Datenschutzerklärung votesup.eu

Ein System für Online-Abstimmungen erfordert hohe Ansprüche an den Umgang mit personenbezogenen und vertraulichen Daten. Mit technischen und organisatorischen Maßnahmen stellen wir sicher, dass hohe Standards eingehalten werden. Das gilt auch für die Auswahl externer Dienstleistender und Auftragsverarbeiter:innen.

Datenschutz und Datensicherheit sind Daueraufgaben. Wir prüfen daher regelmäßig, ob Funktionen von votesUP verbessert werden können. Grundsätzlich folgt votesUP dem Prinzip der Datensparsamkeit. Denn: Daten, die nicht erhoben werden, können auch nicht verloren gehen.

Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten nur in dem in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Umfang.

Über unseren Kontakt datenschutz@votesup.eu oder die im Impressum genannte Postanschrift kann jederzeit Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Sperrung der gespeicherten, personenbezogenen Daten verlangt werden.

Diese Daten erfassen wir

• IP-Adresse: Diese benötigt der Server, um die Daten auszuliefern. Die IP-Adresse wird von unserem Provider umgehend pseudonymisiert und ist für uns zu keinem Moment einem Anschluss zuzuordnen.
• Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite/Name der abgerufenen Datei, übertragene Datenmenge und Meldung, ob der Zugriff/Abruf erfolgreich war: Wir sehen dadurch, wenn Abrufe ins Leere laufen.
• Selbstauskunft des Browsers (Typ, Version, Betriebssystem)

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse der Systemsicherheit).

Das Online-Abstimmungssystem verarbeitet folgende personenbezogene Daten:

• Nutzerkennung: Öffentlich angegebener Name, E-Mail-Adresse sowie einen Prüfwert des Passworts (nicht das Passwort selbst)
• Abstimmungen: Die Stimmzettel bei offenen Abstimmungen sind technisch auf eine konkrete Nutzerkennung zurückzuführen, nicht aber bei geheimen Abstimmungen: Hier werden die Stimmzettel unabhängig gespeichert.
• Nachrichten: Zwischen den Teilnehmenden versandte Chat-Nachrichten und Statusmitteilungen
• Wortmeldungen zur Redeliste und Anträge zur Geschäftsordnung
• Datum und Uhrzeit der letzten Nutzeraktivität
• Beim Erstellen einer Veranstaltung wird die IP-Adresse aus Sicherheitsgründen für 48 Stunden gespeichert.
• E-Mail-Liste: Die vom System an Nutzer:innen versandte E-Mails können 14 Tage lang nachvollzogen werden.

Veranstalter:innen können die Abstimmvorgänge und alle Daten einer Veranstaltung endgültig löschen. Sie müssen dabei aber ggf. notwendige Nachweispflichten für Abstimmungen selbst im Blick behalten. Eine automatisierte Löschung greift nach 90 Tagen Inaktivität einer Veranstaltung (bei bestätigter E-Mail-Adresse der Organisation) oder bereits drei Tage nach dem Anlegen, sofern die Orga-Adresse nicht verifiziert wurde. Bestätigte Veranstalter:innen werden nach 87 Tagen Inaktivität automatisiert per E-Mail vor einer anstehenden Löschung gewarnt, so dass diese ggf. Maßnahmen zur Datensicherung ergreifen oder durch Reaktivierung der votesUP-Veranstaltung eine Verlängerung der Datenvorhaltung erreichen können.

Rechtsgrundlagen für unsere Verarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 lit. a und b DSGVO (Einwilligung der Betroffenen, vertragliche Verpflichtung).

Auftragsverarbeitung

Wir betreiben den zugrundeliegenden Server nicht selbst, sondern haben die technische Wartung in professionelle Hände gegeben. Unser Server wird betrieben von:

Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland
Tel.: +49 (0)9831 505-0, Fax: +49 (0)9831 505-3, E-Mail: info@hetzner.com

Der Provider ist zertifiziert nach ISO 27001 (Einrichtung, Umsetzung, Aufrechterhaltung und fortlaufende Verbesserung eines dokumentierten Informationssicherheits-Managementsystems). Die technisch-organisatorischen Maßnahmen des Providers nach Art. 28 DSGVO können hier eingesehen werden: www.hetzner.com/AV/TOM.pdf.

Der Serverstandort ist in Nürnberg/Deutschland.

Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte

votesUP bindet keine externen Dienste mit ein. Die Daten werden also nur auf unserem eigenen Server gespeichert und verarbeitet. Es gibt eine Ausnahme: Dein E-Mail-Provider verarbeitet natürlich die zugesandten E-Mails auch auf seinem Mail-Server, bevor du sie abrufst.

Daten, die beim Zugriff auf votesUP protokolliert werden, werden nur an Dritte übermittelt, soweit wir gesetzlich oder durch Gerichtsentscheidung dazu verpflichtet sind (zur Rechts- oder Strafverfolgung). Eine Weitergabe zu anderen Zwecken erfolgt nicht.

Einsatz von Cookies

Systeme mit Login-Funktionalität erfordern den Einsatz von Cookies. Sonst müssten die Nutzer:innen bei jedem Schritt erneut ihre Zugangsdaten eingeben. votesUP setzt nur Cookies ein, die für die Legitimierung der Nutzer:innen-Session unbedingt notwendig sind. Daher weisen wir nicht gesondert auf die Verwendung von Cookies hin.

Cookies im Zusammenhang mit dieser Website werden ausschließlich durch den primären Server erstellt und verarbeitet.

Die meisten Browser sind so eingestellt, dass sie Cookies automatisch akzeptieren. Das Speichern von Cookies kann jedoch deaktiviert oder der Browser so eingestellt werden, dass Cookies nur für die Dauer der jeweiligen Verbindung zum Internet gespeichert werden.

Minderjährigenschutz

Personen unter 16 Jahren sollten ohne Zustimmung der Eltern oder Erziehungsberechtigten keine personenbezogenen Daten an uns übermitteln. Wir fordern keine personenbezogenen Daten von Kindern und Jugendlichen an. Wissentlich sammeln wir solche Daten nicht und geben sie auch nicht an Dritte weiter.

Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung sowie Beschwerde

Die DSGVO sieht für Betroffene verschiedene Rechte vor, z.B. die Einsichtnahme in gespeicherte Daten, die Korrektur falsch verarbeiteter Daten und die Löschung der Daten, sofern bei Letzterem nicht andere gesetzliche Regelungen entgegenstehen.

Alle Nutzer:innen haben das Recht, erteilte Einwilligungen nach Art. 7 Abs. 3 DS-GVO jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter dem in dieser Datenschutzerklärung angegebenen Kontakt zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung nicht berührt.

Um diese Rechte wahrzunehmen, genügt wie oben beschrieben eine Kontaktaufnahme mit uns.

Hinweis für Teilnehmende an einer Veranstaltung: votesUP ist in der Regel selbst nur Auftragsverarbeiter:in für die eigentliche Veranstalter:in. Entsprechend werden wir Lösch- und Berichtigungsanfragen an die Verantwortlichen weiterleiten. Falls diese nicht zeitnah reagieren, werden wir entsprechende Schritte im Sinne und nach Rücksprache mit der/dem Betroffenen einleiten.

Weiterhin besteht jederzeit ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde:
Berliner Beauftragte für Datenschutz (BlnBDI), Alt–Moabit 59–61, 10555 Berlin, Deutschland
Telefon: +49 30 13889-0, E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de, Web: www.datenschutz-berlin.de

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung z. B. aufgrund von technischer Weiterentwicklung oder Veränderungen des rechtlichen Rahmens neuen Gegebenheiten anzupassen. Eine Abkehr vom sensiblen Umgang mit vertraulichen Daten ist jedoch ausgeschlossen.

Stand: 12. März 2024