💡 Tipps für erfolgreiche Online-Abstimmungen

Viele von euch haben sich mit rechtlichen und ablauftechnische Fragen rund um Online-Mitgliederversammlungen und die Gültigkeit von Wahlen an uns gewandt. Leider können wir keine Rechtsberatung leisten. Im Folgenden haben wir allerdings ein paar Themen zusammengestellt, die euch bei der Orientierung helfen können.

Letzte Aktualisierung: 5. März 2023

1. Dürfen wir Mitgliederversammlungen online abhalten? Dürfen wir digital abstimmen?

Hier hat sich der gesetzliche Rahmen in Deutschland in letzter Zeit mehrfach verändert. Der Deutsche Bundestag hat am 9. Februar 2023 beschlossen, dass Vereine künftig grundsätzlich hybride Mitgliederversammlungen einberufen dürfen, auch wenn die jeweilige Vereinssatzung das nicht explizit regelt. Die Teilnahme und Ausübung von Mitgliedsrechten (Abstimmen) soll dann sowohl in Präsenz als auch online möglich sein. Rein virtuelle Versammlungen hingegen können erst durch Beschluss der Mitglieder einberufen oder in der Vereinssatzung geregelt werden.

Weitergehende Informationen finden sich auf der Website des Deutschen Bundestags unter
bundestag.de/dokumente/textarchiv/2023/kw06-de-digitale-mitgliederversammlung-931492.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat am 15. Juni 2020 eine Handreichung zum Thema »Virtuelle Versammlungen und Abstimmungen« [PDF-Abruf] veröffentlicht und zuletzt am 19. Juli 2021 aktualisiert. Das BSI empfiehlt dort u.a., dass man bisherige Abläufe aus dem Analogen kritisch hinterfragen soll. Als Beispiel (S. 6) wird hier die händische Unterschrift genannt, die nur selten wirklich benötigt wird.

2. Wie sieht es mit Personal- und Betriebsratswahlen aus?

Wahlen zu Mitarbeitendenvertretungen wie Betriebs- und Personalräten können weiterhin nicht online stattfinden. Aber selbstverständlich könnt ihr innerhalb eurer Vertretungsarbeit dann Abstimmungen digital durchführen, wenn ihr euch darauf verständigt. Das Betriebsverfassungsgesetz wurde im Juni 2021 um Möglichkeiten für Betriebsratssitzungen mittels Video- und Telefonkonferenzen ergänzt. Ihr findet die Bestimmungen dazu in § 30 Abs. 2.

3. Was ist zu klären, damit niemand die Abstimmungen anzweifelt?

Abstimmungen sollen so klar wie möglich durchgeführt werden. Allen Stimmberechtigten muss deutlich sein, worüber abgestimmt wird. Betitelt also die Abstimmungsfrage in votesUP möglichst eindeutig. Damit niemand in der Online-Situation aus Versehen eine falsche Stimmabgabe übermittelt, erfordert votesUP nach dem Anklicken der gewünschten Wahloptionen zusätzlich die Bestätigung des Absendens der Stimme. votesUP prüft die Zulässigkeit der Stimmabgabe und lässt nur gültige Stimmen durch. Zur Identifikation zeigt jede Abstimmung in votesUP eine eindeutige ID an.

Als Veranstalter müsst ihr prüfen, dass ausschließlich Stimmberechtigte abstimmen können. In votesUP könnt ihr die Stimmberechtigten bereits im Vorfeld eintragen. Alle Teilnehmenden haben jederzeit die Möglichkeit die Stimmberechtigten als Liste anzeigen zu lassen (aus Datenschutzgründen wird hier aber nur der Anzeigename und nicht die E-Mail-Adresse angezeigt). Weiterhin zeigt votesUP an, welche E-Mail-Adressen durch einen angeklickten Bestätigungslink wirklich bestätigt wurden.

Stimmberechtigte dürfen nicht mehrfach abstimmen können. votesUP verhindert eine Mehrfachstimmabgabe. Zu jeder Abstimmung wird eine eigene Liste der aktuell Stimmberechtigten angelegt. Bei der Stimmabgabe wird der/die Abstimmende in der Wählerliste abgehakt. Erneute Stimmversuche werden verhindert.

Die Beschlussfähigkeit muss gewährleistet sein. Dies kann in votesUP jederzeit geprüft werden, da alle Teilnehmenden die aktuell anwesenden Stimmberechtigten einsehen können.

Der Zugang muss individuell geschützt sein. votesUP regelt dies, je nach Veranstaltungsvariante, über die persönliche E-Mail-Adresse oder über Tokens. Diese Zugänge werden durch ein durch die Teilnehmenden individuell festgelegtes Passwort geschützt. Neu registrierte Teilnehmende müssen durch die Veranstalter:in erst bestätigt werden.

Geheime Abstimmungen müssen geheim durchgeführt werden. Abstimmende dürfen nicht unter Druck gesetzt werden können, dass sie ihre Stimmabgabe währenddessen oder nachträglich offenlegen. Dies gewährleistet votesUP, indem geheime Abstimmungsvorgänge intern auch anders verarbeitet werden als die offenen Abstimmungsvorgänge. Die Herangehensweise bei geheimen Abstimmungen in votesUP ist folgendermaßen: Bei Abstimmungsbeginn wird eine Liste der Stimmberechtigten angelegt. Eine damit nicht verbundene Wahlurne (IT-bedingt als Datenbanktabelle) nimmt die Stimmabgaben auf. Im Moment der Stimmübermittlung prüft votesUP in der Liste der Stimmberechtigten, ob sie bereits eine Stimme abgegeben haben und wieviele Stimmen/Wahloptionen sie übermitteln dürfen. Nur wenn die Berechtigung geklärt ist und die übermittelten Optionen zulässig sind, werden sie gespeichert. Die Zulässigkeitsprüfung der Optionen erfolgt hierbei über eine Art „Schablone“ und nicht durch das Identifizieren des Stimminhalts. Durch Prüfzählungen bei der Ablage wird sichergestellt, dass auch im Nachhinein die Anzahl der digital abgelegten Stimmzettel nicht durch Datenbankmanipulationen verändert werden kann.

4. Wie geht es bei Notar und Registergericht weiter?

Ein:e Notar:in beurkundet die Unterschrift unter Schreiben, die ans Registergericht gehen. Es wird also vor allem bestätigt, dass die Personen, die von Vereinsseite unterschreiben, auch mit der Unterschrift identisch sind.

Das Registergericht übernimmt die Aufgabe, vor der Eintragung gegebenenfalls Zweifel auszusprechen. Das hängt dann von verschiedenen Faktoren ab:

• Wie ist das Protokoll geschrieben?
• Gab es ausreichende Sicherheitsvorkehrungen, und zwar in folgender Hinsicht:
  - Sind jene Personen, die als stimmberechtigt anwesend waren, auch wirklich stimmberechtigt?
  - Wie wurde gewährleistet, dass nur Stimmberechtigte abstimmen können?
  - Wurde korrekt ausgezählt? (Achtet auch darauf, wie Enthaltungen bei euch gewertet werden.)
  - Wurde geheim abgestimmt, wenn die Satzung das vorgibt. Wie wurde die Geheimhaltung gewährleistet?
  

Viel Erfolg bei euren Online-Versammlungen!