht. Angelegte Abstimmungen können mit der »Vorschau« jederzeit überprüft werden; eine Veränderung oder Ergänzung der vorbereiteten Abstimmungen ist ebenfalls möglich.

Gerade wenn man viele Abstimmungen vorbereitet, wird die Übersicht auf einem begrenzten Bildschirm schnell zur Herausforderung. Daher können Abstimmungen konkreten Programmpunkten zugewiesen werden. Sie erscheinen damit mit Zwischenüberschriften sortiert in der Vorbereitungsliste.

Je nachdem, was Teilnehmende gerade im System tun, sehen sie Abstimmungen automatisch oder müssen in der Menüleiste auf den Startseite/Wahlbox-Button klicken. Ein pulsierender Button zeigt spätestens nach 30 Sekunden den Weg. Damit die Teilnehmenden sich nicht in der Eile verklicken, müssen sie zuerst die Abstimmungspräferenz auswählen und dann auf »Abstimmen« klicken.

⚠️ Für die Teilnahme kann auch auf Tastaturbedienung zurückgegriffen werden, da Accesskeys mit den jeweiligen Optionen verbunden sind: j für Ja, n für nein, e für Enthaltung, a für Absenden. Bei Listenwahlen sind die einzelnen Einträge mit den Ziffern 1 - 9 erreichbar.

Die Abgabe eines ungültigen Stimmzettels wird von votesUP verhindert. Allerdings können sich Teilnehmende auch entscheiden bei einer konkreten Abstimmung keine Stimme abzugeben. Die Moderation der Veranstaltung bestimmt, wann eine Abstimmung bzw. ein Wahlgang geschlossen wird. votesUP schließt Abstimmungsvorgänge aber auch automatisch, wenn alle Stimmen eingegangen sind.

In der Standardeinstellung haben alle zugelassenen Teilnehmenden, also auch Gäste, sofort nach Ende einer Abstimmung Zugriff auf das Abstimmungsergebnis. Das umfasst auch die Liste der Stimmberechtigten und bei offenen Abstimmungen auch die konkreten Einzelstimmen. Veranstaltungsweit lässt sich die Transparenz reduzieren, bis hin dazu, dass nur das Orga-Team Ergebnisse sehen kann. Parallel dazu gibt es die Möglichkeit bei einzelnen Abstimmungen die automatische Sichtbarkeit des Ergebnisses zu unterbinden. Entweder man wählt „Orga kann Ergebnis zuerst prüfen“ oder die nächste Stufe „Ergebnis muss freigeschaltet werden“. Das Ergebnis bleibt dann solange geheim (auch für das Orga-Team), bis es explizit freigeschaltet wurde. Diese Stufe eignet sich vor allem dafür, wenn mehrere Wahlen hintereinander im Verbund stattfinden sollen, ohne dass ein Wahlergebnis auf die nächsten Abstimmungen Auswirkungen haben darf.

Mehrfach abstimmen wird verhindert: votesUP lässt das zeitgleiche Einloggen auf mehreren Endgeräten zu, aber die Stimmabgabe kann nur einmal erfolgen. Versuche, mehrmals an einer Abstimmung teilzunehmen, quittiert das System mit einem ablehnenden Hinweis.

Bildschirmfoto: Mehrfach Abstimmen wird verhindert

Sofern eine Veranstaltung bestätigt ist, können alle Abstimmungsergebnisse per E-Mail an die zentrale Orga-Adresse versandt werden. Diese Mail beinhaltet nicht die Details der Einzelstimmen, sondern lediglich die kumulierten Ergebnisse.

Geplante Weiterentwicklung: Anonymisierung von Abstimmungsergebnissen

 

7. Digital “absentee ballot”

Wer mehr als eine Abstimmung gleichzeitig öffnen oder die Abstimmungen über mehrere Tage laufen lassen möchte, muss den Veranstaltungs-Modus wechseln auf „digitale Briefwahlen“. Nun müssen nicht mehr alle Stimmberechtigten beim Start online sein. Voraussetzung ist aber weiterhin, dass ihre Stimmberechtigung bereits eingetragen war, als die Abstimmung startete.

Bildschirmfoto: Offline-Teilnehmende auch stimmberechtigt schalten

Dieser Modus kann sowohl direkt beim Anlegen der Veranstaltung oder später bei den Veranstaltungs-Einstellungen eingestellt werden. In der Teilnehmenden-Übersicht ist dieser Modus für alle erkennbar: Die Anzeige »🗳 Stimmberechtigungen anwesend« ändert sich zu »🗳 Stimmberechtigungen insgesamt«.

Zum Vergleich: In der Standardeinstellung geht votesUP von einer Live-Veranstaltung aus, d.h. alle Teilnehmenden sind gleichzeitig online. Im Live-Betrieb läuft immer nur eine einzige Abstimmung. Tatsächlich mitstimmen darf nur, wer bei der Öffnung einer Abstimmung bereits stimmberechtigt und gerade online ist. Ein (verspätetes) Einloggen während der laufenden Abstimmung berechtigt dann nicht mehr, noch mit abzustimmen. votesUP handhabt dies so, damit sich nicht während einer laufenden Abstimmung die Anzahl der Stimmberechtigten ändert und dies dann möglicherweise zu Verwirrungen führt.

Profi-Tipp: Innerhalb einer Veranstaltung ist es möglich, Abstimmungen mit unterschiedlichen Stimmberechtigungen parallel laufen zu lassen: Beim Öffnen einer Abstimmung speichert votesUP die aktuelle Liste der Stimmberechtigten zu dieser Abstimmung. Sie bleibt also unveränderlich. Daher können über die Teilnehmenden-Verwaltung neue Stimmberechtigungen vergeben werden, wenn eine weitere Abstimmung geöffnet werden soll – auf die bereits laufende Abstimmung hat die Veränderung keine Auswirkung.

Die Abstimmungen können einzeln mit einer Ablauffrist versehen werden. Es ist sowohl möglich ein konkretes Datum und Uhrzeit anzugeben, wie auch eine relative Ablauffrist. Letzteres bedeutet eine Minutenzahl ab dem Öffnen der Abstimmung bis zu deren automatischem Ende.

Bildschirmfoto: Setzen einer Ablauffrist für eine Abstimmung

The time zone of votesUP ist Berlin/Central Europe. Daran orientieren sich die Fristen. Abstimmende sehen die Frist auf ihrem Stimmzettel. Eine verspätete Stimmabgabe ist nicht möglich.

Die Abstimmungen werden automatisch geschlossen, sobald alle Stimmberechtigten ihre Stimme abgegeben haben oder wenn die Abstimmungsfrist endet – je nachdem welcher Fall früher eintritt. Falls in diesem Moment niemand aus dem Orga-Team online ist, informiert votesUP den Haupt-Orga-Account per E-Mail.

 

8. Minutes

votesUP erstellt aus den Aktivitäten automatisch ein Protokoll. Nicht alle Aktivitäten werden dabei aufgezeichnet – so ist z.B. das vorbereitende Hochladen von Teilnehmerlisten oder die Token-Erstellung nicht für das Protokoll relevant. Allerdings werden Rollenveränderungen (Zuweisung oder Aberkennung von Stimmberechtigungen) bei bestehenden Teilnehmenden dokumentiert.

Störende Protokoll-Einträge, wie sie möglicherweise durch Testläufe entstanden sind, können unsichtbar geschaltet werden. Das Protokoll ist generell nur für Mitglieder des Orga-Teams einsehbar, da es auch personenbezogene Daten bei Nutzerabmeldungen enthalten kann.

Wenn du für das Protokoll festhalten möchtest, welche Teilnehmenden zu einem bestimmten Zeitpunkt anwesend waren, kannst du ihre Teilnahme über den entsprechenden Button automatisch dokumentieren.

Geplante Weiterentwicklung: Hinzufügen selbst ausformulierter Protokoll-Absätze.

 

9. Agenda

The programme or agenda of an event can be visualised in votesUP. When an item on the agenda has been activated by the organisers, it will be visible as a bright blue banner between navigation menu and the page content for the participants.

Programmpunkte können nach Belieben nummeriert oder mit Buchstaben zur Aufreihung versehen sein. votesUP orientiert sich an dieser Reihung, so dass beispielsweise ein nachträglich eingefügter Punkt 4.2 automatisch zwischen 4.1 und 5. einsortiert würde. Wenn Programmpunkte über 1.-9. hinaus gehen, dann solltest du die einstelligen mit vorangehendem Leerzeichen eintragen – so bleibt die korrekte Sortierung gewährleistet.

Ergänzend oder anstelle der Nummerierung ist auch eine Festlegung von Uhrzeiten möglich. Die Orga kann zentral für eine Veranstaltung festlegen, ob die Programmpunkte sortiert nach Uhrzeiten oder nach der Nummerierung angezeigt werden.

Jeder Programmpunkt kann um eine Erläuterung ergänzt werden, die nur auf der Programm-Übersicht erscheint und in etwas kleinerer Schrift weitere Informationen zur Verfügung stellt. Damit können Verfahrensinformationen erklärt oder Dokumente verlinkt werden.

🆕 Es stehen Gestaltungsmöglichkeiten zur Verfügung um Textabschnitte hervorzuheben. Dazu musst du die betreffenden Wörter oder Textteile mit kleinen Codes einfassen, nämlich [i]…[/i] für kursive, [u]…[/u] für unterstrichene und [b]…[/b] für gefettete Abschnitte.

Während der Veranstaltung kann jeder Programmpunkt mit und ohne Redeliste aktiviert werden, sofern man über die Veranstaltungseinstellungen die Redelisten nicht generell deaktiviert hat.

Every agenda item may be edited, amended or deleted also later on during the event.

Geplante Weiterentwicklung: Direktes Hochladen von Dokumenten

 

10. Speakers' lists and points of order

Um die Redelisten-Funktion zu nutzen, muss ein Programmpunkt und aktiviert sein. Es stehen sowohl einfache Wortmeldungen wie auch Anträge zur Geschäftsordnung zur Verfügung. Ein solcher GO-Antrag kann nur gestellt werden, solange ein:e Teilnehmer:in nicht selbst auf der Redeliste wartet.

In its default settings, the speakers' lists do not take into account the gender of participants. The organisers may change that setting, so that votesUP uses gender-aware lists. Je nach gewählter Variante gibt es die Optionen weiblich, männlich, divers und keine Angabe. Deine Teilnehmenden müssen entsprechend in ihrem Profil ein Gender festlegen, um sich dann in der Veranstaltung zu Wort zu melden.

Als Orga-Team kannst du die Redeliste schließen, so dass die verbleibenden Personen noch abgearbeitet werden können, sich jedoch niemand mehr zusätzlich zu Wort melden kann. Über die Programm-Verwaltung kann eine Redeliste für den Programmpunkt dann auch ganz deaktiviert werden.

Die Redeliste ist jeweils an einen Programmpunkt gebunden. Beim Wechsel zwischen Programmpunkten wird jeweils eine neue Redeliste aufgerufen. Die alte Redeliste ist jedoch weiter vorhanden, sollte der vorhergehende Programmpunkt erneut aufgerufen werden.

Wenn Anträge zur Geschäftsordnung eingereicht wurden, kann darüber per Klick eine Abstimmung abgehalten werden. Diese ist als offene Abstimmung konzipiert.

Geplante Weiterentwicklung: Anzeige der Sprechzeiten.

 

11. Messages / Chat

Der Chat dient in erster Linie für kurzen Nachrichtenaustausch und für zentrale Mitteilungen durch das Orga-Team. Teilnehmende können derzeit jeweils nur an eine einzelne Person Nachrichten schicken, während das Orga-Team auch an alle Teilnehmenden auf einmal schreiben kann. Im Chat erscheinen zudem Mitteilungen, wenn sich die eigene Rolle oder ein Status verändert hat (bspw. Anerkennung/Aberkennung von Stimmrechten).

Im Navigationsmenü erscheint neben dem Chat-Symbol die Zahl der neu eingegangen Nachrichten. Dieser Indikator aktualisiert sich selbstständig alle paar Minuten.

Wer während der Veranstaltung nicht von anderen Teilnehmenden angeschrieben werden möchte, kann Zusendungen auf bestimmte Rollen wie das Orga-Team beschränken. Diese Einstellungsmöglichkeit findet sich auf der persönlichen Profil-Seite. Wenn unberechtigte Teilnehmende dann versuchen eine Nachricht zu schicken, erhalten sie den Hinweis, dass der/die Adressat:in den Nachrichten-Empfang eingeschränkt hat.

 

12. Profile

Auf der eigenen Profil-Seite können verschiedene Einstellungen überprüft oder verändert werden: Hier bekommst du zum Beispiel Auskunft über deine Teilnahmerolle, dein Stimmgewicht, die registrierte E-Mail-Adresse oder das Zugangstoken. Zudem kannst du ein neues Passwort für deinen Zugang eintragen.

Bildschirmfoto: Das persönliche Profil bei bestätigten Nutzer:innen

Wenn du die Benutzersprache ändern möchtest, kannst du derzeit zwischen Deutsch (du), Deutsch (Sie) und Englisch wählen. Bitte beachte, dass votesUP damit natürlich nicht die eingestellten Inhalte der Veranstaltung, wie z.B. Abstimmungsfragen oder Programmpunkte, übersetzt, sondern lediglich die Benutzeroberfläche.

Der persönliche Anzeigename kann angepasst werden, sofern die Auto-Erkennung durch votesUP nicht ausreichend war. Auch Tippfehler bei der E-Mail-Adresse können korrigiert und eine (ggf. erneute) Bestätigungsmail angefordert werden. Falls eine E-Mail-Adresse bereits bestätigt wurde, kann sie für diesen Zugang nicht mehr verändert werden. Das Orga-Team kann zentral festlegen, ob die Anzeigenamen der Teilnehmenden irgendwann einmal fix und unveränderlich sind.

Um deinen Zugang mit E-Mail-Adresse noch besser abzusichern, kannst du hier eine Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren. Dann schickt dir votesUP bei jedem Login-Versuch eine E-Mail mit einem neuen 6-stelligen Zugangscode (TAN), der zum Einloggen eingetragen werden muss. Diese Zugangscodes verfallen automatisch nach der Benutzung bzw. nach dreißig Minuten.

 

13. Central settings

Bildschirmfoto: Zentrale Einstellungen einer Veranstaltung

In the event settings the default language of the event can be defined. New participants will see the user interface in that language. A personal preference may overwrite the default setting. Currently votesUP is localised to German (formal and informal) and European English.

 

14. Legal information and privacy policy

Every event may have its own legal information and privacy policy. As soon as a concrete event is opened, these declarations will be visible on the Legal and Privacy Pages of votesUP.

Members of the organiser group can edit the declarations directly at the respective pages. If links are inserted, they are automatically recognised. If you want to emphasize parts of text, you can make these parts appear in italics, underlined or bolder characters.

 

15. Data Processing Contract

votesUP bietet die Möglichkeit, eine Vereinbarung zur „Auftragsverarbeitung“ gemäß Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) [Rechtstext bei EUR-LEX] abzuschließen. Damit kannst du z.B. gegenüber deinen Teilnehmenden nachweisen, auf welcher Basis ihre Daten gespeichert und weiter verarbeitet werden. Die Vereinbarung gilt für eine konkrete Veranstaltung und behält bis zu deren Löschung aus dem votesUP-System ihre Gültigkeit. Um die Vereinbarung zu erstellen, fragt votesUP deine detaillierten Kontaktinformationen und die Auswahl der votesUP-Bereiche ab, die du nutzen möchtest.

Bildschirmfoto: Vorbereiten der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung

 

16. Close an event

Am Ende einer Veranstaltung ist es möglicherweise nützlich, den Teilnehmenden das nachträgliche Ändern ihrer Anzeigenamen zu verbieten. Auch kann die Veranstaltung »abgeschlossen« werden, so dass außer dem Orga-Zugang kein Zugriff mehr möglich ist.

Bildschirmfoto: Abschließen der Veranstaltung

Nach einer Inaktivität von 90 Tagen wird die Veranstaltung automatisch aus votesUP gelöscht. Eine frühere Löschung kann durch die Orga-Zugänge selbst veranlasst werden. Auch eine Teilrücksetzung ist möglich, z.B. nach Testläufen.

Bildschirmfoto: Veranstaltung zurücksetzen oder löschen

 

17. Big events

Events with 1,000 or more participants are no problem with votesUP. Yet you will need some preparation time for the event.

With up to 50 participants it is possible to host an event spontaneously: after you have created your event, you only have to confirm the organiser's email address and then you are good to go! We will try our best to keep such smaller events free of charge also in the future.

Falls bei einer Veranstaltung mehr als 50 Teilnehmende gleichzeitig online sein oder Teilnehmerplätze über das Standardlimit hinaus benötigt werden, muss über das votesUP-System eine Erhöhung angefragt werden. Um auf der sicheren Seite zu sein, solltest du die Erhöhungsanfrage nicht erst auf den letzten Drücker stellen, sondern im Idealfall vier oder mehr Tage vor Veranstaltungsbeginn.

Lege zuerst eine Veranstaltung an und bestätige die Veranstalter-Adresse. Danach findest du in deiner Veranstaltung eine Option auf Limiterhöhungen: Das kleine Formular ist erreichbar über die Teilnehmenden-Verwaltung und auch über die Event-Einstellungen.

votesUP fragt dabei die benötigte Teilnehmenden-Kapazität sowie den Zeitraum der Veranstaltung ab. Die genaueren Veranstaltungsdaten werden benötigt, um die zu erwartende Serverlast einplanen zu können.

Bei Veranstaltungen im Rahmen von Partnervereinbarungen kann das Verwaltungslimit bereits mehr als 50 Plätze beinhalten. Trotzdem ist für Live-Veranstaltungen mit mehr als 50 Teilnehmenden die Terminankündigung notwendig, damit die notwendigen Ressourcen sicher zur Verfügung stehen. Unter Anderem kann dadurch geprüft werden, wie viele Parallelveranstaltungen angekündigt sind. Das erhöhte Standardlimit von Partnervereinbarungen hat jedoch auch ohne Terminankündigung bereits Vorteile: Größere Veranstaltungen können flexibler vorbereitet werden und „digitale Briefwahlen“ mit zeitversetzter Teilnahme sind ohne weitere Absprachen durchführbar.

Kosten: Every event is different. Manchmal benötigt es ein paar Probeabstimmungen, manchmal sind die Teilnehmenden schon sehr erfahren. Manchmal sollen nur ganz kurz wenige Abstimmungen/Wahlen durchgeführt werden, manchmal benötigt man votesUP auf einer Konferenz durchgehend und über mehrere Tage hinweg. Als Betreiber von votesUP ist es uns ein Anliegen, dass Veranstalter:innen nicht aufgrund von Kostenabwägungen darauf verzichten noch die eine oder andere Abstimmungsrunde abzuhalten. Der demokratische Prozess eurer Veranstaltung sollte im Fokus stehen, nicht die Geldfrage! Aufgrund der großen Bandbreite an Nutzungsbedarfen haben wir keine Fixpreise. Stattdessen bitten wir dich im Rahmen unserer Orientierungshilfe und auf Basis eurer Selbsteinschätzung ein Angebot abzugeben. Der Orientierungsrahmen schlägt für Live-Settings 50ct – 2 € pro Teilnehmerplatz/Tag vor. Bei der Nutzung von votesUP zur „digitalen Briefwahl“ gilt der Rahmen natürlich nicht pro Tag, sondern für die ganze Laufzeit.

Darüber hinaus steht ein Eingabefeld für die Rechnungsadresse und weitere Anmerkungen zur Verfügung. Vermische aber am besten keine anderen Fragen mit dem Erhöhungswunsch; schicke uns dafür lieber eine separate E-Mail. Nach Eingang der Limitanfrage kontaktieren wir dich so schnell wie möglich, um die Freischaltung durchzuführen. Wenn keine Fragen bestehen, kann die Freischaltung manchmal auch noch am selben Tag erfolgen. Die Rechnungsstellung erfolgt in der Regel im Anschluss an die Veranstaltung, sofern nichts Anderes vereinbart wurde.

Alle Teilnehmenden können ab dem Freischaltungs-Zeitpunkt bereits voll verwaltet werden – du musst nicht bis zum angekündigten Veranstaltungsbeginn warten. Testläufe mit bis zu 50 Teilnehmenden sind jederzeit möglich. Hilfreich zu wissen ist in diesem Zusammenhang, dass du als Veranstalter:in die Abstimmungen auch wieder zurücksetzen kannst.

Bitte beachte: Die Team-Mitglieder von votesUP haben alle einen anderen Hauptberuf. Daher kann die Beantwortung einer Anfrage auch mal einen Tag länger dauern.

 

18. What can go wrong? (or: frequently asked questions)

📺 When I click on a specific event link, I still happen to end up in a totally different event!
You were still logged in to the other event. votesUP only allows to attend one event at a time within one browser session, in order to avoid confusion among participants. As soon as you have clicked "Logout" in the upper right corner or after you have emptied your browser cache, you can access another event on votesUP. Oft reicht auch ein einziger Klick in der alten Veranstaltung, denn sobald man neue Inhalte aufrufen würde, wird der Zugriff nach einer Weile verwehrt.

📺 While in a video conference, some other person has shared their screen – how do I switch to votesUP?
Manche Videokonferenz-Systeme belegen automatisch den vollen Platz auf dem Bildschirm. Hier müssen die Teilnehmenden die Funktion zum Verlassen des Vollbild-Modus finden. Außerdem lohnt es sich, das votesUP-Fenster von vornherein auf eine Seite des Bildschirms zu legen und ggf. das Browserfenster sogar etwas schmaler zu schieben.

🔒 My code for the Two-Factor-Authentication has expired!
Hier gibt es zwei Möglichkeiten: Klicke noch einmal auf »Logout« und melde dich erneut an. Dann erhältst du einen neuen Authentifizierungscode per E-Mail zugeschickt. Alternativ kannst du das Orga-Team deiner Veranstaltung bitten, bei deinem Zugang die Zwei-Faktor-Authentifizierung vorübergehend oder dauerhaft abzuschalten.

🔒 Ich kann mich trotz richtiger Zugangsdaten nicht einloggen, sondern lande immer wieder auf der Startseite!
Sofern du keine andere Fehlermeldung angezeigt bekommst, liegt die Ursache wahrscheinlich an der automatischen Erkennung missbräuchlicher Nutzung: Dies kann von dir selbst verursacht sein oder von Anderen, wenn du z.B. über ein gemeinsames WLAN oder das TOR-Netzwerk online gehst. Auch könnte dein Rechner von Schadprogrammen befallen sein und ohne dein Wissen missbräuchliche Aktionen im Internet verursachen. Allerdings wertet votesUP auch sehr alte Browser-Kennungen als missbräuchliche Nutzung: Wenn ein Browser seit fünf Jahren nicht mehr aktualisiert wurde, dann ist er nicht mehr fit fürs heutige Internet. Wenn du glaubst, dass du ungerechtfertigt ausgeschlossen wurdest, wende dich bitte direkt an den Support.

📧 Ich habe eine Veranstaltung angelegt, aber einen Tippfehler in der Mail-Adresse gemacht!
Wenn die erste Verifizierungsmail nicht bei dir ankam, kannst du die Veranstaltung dennoch vor der automatischen Löschung nach drei Tagen bewahren: Logge dich als Orga ein, gehe in der Menüleiste rechts oben auf »Profil« und korrigiere deine E-Mail-Adresse. Erst dann klicke dort im Profil »Bestätigungslink anfordern«.
Alternativ bliebe dir auch die Möglichkeit, die gerade angelegte Veranstaltung wieder zu löschen und eine neue gleich wieder mit derselben Event-ID anzulegen.

📧 The verification link in a confirmation mail has expired!
Kein Problem: Du hast zwei Möglichkeiten, um deinen Account dennoch zu bestätigen. 1) Du kannst dir über dein »Profil« innerhalb der Veranstaltung einen neuen Bestätigungslink zumailen lassen. 2) Über die »Passwort vergessen?«-Funktion verschickt votesUP ebenfalls eine Mail, über die dein Zugriff aufs Mailkonto und damit deine „Echtheit“ bestätigt werden kann.

⚙️ In meine Veranstaltung können sich nur 50 Teilnehmende gleichzeitig anmelden, obwohl wir doch über ein höheres Limit verfügen?
Veranstaltungen mit mehr als 50 Teilnehmenden müssen über die Event-Einstellungen mit einem konkreten Termin-Zeitraum eingetragen werden. Außerhalb dieses Zeitraums können die Nutzer:innen zwar verwaltet werden, aber nicht mehr als 50 Personen dürfen zeitgleich online sein.
Wenn deine Veranstaltung an mehreren, nicht zusammenhängenden Terminen mehr als 50 Teilnehmende gleichzeitig haben soll, musst du die separaten Termine jeweils über die Limiterhöhung eintragen.

⚙️ I would like to host an event and nonetheless take part in votings. Is that possible?
Ein Orga-Zugang kann selbst nicht mit abstimmen. Wir haben dies so festgelegt, damit die Teilnehmenden sicher sein können, dass die Orga nicht tricksen kann. Ihr benötigt also zum Abstimmen eine separate Registrierung. Wenn ihr euch, neben eurem Orga-Account, zusätzlich als Teilnehmende:r anmelden wollt, müsst ihr einen anderen Browser oder ein „privates Fenster“ öffnen und euch da mit einer anderen E-Mail-Adresse einloggen.

⚙️ Ich habe zum Testen einer Person Stimmrechte gegeben, die jetzt aber ins Orga-Team wechseln soll!
Sobald jemand an einer Abstimmung teilgenommen hat, darf dieser Zugang nicht mehr Orga-Mitglied werden. Durch diese Schranke in votesUP können sich die anderen Teilnehmenden darauf verlassen, dass hier nichts hinter ihrem Rücken gedreht wird. Wenn du aber die Veranstaltung zurücksetzt und alle bisherigen Abstimmungen löscht, dann ist ein Rollen-Wechsel von Stimmberechtigt → Gast → Orga wieder möglich.

🗳 I have assigned voting rights to a person, but votesUP still does not allow them to cast their vote!
Wenn du während einer laufenden Abstimmung Stimmberechtigungen vergibst, gelten diese erst für die nächste Abstimmung, die geöffnet wird. Wenn sich der Kreis der Berechtigten während der Abstimmung ändern könnte, wäre eine rechtssichere Durchführung nicht gewährleistet.

🗳 Why does it take several seconds until a new voting appears on the device of a participant?
votesUP ist darauf getrimmt, möglichst wenig Bandbreite zu verbrauchen und damit auch in großen WLANs mit vielen Teilnehmenden gut zu funktionieren. Unser Konzept geht davon aus, dass eure Moderation ankündigt „Wir schreiten jetzt zur Abstimmung, klickt dazu auf die Wahlbox.“. Ihr müsst also nicht geduldig darauf warten, bis der Stimmzettels oder das Ergebnis angezeigt wird – die etwas verzögerte, automatische Anzeige-Aktualisierung ist für weniger aktive Teilnehmende gedacht, damit diese dennoch am Geschehen teilhaben können.

🗳 Ich habe in einer geheimen Wahl z.B. 25 abgegebene Stimmzettel, aber das Stimmergebnis scheint nicht zu passen. Es sind weniger Stimmen!
Das kann bei Listenwahlen auftreten, wenn du bei der Stimmzettel-Definition bestimmt hast, dass auch leere Stimmzettel abgegeben werden können.

🗳 Ich habe in einer geheimen Wahl z.B. 25 abgegebene Stimmzettel, aber das Stimmergebnis scheint nicht zu passen. Es sind mehr Stimmen!
Wenn du bei der Stimmzettel-Definition bestimmt hast, dass mehrere Kandidaturen ausgewählt werden werden können, fallen die Gesamtstimmen natürlich höher aus als die Zahl der abstimmenden Personen.

👩‍💻 Warum fliegen Teilnehmende manchmal raus und müssen sich neu einloggen?
Grundsätzlich hält votesUP die Verbindung mit eingeloggten Nutzer:innen. Es gibt allerdings zwei Ursachen, warum es dennoch zu einem automatischen Ausloggen kommen kann: 1) Zwischen votesUP und den Endgeräten wird alle paar Sekunden ein „mich gibt es noch“-Ping ausgetauscht. Erst wenn votesUP eine Stunde lang von einem Endgerät nichts mehr gehört hat, dann wird die betroffene Session entfernt. Gerade mobile Endgeräte versuchen sehr aktiv Strom zu sparen und legen daher nicht-genutzte Programme schnell schlafen. Auf dem Desktop kann dies mit Hintergrund-Tabs im Browser ebenfalls geschehen.. Daher kann es also sein, dass das Endgerät die Verbindung schlicht unterbricht und votesUP davon ausgeht, dass es offline ist. 2) votesUP hat in den letzten Monaten eine sehr intensive Aufbauphase erlebt. Manchmal mussten wir aus dringenden Gründen tagsüber einzelne Updates einspielen. Diese konnten dazu führen, dass Nutzer:innen hierbei rausgeflogen sind, abhängig davon was sie gerade gemacht haben. Dieses Problem reduziert sich jedoch zunehmend, da dringende Updates seltener werden.

👨‍👩‍👧‍👧 I would like to conduct votings with children or teenager under the GDPR age limit
The GDPR identifies an age limit of 13-16 years, set individually by the EU member states, under which a more sensitive approach to data processing is required. Die DS-GVO ist hier sehr klar: Um personenbezogene Daten von Kindern und Jugendlichen zu verarbeiten, wird das Einverständnis von Erziehungsberechtigten benötigt. Unter Umständen können Zugänge über Token hier abhelfen, allerdings ist das sehr von weiteren Punkten abhängig, z.B. um welche Themen es in den Abstimmungen geht.

⚙️ Special characters look weird in a CSV export!
Leider sind manche kommerzielle Office-Produkte standardmäßig auf die Zeichenkodierung „Westlich (Windows-1252)“ eingestellt. Damit wären keine Namen von Teilnehmenden mit Sonderzeichen aus Mittel- und Osteuropa, der Türkei oder anderen Ländern möglich. Daher verwendet votesUP zur Kodierung zeitgemäß „Unicode/UTF-8“. Moderne Office-Programme wie LibreOffice sind standardmäßig auf eine mehrsprachige Verwendung eingerichtet und du kannst die Datei problemlos durch Doppelklicken öffnen. Bei anderen Produkten (z.B. MS Excel) musst du über den Umweg des „Daten-Import aus Text“ gehen, um UTF-8 auszuwählen.